ET511 Purchase Order

Contents

0. Overview
1. Menu
2. Toolbar
3. Screen Fields
4. Manual Order Placement
5. Automatic Order Placement
6. Order Placement Without S/C
7. Pre-Defined General Terms
8. Defining Customer Remarks
9. Selecting Descriptions
10. Modifying a P/O

0. Overview

New orders are created using this program. You also use it to modify or delete orders.

Purchase orders are closely related to sales confirmation. From an S/C, we derive related P/O's. 

客戶下單後, 我們會繕打銷貨確認書 (S/C); 根據這張 S/C 資料, 我們製作訂貨單給供應商. 由於訂貨單是依據 S/C 而來, 我們可以確定賣和買間的關係, 進一步可以得到毛利分析, 淨利分析, 出貨通知等資料.

沒有 S/C 也可以下訂貨單. 這種訂貨單單獨存在, 和客戶訂單及出貨無關, 但一樣可以做收貨單, 做基本的訂貨收貨控制.

我們賣一個產品給客戶, 訂貨時可以買同樣一個產品, 或將產品分成多個零件採購. 要採購零件, 須事先利用 Bill of Materials 建立產品的材料結構表. 一張 S/C 可能產生多張訂貨單. 製作訂貨單時, 標準是按 S/C 上的 Items 一個一個處理, 但也可以使用自動下單, 讓電腦依據預設的優先供應商資料, 自動處理 S/C 上所有產品相關訂貨單.

訂貨單有單一交期及多交期兩種格式, 製作方法相同, 在列印之前可做選擇. 兩種格式亦各有英文及中文格式.

訂貨單的品名由 S/C 轉來. S/C 上有標準品名及中文品名; 在製作 P/O 之前, 該先設定使用標準品名, 中文品名或二種都要. 訂貨單上有注意事項一欄, 可先預設於系統編碼中, 也可使用依客戶設定之注意事項. 固定不變的一般條款可以預先設定, 列印前可選擇是否一併印出.

列印訂貨單時, 可以選擇將產品影像印在文件後端, 或在貨號下方. 簽名式亦可列印. 所有列印選項均可預設於系統編碼 PO-GENRE 中.

訂貨單可以轉成 Microsoft Excel 格式. 這種格式的文件適於修改及電子郵寄. 詳細說明見 ET512 訂貨單預覽列印.

系統可提供訂貨單號碼流水號; 每一家公司各有一套流水號, 還有一套共用的流水號.

1. Menu

File

• New
  根據 S/C 下訂貨單. 同 .
• Open
  叫出舊訂貨單, 以便查詢更改或刪除. 同 .
• Print 
  列印訂貨單. 同 .

Setting

• Font
  選擇列印字形, 字大小不能變.
• Document Titles...
  用來更改文件名稱.
• Description Sources...
  設定品名內容. 可選擇使用中文或英文品名, 或二者同時使用. 此選項可預先設定於 System Code 中.
• Prepend S/C Description
  在已有品名之前加入 S/C 之品名.
• Customer Remarks
  使用預設的客戶注意事項.
• Use Supplier Buyer Code
  使用廠商檔中的採購人員做為訂貨單的採購人員.
• Signature
  Supplier Countersign 列印供應廠商簽回欄位.
  Show Signature 列印簽名式.
  Show Authorized Signature 列印授權簽字者名稱.
• Description
  Use Delivery Window 以日期窗 (兩個日期表示期間) 顯示交貨期.
  Show Wide Description 在正常品名之下繼續顯示和紙張同寬之品名, 適於多花色多式樣之描述.
• Append Supplier No.
  在廠商名稱之後顯示廠商號碼.
• Bold Shipping Marks
  嘜頭加粗列印.
• Use Customer Images
  文件插入影像時使用客戶貨號檔指定影像. (通常使用產品檔指定影像.)
• Lock Update/Delete
  是否鎖住更改及刪除之功能.

2. Toolbar

	如果根據 S/C 下單, 按此鍵開始下單作業.
	查詢已存在之 P/O. 可依 P/O No., Date 或 S/C No.來查詢.
	列印訂貨單, 包含: 英文格式單一交期 中文格式單一交期 英文格式多交期 中文格式多交期 訂貨單之產品圖片
	查詢最近下單資料 (可指定產品, 零件及廠商).

