ET831 Sample Order
樣品訂貨單

Contents

00. Overview
01. Menu
02. Toolbar
10. Start Window
12. Edit Items
20. 用 New  下單
22. 自動下單作業
30. Deliveries
98. Upgrades
99. System Codes

00. Overview

採買樣品是小金額且零星的交易, 所以特別將之與訂貨單區分. 製作樣品訂單不需銷貨確書. 使用方法和訂貨單相近; 訂貨單操作說明較為詳細, 值得參考.

下新單, 用 New. 查詢及更改舊單, 用 Open. 訂單沖銷使用 deliveries 按鈕內之功能.

01. Menu

Setting

　

 Use Normal Description 在 Edit Items 中用 Get New 取得產品品名時, 只取用 normal description.
Use Local Description 在 Edit Items 中用 Get New 取得產品品名時, 不管是否已選用 normal description, 再加取用 alternative description.

02. Toolbar

製作新的樣品訂單.
查詢已存在之樣品訂單, 以便更改或刪除.
清除所有欄位資料.

10. Start Window

本畫面主要供於查閱既有訂單內容. 基本上, 不要在此直接輸入資料, 按 Insert 新增訂單. 要下新單, 請用 toolbar 最左側的 New 按鈕, 並參考 20. 用 New 下單一節說明.

P/O No. 樣品訂單號碼. 最多八位數, 可按鈕取得流水序號或自行輸入.
Revision 更改序號. 最多五位數.
Supplier No. 供應廠商號碼. 可自行輸入或按鈕查詢.
P/O date 樣品訂單日期.
Delivery date 預計交貨日期.
Terms 交易條款.
Attention 查詢廠商時取得連絡人資料至下拉表中供點選, 或直接輸入.
E-mail 查詢廠商時取得 e-mail 資料至下拉表中供點選, 或直接輸入.
Own company 我方公司.
Transport 運送類別. 供註記, 或日後歸類.
Buyer 採購人員代碼. 若 signer 空白, 簽字使用 buyer 簽字檔 (格式為 signxxxx.gif, xxxx 為 buyer code).
Sales 業務人員代碼. 
Signer 指明 authorized signature 的名稱及簽字檔 (格式為 signxxxx.gif, xxxx 為 signer code).
Document name 若選擇 System Default 之外名稱, 列印時使用此名稱為文件抬頭. 這些名稱定義在系統編碼 SPO-DOCNAMES. System Default 指使用系統編碼 SPO-LABELS-0~2 設定之通用名稱.
Delivery place 交貨地點. 可利用系統編碼 SPO-DELPLACES 先行定義一些選項.
Payment 付款方式.
Remark 注意事項.
Additional charges 額外費用之說明及金額.
Total amount 整張樣品採購單之總金額. 列印後會自動產生, 或可按鈕計算.
Customer No. 客戶號碼. 樣品訂單上若須顯示客戶名稱, 須有此資料.
Insert 新增樣品訂單.
Update 更改樣品訂單.
Delete 刪除樣品訂單.
Close 凍結本畫面.
Deliveries 沖銷樣品訂單.
Copy Items 將另一張樣品訂單的 items 抄入本訂單.
Edit Items 　

12. Edit Items

Item No. 　
Customer Item No. 　
Supplier Item No. 　
Bard code 　
Image file
Description 　
Quantity ordered 　
Quantity delivered 　
Quantity cancelled 　
Price 　
Quotation record 由 quotation 匯入資料時, 來源的 record no.
S/C record 由 S/C 匯入資料時, 來源的 record no.
Delivery date 交貨日期.
Original delivery date 原始交貨日期.
Entry sequence Item 輸入序號.
Record No. Item record no.
Transport 運輸方式. 用系統編碼 TRANSPORT01-20 先建立.
Internal note 內部使用註記. 長度 480 bytes.
Get New 由 product 或 customer item no. 取得資料.
Update 　
Delete 　
Cancel Items
Search
Latest
Supply

20. 用 New 下單

先於 menu 的 Setting 中做好品名選擇, 再按 進入以下畫面, 開始作業.

P/O date 第一畫面之 P/O date. 不能更改.
Delivery date 第一畫面之 delivery date. 不能更改.
Customer No. 第一畫面之 customer no. 不能更改.
Quantity 選擇項目前先決定數量. 人工編輯時仍有機會修改, 但自動下單用此數字.
Item No....Customer Item No.... 　
Add a Product Item 由產品檔選擇下單樣品.
Add a Customer Item 由客戶貨號檔選擇下單樣品.
Add Quotation Items 由報價單選擇下單樣品; 整張報價單之項目一次選出.
Add S/C Items 由銷貨確認書選擇下單樣品; 整張確認書之項目一次選出.
Process an Item 處理選好之項目, 一次一個. 選擇一個 item no., 按 Process an Item 或直接點兩下, 進入以下畫面處理單項訂貨內容.

