Invoice Data Input & Net Profit Reports

ET631 Invoice Data Input & Net Profit Report
訂單資料沖銷及淨利表

Contents

00. Overview
01. Toolbar
10. Invoice Data Input
11. Undo Invoice Data Input
12. Invoice Expenses
20. Invoice Net Profit Report
21. Invoice Net Profit Listing
22. Invoice Expense List
30. Invoice Net Profit Listing on Excel
31. Item Profitability Report on Excel
98. Upgrades
99. System Codes

00. Overview

出貨文件資料確實無誤後, 應用發票資料沖銷訂單. 出貨資料在出貨之前常不能確定, 所以最好不要一做好 Invoice 即執行本程式.

本程式主要作業是將出貨資料和訂單資料對照, 沖銷掉出貨之數量, 留存出貨交易記錄, 產生應收帳款. 資料沖銷完成後, Outstanding Order 和 Shipping Schedule 之數字會反映最新情況.

同時一次出貨的 Net Profit Report 雛型產生; 你再輸入出口相關費用後, 便可得到完整詳細的淨利分析表.

本程式貯存每一筆出貨淨利資料, 你可以查詢或列印出貨淨利清單.

另外, 淨利清單可轉入 Microsoft Excel 的樞紐分析表 (pivot table). 樞紐分析表的動態特性提供你近乎無限的多角度查詢, 也把你的資訊處理提升至分析決策境界.

01. Toolbar

	發票資料自動沖銷作業.
	沖銷作業回復作業 .
	其它費用登錄 (如運費, 銀行手續費, 報關費等).
	列印或顯示單張發票淨利分析表. 列印或顯示出貨淨利彙總表. 列印或顯示出貨淨利彙總表 (包含成本費用). 列印或顯示出貨費用明細.
	產生 Excel 淨利樞紐分析表.

10. Invoice Data Input

執行發票資料沖銷之前, 請至 Setting/Exchange Rate 設定匯率.

若要更改匯率, 用滑鼠在欲更改之幣別連續點二下, 進入下一畫面. 在 Exchange Rate 欄位輸入匯率後, 按 OK 退出此視窗.

確定沖銷之匯率後, 按工具列進入沖銷畫面. 輸入 Invoice No. 後, 按 Next 查詢發票狀況, 其中 Status 為 Done 表示已完成沖銷作業. Status 為 Pending 表示該張 Invoice 未完成沖銷作業. 用滑鼠選擇要沖銷之 Invoice, 在 VAT Rate 輸入稅率 (若無請填 0). Due date為客戶的付款日期, 會依客戶檔設定的付款條件自動算出; 亦可自行更改, 按 OK 即完成沖銷.

11. Undo Invoice Expenses

12. Invoice Expenses

須先做過上節之 Invoice Data Input, 才查詢得到資料以輸入各項出口費用. 所有費用均應使用同一幣別. 費用項目十一項, 前七項適用於所有出貨, 後四項自行輸入, 每次出貨可不同自行輸入. 系統編碼 INV-EXPENSES 可設定所有十一個項目.

進入畫面, 先按 Browse 找出 Invoice. 輸入各項費用後, 按 Update 存檔.

Invoice No.	發票號碼. 以 "Get Invoice..." 找出.
Amount	發票之總金額.
Freight	運費.
Insurance	保險費.
Commission	佣金.
Bank Charge	銀行費用.
Customs Brokerage	報關費.
Taxes	稅捐.
Other	其他雜費.
VAT Rate	國內貿易之營業稅率, 若非國內貿易請勿填寫.
Exchange Rate	匯率. 影響下一節 Net Profit Report 之換算.

20. Invoice Net Profit Report

此張報表必須先執行過, 下節之淨利列表內容才會正確. 點選 Multiple Search 可依 Invoice No., Invoice Date, Customer No. 一次找出多張 invoices. Invoice No. 欄位可逐一輸入 invoice number.

Invoice No.	發票號碼.
Report Currency	選擇以何幣別顯示淨利報告.
Show short description	選擇是否在淨利報告註明短品名.
Deduct commission	顯示佣金, 並扣除之.

21. Invoice Profit Listing

可依發票號碼, 發票日期或客戶代號, 查詢淨利彙總表.
若選擇 Net Profit Listing (Landscape) 報表, 可多顯示成本及費用.

Data range	設定查詢範圍.
Retrieve data using	擷取資料方式: invoice no., invoice date, customer no. + invoice date, due date.
Data ordered by	報表資料排列方式: invoice no., invoice date, customer no. + invoice date.
Use associate nos. to get customer nos.	將設定範圍內的客戶號碼視為 associate nos., 並展開其群組下所有客戶號碼.
Use after-commission amounts for margins	計算利潤率時, 利潤需減去佣金.
Show paid invoices only	只顯示已付款之發票.
Specify Company No.	同一家公司, 不同名稱, 可指定查詢一家公司之淨利報表.
Print note	輸入報表欲註明之事項, 列印時隨報表印出.

30. Invoice Net Profit Listing on Excel

Microsoft Excel 樞紐分析表 (pivot table) 是個極為多變但操作容易的高階分析表. ET6.1 可以把出貨金額及淨利資料輸入樞紐分析表中, 讓你直接就能享用這個好工具. 按再選擇 Invoice Net Profit List. (樞紐分析表的例子.)

Data range
Retrieve data using
Data ordered by
Currency to use	樞紐分析表中有出貨淨利及出貨金額兩類報表. 畫面中 Currency to Use 指的是淨利表之幣別. 出貨金額分析表的幣別由系統編碼 CURR-USE 決定; 標準幣別為 US$.
Keep data dump	是否保留尚未轉換成 pivot table 的原始 Excel 資料.
Suppress profits	若需要將淨利數值歸零, 勾選. 要求特定使用者必須 suppress profits, 可以使用權限 ET61-ET631-NAY-Open 設定.

31. Item Profitability Report on Excel

Shipment date range	一段出貨期間. 報表內容為此期間的出貨項目.
Report	1. For customers 2. For suppliers 3. For sales 4. For buyers
Filters
Currency to use
Keep data dump

98. Upgrades

Date	Version	Downloads	Actions & Explanations
2011-4-14	SP3 Secured	et631zip.exe.	Invoice Profit Listing, Invoice Profit Listing II 增加 use associate nos. to get customer nos. 選項.
2009-1-7	SP3 Secured	et631zip.exe, etconvzp.exe.	安裝 etconv.exe, 執行 27. Sctrans, 修正第 12 欄位的 INV_SEQNO. Item Profitability Report on Excel 需要此一修正.

99. System Codes

Code	Fields	Values	Explanations
INV-GENRE	3	A string	69. Use INVSUP for suppliers (N/Y)

Last modified: April 2011