3. Fields

Terms Window:

欄位名稱	說明
P/O No.	訂貨單號碼, 最多八位數. 若採用 P/O from S/C 方式下單, 則無需填此號碼. 若採用 P/O without S/C 方式下單, 可自行填入或按右側按鈕取得流水編號: 假如你有多家公司名稱, 每個公司都可以有自己的流水號. 勾選 Use company-specific serial number 並選擇公司, 按 OK 即可取得該公司之流水號. 此項選擇同時改變公司之選擇. Standard serial number 為各公司共用之流水號.
Revision	修改碼.
Supplier	供應商號碼, 最多五位數. 若採用 P/O from S/C 方式下單, 無須填此號碼; 若採用 P/O without S/C 方式下單, 應自行填入.
S/C No.	此張 P/O 使用的 S/C No. 有些 P/O 可能沒有 S/C No.
P/O date	訂貨單日期.
Delivery date	預定交貨日期, 第二個日期為最後期限. 兩個日期形成 delivery window.
Terms	交貨條件. 可先於系統編碼 PO-TERM 設定, 每行代表一個條件, 可有多個條件.
Delivery place	交貨地點. 可先於系統編碼 PO-PLACE 設定.
Payment	付款方式. 可先於系統編碼 PO-PAY 設定.
Remarks	附註事項. 可先於系統編碼 PO-REM 設定.
Shipping mark	若根據 S/C下單, 即自 S/C 抓取嘜頭資料.
Buyer/inspect	採購人員及驗貨人員代碼.
Additional Charge	其它費用. 負數代表減項.
Total amount	訂貨單總金額; 若含有多種幣別, 轉換成 total amount 指定之幣別在加總. 右側按鈕用來重算總金額.

Items Window:

4. Manual Order Placement

一張 S/C 可能有多項 Items. 此處我們說明如何就這些 Items 逐一下訂貨單. 在進行之前, 先於選單列 Setting | Descriptions... 中選好品名之組合 (參考第九節說明).

按工具列中 進入以下畫面, 開始下單作業:

操作的步驟為:

Browse S/C No. → Get S/C Items → Process an Item... (逐項做完; 不要的項目可刪除) → Process Suppliers... → Save Data

如果知道 S/C No., 直接輸入, 略過 Browse S/C No. 這一步驟. 不知道的話, 按 Browse... 進入右側對話盒, 查出 S/C No., 再按 OK. 有了 S/C No. 後, 按 Get S/C Items 按鈕, 這張 S/C 的 items 會如上圖顯示在列表盒中. 只有尚未出完貨之項目會出現. 在顯示的項目中, 若有暫時不想下單者, 可點選再按 Delete Item 按鈕刪除, 或直接點二下刪除. 要下單之 S/C 項目確定後, 可以逐項人工作業下單, 或利用自動下單 (Automatic Placement...) 讓電腦一次下單. 自動下單作業見下節說明.

先擇定一個項目, 按 Process an Item... 按鈕, 進入以下對話盒:

左上方顯示 S/C 貨號, 預定出貨日期, 以及待出貨數量. 待出貨數量可以修改. 若此產品有零件組合資料, 各零件號碼會顯示在左方列表盒中.

在列表盒下方有 Purchase Parts 方框, 可讓你選擇是否採購零件. 如果採購產品, 不採購零件, 取消方框中之打勾, S/C 貨號會顯示在列表盒上方 Parts No. 處. 按 Add/Process... 鈕, 此產品之品名, 價格, 供應商等資料會顯示在右方各欄位中.

品名的來源是 S/C, 視你在選單列 Setting | Descriptions... 中之設定, 可能是英文, 或中文, 或兩者一起. 價格欄顯示優先供應商之成本. 你可以改變供應商或其他欄位資料. 記得一定要填上交貨期. 一切妥當, 按 Insert 存檔.

若要採購零件, 在 □ Purchase Parts 的方框打勾, 逐一選擇列表盒中的零件號碼; 選定的號碼會顯示在列表盒上方之 Parts No. 處. 選好 Parts No. 後, 按 Add/Process 鈕, 此零件之品名, 價格, 供應商等資料會顯示在右方各欄位中.

零件的品名來源是零件檔中的英中文品名, 選單列中 Setting | Descriptions... 之設定會決定品名的組合. 材料結構表 (BOM) 中此零件的數量 (Parts Count) 會顯示在 Parts Count 欄位. 如果此零件為 BOM 上第一個零件, Main Subcontractor 方框會自動打勾, 表示此零件為主零件, 其供應商即是未來負責出口之廠商, 亦是出貨通知單之對象.

處理好一個零件並 Insert 後, 應繼續處理下一個零件. 所有零件或單一產品處理後, 按 OK 結束此 S/C 貨號之處理, 回到原 Create New Purchase Orders 畫面. 此時, 該處理過中貨號已由項目列表盒中消失.

依同樣方式, 逐項處理列表盒中之貨號, 直至所以項目皆消失.

我們所處理的每一個產品或零件都有一個供應商; 有些產品或零件可能由相同的供應商供貨, 所以有的供應商可能只供應一個項目, 有的可能供應多個項目. Process Suppliers... 讓你逐一對供應商設定供貨條件.