Item No. 　
Customer Item No. 　
Supplier Item No. 　
Image file 　
Description Menu -> Setting 的品名來源選項會決定品名.
Internal note 內用之註記. 列印時不會出現. 長度 480 bytes.
Quantity 　
Price 自填或雙點底下廠商.
Supplier No. 樣品廠商. 每個項目都可以用相同或不同的廠商. 同一廠商的項目會合併在一起.
Delivery date 樣品交貨日期. 每個樣品交貨日期可以不同.
Bar code 產品條碼.
Transport 運輸方式.
Entry sequence Item 排列順序.
Supplier...Cost... 此 item 所有供應廠商. 雙點廠商可以帶入廠商號碼和單價.
Insert 資料填妥後按 insert 結束此 item 之作業.
Update 　
Delete 　
Latest 查詢此 item 最近之樣品訂貨記錄.
Process Suppliers 全部產品均處理完成, 按 Process Suppliers, 進入以下畫面, 處理各供應廠商之訂貨條件.

Select supplier Process an Item 所指定之廠商彙總後, 所有廠商會列表於此. 一次選擇一個廠商, 再填入各自正確的內容.
P/O No. 一個廠商代表一張樣品單, 所以要一個不同的 P/O No. 可自填或按鈕用流水號.
P/O date 樣品單日期.
Delivery date 樣品交貨日期.
Attention 廠商連絡人.
E-mail 廠商 e-mail.
Terms 訂貨條款.
Buyer 我方 buyer 代碼.
Sales 我方 sales 代碼.
Signer 簽字者代碼.
Own company 我方公司名稱.
Document name 是否先行指定文件名稱. System default 指使用系統編碼 SPO-LABELS-0~2 設定之通用名稱. 參考以下系統編碼 SPO-DOCNAMES 說明.
Customer No. 此樣品單之客戶.
Transport 　
Delivery place 交貨地點. 直接輸入或點選. 參考系統編碼 SPO-DELPLACES 說明.
Payment 付款方式. 直接輸入或點選. 參考系統編碼 SPO-PAY 說明.
Remarks 　
Additional charges 　
Save Data Items 和 suppliers 都處理過後, 方可真正存檔. 若放棄存檔, 等同放棄所有工夫; 但流水號可能已被用掉.
Delete Item 　
Automatic Placement 不要一個 item 一個 item 作業, 而是批次自動下單. 見下節說明.

存檔樣品訂貨單可用 查詢, 以便更改或刪除.

22. 自動下單作業

依上一節之方式, 選擇好產品項目, 按 Automatic Placement, 進入以下畫面.

Description to use Normal, local, both 三者擇一.
Use company-specific serial order numbers 樣品單的單號, 可以是樣品單共用流水號, 也可以是公司別的流水號.

處理完畢, 同上節所述, 按 Save Data 把資料存檔.

30. Deliveries

廠商交貨時, 應沖銷樣品訂貨單.

Supplier No. 交貨廠商號碼. 一次只處理一個廠商的交貨.
Search 找出此廠商所有未交訂單項目.
Date 交貨日期.
Select All 選擇表上所有項目交貨, 交貨數量同未出數量.
Deselect All 取消所有選擇.
S/O No...Date... 選擇要交貨項目, 並更改數量. 如全出, 則雙點. 最好一次選好所有要交貨的項目和數量.
Quantity delivered 交貨數量.
Modify 更改交貨數量.

98. 升級

Date Version Downloads Actions & Explanations
2011-1-8 SP3 Secured et831czp.exe, et832zip.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et831zip.exe. 新增 shipping marks 欄位. 預設使用系統編碼 SPO-SHIPMARKS.
2009-11-25 SP3 Secured et831czp.exe, et832zip.exe, etconvzp.exe, itemnote.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et831zip.exe. 下載安裝 etconvzp.exe 後, 執行 46. Spodet. 其次, 視需要設定系統編碼 SPO-DELPLACES, SPO-DOCNAMES. 此次升級包含: 20-byte item nos.; 文件名稱可先存於文件; 交貨地點及付款方式可以預設點選; copy items; item note.

99. 系統編碼

Code Field Value Explanation
SPO-DELPLACES 8 Our premises
Taipei Warehouse
...		 Pre-defines delivery places for users to choose.
SPO-DOCNAMES 8 Sample Order
樣品單
...		 Document name 欄位的項目. 第一項目 System Default 為系統指定必要選項, 不能更改.
SPO-FONT 3
5		 　 　
SPO-GENRE 3 　 　
SPO-NO 2 SO00000 Serial number for sample order.
SPO-NOx 2 SO00000 Company-specific serial number. x stands for company no. (1 up)
SPO-PAY 3
8		 A text string
Text strings		 Payment terms.
Payment terms to select from the drop-down list of payment field.
SPODET-SEQNO 2 00000000 Serial record number for spodet.dat.
SPOTRANS-SEQNO 2 00000000 Serial record number for spotrans.dat
SPO-SHIPMARKS 8 Text block Pre-defines shipping marks.

Last modified: January 8, 2011