Introduction 簡介

Contents

00. 歡迎使用拓樸出口貿易系統 6.1 版!

貿易工作由收集資料開始; 使用本系統則由建立基本資料開始. 從資料來源看, 你應該先有供應廠商資料, 然後有產品及價格資料. 我們建議你依照這個順序, 先使用基本檔 (Basic Files) 中的 Supplier/Data Entry 建立供應商資料, 再使用 Product/Data Entry 建立產品及成本資料. 你可以利用 Windows 多工的功能, 同時執行這兩個程式, 切換使用.

再來你可以建立客戶檔資料. 基本檔案中還有其他檔案, 可依需要建立資料. 假如產品由多個零件組成, 使用 BOM 來建立材料結構等資料. 一旦有客戶的產品資料, 你可能須要在接單之後建立客戶貨號資料.

有了以上資料, 可以開始報價, 接單和下單等作業. 在這個過程中, 可能有需要輸入信用狀資料. 如果要寄樣品, 會用到樣品單, 也可能須要下樣品訂單.

和客戶來往, 使用通信來撰寫傳真或信文, 直接傳真或列印, 或以 e-mail 送出.

貨物要出口了, 使用出貨管理來建立出貨資料. 出完貨後, 進行沖銷作業, 自動調整訂單資料, 產生新的訂單報表. 當然, 你也可以查詢出貨利潤.

針對客戶和供應商, 都要有貨款管理, 即應收或應付, 及相關收款付款記錄. 客戶方面, 另有佣金管理.

有些產品在出口之前須先入庫. 庫存管理收貨, 驗貨, 入庫, 出庫等作業. 部份手動, 部份自動, 視資料完整程度而定.

最後, 你可以針對客戶, 供應廠商, 產品, 員工及國別, 做出不同的統計報表. 所有統計都使用 Excel 的樞紐報表; 這是最先進的動態資料分析表, 希望你善加利用.

10. 注意事項

• 在輸入畫面中, 數目字的欄位的開始值均為 0 (表整數) 或 0. (表有小數點之數), 除非你要更改成其他數目, 不要刪成空白.
• 在輸入第一筆資料之前, 先檢查系統編碼中關於幣別 ($xx), 單位 (UNITxx), 條款 (TERMxx), 包裝 (PACKxx) 之設定. 這些設定應該明白定義下來, 以後除非新增不再改變.
• $01 應設為最主要決算的幣別. 在台灣經營的公司, $01 = NT$; 在美國經營的公司, $01 = US$; 在大陸經營的公司, $01 = RMB; 在香港經營的公司, $01 = HK$.
• 文件號碼 (最主要為 S/C No.) 不要超過七個字, 保留一個字給系統使用. 例如在自動下單時, P/O No. 可能由 S/C No. 延伸產生; 如果 S/C No. 已佔八位, 便無法再產生新的 P/O No.

98. Upgrades

99. System Codes

Last modified: October 2011