自動寄出 Excel P/O, Shipment Notice
訂貨單轉成 Excel 檔時, 現在可以選擇是否同時把訂貨單用電子郵寄方式將
Excel P/O 傳給供應廠商. 這個功能可以節省很多時間和力氣: 使用者不必再搜尋檔案, 找出電子郵件地址, 逐一傳送訂貨單資料.
操作時只要在 Send mail 打勾即可 (如圖).
供應廠商收到你的電子訂單, 情形如圖.
假如對方的 mail server 願意的話, 你也會收到收據.(Mail server 的收據不等於對方已收到, 但八成可以這麼推定.)
為了安全, 在轉 Excel 時, 第一次不要選擇 Send mail. 確定資料無誤且各文件均有
e-mail address 後, 再回頭選擇 Send
mail, 重轉一遍. 沒有電子郵件地址的文件不會被傳送. 電腦和 ET6.1 速度很快, 多跑一趟無妨.
還有一件舊事, 重提一下. 在 f:\torus\et61 資料夾之下應該開啟一個
office 資料夾 (f:\torus\et61\office).
在系統編碼 MSO-PATH 的 Long Name 欄鍵入 f:\torus\et61\office. 有了這些設定, Excel 檔案才會有正確檔案名稱, 如 Q00001.XLS, 而不是 BOOK1.XLS.
上述新功能是藉用 Excel 和 Windows MAPI 完成. 假如你使用 Outlook Express, 大概不必做任何設定. 假如你使用 Netscape Navigator 或
Messenger, 也許須要設定 MS
Exchange. (你第一次使用此功能時, 若 MS Exchange 未設定, 設定精靈會自行跳出.) 只要你的 Excel 目前能夠直接傳送電子郵件
(按 File menu, 選 Send To, 再選 Mail Recipient...), 就不需要設定. 如有必要, 這部份的設定應請為你安裝
Excel 的人支援.
下載檔案為 et512zip.exe.
出貨通知也已有此功能. 下載檔案為 et615zip.exe.
我們隨後會將此功能加到 Quotation, S/C, Invoice, Packing List, 以及其他有 Excel 格式的文件, 讓你的 OA 升級.
附註: 九箭公司吳先生的建議提醒了我可以在
Excel 做上述安排. 搞技術的人常會忽略簡易可得的方法, 只想用更複雜的技術解決問題. 我原來的想法是在
ET7.0 重寫
Winsock 電子郵寄程式, 郤忽略了其實可以站在
Excel 邊來看事情. 使用者的回饋常有振聾發聵之效. 希望各位多出點聲音. |
