ET541 Receipt of Delivery
收貨單
內容
00. 總論
01. 工具列說明
02. 欄位名稱說明
03. 製作收貨單
04. 收貨單過帳 (Posting)
05. Delivery Data Input
98. Upgrades
99. System Codes
本程式處理訂貨單之收貨, 分為逐項 (Edit Items) 及整批 (Copy P/O) 作業. 收貨單製作後, P/O 資料尚未沖銷. 收貨資料經過帳 (posting) 才會真正沖銷 P/O 項目. 收貨單只能過帳一次.
出口貨物並做過 Invoice Data Input 後, 可以執行 delivery data input, 當做所有出貨廠商一次交貨, 而我方一次收貨. 由此產生之收貨單屬於未過帳階段, 所以還可更改. 過帳時方能沖銷訂貨單資料.
過帳沖銷會使 P/O 待交數量減少, 產生應付帳款. 一張收貨單代表一至數筆應付帳款, 每一幣別一筆應付, 加值稅成為一筆應付, 付款日可以不同.
 |
可根據收貨單號碼, 日期, 廠商編號查出收貨單. |
 |
列印英文格式收貨單. 列印中文格式收貨單. |
 |
收貨單過帳 (posting). 產生應付帳款, 沖銷 P/O. 過帳前更改收貨單, 不影響 P/O 及應付. |
 |
Delivery data input. 收貨單自動產生批次作業, 出貨且 invoice data input 做過後才能用. |
開始畫面:
| Receipt No. | 收貨單號碼. |
| Date | 收貨日期, P/O transaction 2 收貨日期及應付帳款入帳日期. |
| Company | 我方公司名稱. |
| Supplier No. | 供應廠商號碼. |
| Staff No. | 製單人員號碼. |
| Additionals | 附加費用: Description: 敘述或說明. 最長 90 字. Currency: 幣別. 可用不同幣別. Amount: 費用金額. 金額可正可負, 但一個幣別加總應為正, 否則無法產生應付帳款. Account No.: 會計科目編號, 連結會計系統用, 目前無效用. |
| Invoice No. | 出口文件中發票號碼. 做出貨淨利分析表時, 根據此號碼, 將上面之附加費用加入報表. |
| Uniform Invoice No. | 統一發票號碼. |
| Effective date | 計算 due date 之基準日. 若未輸入, 改用 R/D date 計算. |
| Currency | 代表整張收貨單之幣別. 按 Calc. Amount 時會算出以此別幣別加總之金額, 但此金額已不再用於應付帳款. |
| Exchange rate | 說明同上. |
| Amount Items | 此張收貨單 item 部份之金額, 不含稅額及附加費用. 無其他效用. |
| Before VAT | 未計稅額之金額. 即 amount items + additionals. |
| Amount Due | 此張收貨單應付總金額. 無其他效用. |
| Amount Paid | 已付金額. 無其他效用. |
| Due date | 所有幣別應付帳款應付日期. 可由收貨單日期和廠商設定自動計算. 亦為應收帳款的付款日. |
| VAT Rate | 營業加值稅率. 預設值為 5%, 可用系統編碼 "VAT-RATE" 改變. |
| VAT Amount | 營業稅額. 收貨單轉成應付帳款時, 加值稅直接用此數字以及以下的幣別. (轉應付時, 不再由 VAT rate 及金額計算.) |
| VAT Currency | 加值稅幣別. |
| Due date | 加值稅應付日期. 可和上述應付到期日不同. |
| Remarks | 收貨單注意事項, 無長度限制. |
Edit Items 畫面:
| P/O No. | 訂貨單號碼. |
| Parts No. | 零件號碼. |
| Item No. | 貨號. |
| Quantity | 數量及單位. |
| Price | 單價及幣別. |
| Outstanding quantity: | 收貨時待交數量. |
| Required delivery date: | 原定交貨日期. 由 Get New... 得到之資料, 為訂貨單之預定交貨日. |
| S/C No. | 原銷貨確認書號碼. |
| Supplier Item No. | 廠商貨號. |
| Customer Item No. | 客戶貨號. |
我方開出訂貨單, 供應商依約交貨, 我方應為收貨行為. 一次收貨只針對一家供應商, 但可以合併多張訂貨單, 也可處理一張訂貨單中部份項目. 每一項目, 可以只收部份數量.