按 Process Supplier... 進入以下對話盒:

進入此畫面時，於視窗左邊會顯示前一步驟有下單之供應商代碼，先以滑鼠選擇第一家供應廠商，再處理下列欄位資料：

按鍵說明:

處理完上列欄位, 按左下角之 Insert, 即完成一張訂貨單. 再選擇另一家廠商, 處理另一張訂單之條件. 待處理完所有之廠商，再按 OK 回到上一畫面 (畫面1.).

再確定 Get S/C No., Search S/C Items, Process an Item, Process Suppliers, 等步驟均完成後, 即可按 Save Date 存檔回主畫面.

5. Automatic Order Placement

先填妥第一畫面之 P/O Date, Delivery Date, Delivery Place, Payment, Buyer Code, Terms, Remarks 等欄位, 按工具列中的 進入下面畫面開始作業.

操作步驟為:

Browse S/C No. → Get S/C Items → [Delete Item] →Automatic Placement...

在 Get S/C Items 後, 可將不想下單之 Items 先刪除. 刪除方式為先選擇項目, 再按 Delete 鍵. 只有畫面上之項目才會被處理. 按 Automatic Placement... 進入以下視窗, 交代自動下單處理規則.

• □ Buy parts, if any
  當 Item 有零件時, 選擇優先採買零件.
• □ Use S/C prices
  使用 S/C 的單價, 數量及交貨條款, 而不用產品之成本. 此選擇會否定前項 Buy parts 之選擇.
• Description to use
  選擇採購單之品名敘述要用 S/C 上英文品名 (Current), 中文品名 (Local), 或兩者都要 (Both).
• Choose priority suppliers based on data from
  指明產品下單之工廠.
  (1) Product file: 由產品檔或零件檔選擇供應商. 一個項目若有數個供應商, 以優先供應商 (Priority Supplier No.) 為訂貨單之供應商. 未指明時, 以第一個供應商之資料執行下單作業.
  (2) Quotation (assuming S/C obtained from Quotation): 若 S/C 資料是由 quotation 抓入, 以報價單上之供應商及成本下單.
  (3) Last P/O, if any: 對於每一項目, 使用最近一次下單之供應商為供應商.
• Use Own P/O No.
  選擇訂單號碼編號方式.
  (1) 不勾選: 訂貨單號碼根據 Use company-specific serial P/O Nos. 是否勾選使用不同的流水號. 若勾選, 使用主畫面指定之公司之流水號; 若不勾選, 使用共用之流水號.
  (2) 勾選: 訂貨單號碼根據 Fixed part (一般為 S/C No., 也可改成任何號碼) 自動排列, 方式是在 Fixed part 加上一到三個字母, 由 A 排起, 次序是 A-Z, a-z, AA-AZ, Aa-Az, AAA-AAZ, AAa-AAz 等等. 注意號碼全長不能超過 8 個字, 否則無法存檔.

確定資料後, 按 OK 開始自動下單作業. 回到第一畫面時, 即表示下單作業完成.

6. Order Placement Without S/C

Fill out the fields in terms window and press the Insert button to save data. Then click Edit Items button to show the items windows. The procedures to add items are the same as those used for creating a quotation or an S/C.

7. Pre-Defined General Terms

Besides remarks, you can append fixed general terms and conditions to each order. Do it in system code as follows:

Code: PO-GTERMS
Remarks: (Enter terms here. Separate paragraphs with <Enter> key.)

Before printing P/O's, if include general terms and conditions is checked, the pre-defined general terms will be shown below shipping marks.

8. Defining Customer Remarks

The remarks on P/O's can be pre-defined, based on customers who issued the original orders. Do this in system codes as follows:

Code: PO-xxxxx (where xxxxx stands for customer number)
Remarks: (Enter the desired remarks in this field.)

Besides the above settings, you have to check Setting->Customer Remarks menu item before you start placing orders.

9. Selecting Descriptions

The description for a P/O item comes from an S/C or product item, where both normal and local descriptions are used. You can choose to use either one or both of the descriptions for your P/O. The Setting->Description menu item (dialog box below) lets you specify your preference. The default is to use local description.

System codes are available to pre-define the states of these options:

• Use normal descriptions
  Code: PO-DESC-N
  Short Name: YYYYYYYYYY
• Use local descriptions
  Code: PO-DESC-L
  Short Name: NNNNNNNNNN

10. Modifying a P/O

To modify the terms of a P/O, retrieve the P/O, modify fields and click the Update button on the terms window. Before the record is really updated, you will have the opportunity to update data that involve items, as shown in the dialog box below:

If update item data at the same time is not checked, no item data will be changed. With the check box checked, you meant that at least one of the items below had been changed. If the supplier number had been changed, you should check Supplier No. here. 

Last modified: October 2002