先在開始畫面輸入收貨單號碼及選定廠商等, 按 Insert. 進入 Edit Items 畫面, 按 Get New... 鍵. 依據廠商送貨單或描述, 輸入訂貨單號碼, 按 Search 查出此訂單所有未交項目和數量:
| Del. date | 訂貨單原定交期. |
| Quantity pending | 待交數量. |
| Delivered quantity | 此次交貨數量. 此數量先假設和待交數量相同, 如要更改, 在該項目點兩下. 所有交貨項目可以一次點選. 未選項目代表沒交貨. 選好按 OK 結束此訂貨單之交貨. 若還有訂貨單交貨, 再按 Get New. 查詢交貨項目, 按 Edit Items 畫面之 Search. |
如果供應商交貨內容和一張訂貨單一致, 可以利用 Copy P/O 簡化作業:
執行 Copy P/O... 後之狀態跟逐項輸入結束回第一畫面時相同, 所以你仍應按 Calc. Amount 計算金額, 再按 Update 存檔. 如果你直接按 Update 鍵, Calc. Amount 的對話盒仍會出現. 金額有三種: 一是所有項目加起來之金額; 二是附加之金額; 三是營業加值稅.
 |
Calculate item amounts & add up
表示重算各產品項目之金額, 再加上附加金額. Just add up component amounts 表示不重算各產品項目之金額, 直接使用 Amount Items 欄位中之數目, 再加上附加金額. Recalculate VAT amount 表示把項目金額和附加金額相加, 重新計算營業加值稅. 假如你希望保留自行輸入之加值稅, 把打勾取消. |
進入畫面, 一次列出 300 個尚未過帳之收貨單. 可以複選. Outstanding quantity allowance (%) 用來處理少數殘餘數量. 比如說, 剩下數量為原訂貨數量之 3% 之內者, 餘數不再收貨, 視為取銷. 在此情形, outstanding 會變為 0, P/O transactions 會有一筆 cancellation.
過帳除了沖銷 P/O outstanding 外, 會產生應付帳款. 每張收貨單的每一種幣別金額均成為一筆應付. 加值稅亦成為一筆應付, 付款日可以不同.
執行 Invoice Data Input 後, 可利用本作業來一次產生所有收貨單, 或進一步過帳, 沖銷訂貨單並產生應付帳款.
按 進入如下畫面, 直接輸入或按 Browse...查出 Invoice No., 再按 OK.
本作業會依據此次出貨之供應商數目產生相對應之收貨單,
收貨單號碼為流水號, 收貨單號碼亦可根據 Invoice No. 編號,
勾選 Use Own R/D No., Fixed Part 設為 Invoice No., 則收貨單會以
Invoice No. + A, Invoice No. + B 等方式排列. 要使用此方法, Invoice
No. 應不超過七字. 收貨單日期為 invoice 日期.
| Invoice No. | 出貨之 invoice no. 記得要先做 invoice data input. 按鈕查詢時, 會顯示各 invoice 之狀態 (見下圖). |
| Outstanding quantity allowance (%) | 用來處理少數殘餘數量. 比如說, 剩下數量為原訂貨數量之 3% 之內者, 餘數不再收貨, 視為取銷. 在此情形, outstanding 會變為 0, P/O transactions 會有一筆 cancellation. |
| Update P/O data at same time | 除了產生收貨單外, 同時將這些收貨單過帳, 沖銷 P/O 及產生應付帳款. 這種作法會讓你沒有機會修改收貨資料. |
| Totalling currency | 做為加值稅的幣別. |
| Exchange rate | 上述幣別的匯率. 其他幣別使用系統設定. 你亦可利用 Setting->Exchange Rates 臨時設定. |
| VAT rate (%) | |
| Use own R/D No. | 不想用流水號做為收貨單號碼. 通常使用 invoice no. 為底 (fixed part), 形成類似 xxxxA, xxxxB,...xxxa, xxxb 的號碼群. 注意底號不可超過 7 個字. |
Status "Pending" 表示可以做 delivery data input 的 invoice. Done 表示已做過. Not ready 表示 invoice data input 尚未做.
| Code | Fields | Value | Explanation |
|---|---|---|---|
| AQL-NO | 2 | 00000000 | Inspection No. |
| AQL-NOx | 2 | 00000000 | Company-specific inspection no. x: 1-Z. |
Last modified: October 2008