0. 總論
1. Menu 說明
2. 欄位說明
3. 票據列印設定
4. 票據列印
5. 匯款申請書列印
6. 變更票據號碼
9. 系統編碼
用票據 (支票或本票) 支付貨款或其他費用, 應先做應付票據輸入. 根據輸入資料, 你可以列印支票或本票; 如有必要, 也可以列印匯款申請書. 各種類型的票據和申請書均可使用, 列印字型也可以選擇.
在輸入票據資料之前, 應先有存款帳戶. GL23 Deposits 可供建立各類存款帳戶. 每個帳戶一個編號, 稱做 Deposit Code. GL4.0 使用 deposit code 作業, 不使用銀行帳號; 銀行帳號只供參考.
假如你須要同時切出傳票, 改用 GL10 Voucher Central. 在傳票輸入時, 當你做了貸應付票據, 相關畫面即會產生, 供你輸入應付票據明細.
本程式只能輸入應付票據資料和列印票據, 票據之兌現應使用 GL23 Deposits.
在 Setting 項下, 有上述三個 menu items. Font 在這個程式中沒有直接作用. 列印票據的字型另有字型選擇.
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 帳戶編號 | 帳戶編號. 每個銀行帳戶均應給一個四碼之內的編號, 便於作業. |
| 登錄日期 | 建檔日期. 和開票日和到期日可以不同. |
| 流水號碼 | 電腦自動編號. |
| 票據號碼 | 票據號碼. 右側流水號最後號碼在 GL23 存款帳戶之末二欄位設定. |
| 支票 | 票據類別, 含支票 (Check), 本票 (Promissory note), 匯票 (Draft). 一個帳戶可能有多種票據可用. |
| 開票日期 | 票載開票日期. 主要用於本票. 在支票場合, 開票日即到期日; 若為遠期支票, 建檔日和到期日會不同. |
| 付款日期 | 到期日. 列印支票時, 使用此日期. |
| 兌現日期 | 兌現日期, 用於自動兌現作業, 為實際銀行交換兌現票據日期. |
| 原幣金額 | 票載金額. |
| NT$ | 此帳戶之幣別. |
| 匯款扣款 | 匯款時可能有些扣款 (如手續費), 在此輸入. 印匯款申請書時會減去此金額. 若受款人不同意負擔此費用, 應將費用加入票據金額或另行支付. |
| 匯率 | 適用之匯率. |
| 本幣金額 | 換算成本地幣別之金額. 兌現時自動產生傳票時用. |
| 廠商號碼 | 來往廠商號碼. 匯款時, 使用此處廠商名稱, 不使用以下抬頭 (因抬頭可能空白). |
| 受款人 | 票據受款人, 即票據抬頭. 和來往廠商可以不同, 也可空白. |
| 是否兌現 | 未勾選者在自動兌現時不會兌現. |
| 附註 | 附註. 如果票據格式有此欄, 可以設定列印. 位置大小字型均可選. 可說明開票源由. 另外, 大宗掛號郵件清單也可印本欄資料. |
| 狀態: 已兌現 | 表已兌現票據. 已兌現票據不能更改或刪除. |
| 狀態: 已列印 | 表已照此資料印過票據. 原則上一筆應付票據資料只能印一次, 但實際列印時可以另有安排. |
按 Setting menu 下之 Note Printing Parameters..., 可以設定各個帳戶的票據 (支票, 本票, 匯票和匯款申請書) 的列印格式:
各種類型的票據均可設定. 不管是單頁或連續格式, 只要印表機能接受, 就可以設定. 在一個存款帳戶之下, 可以有不同的票據類別, 包含支票, 本票, 匯票. 為了方便匯款, 亦可設定匯款申請書之格式. 每種格式可以使用四種字型 (按 1-4 按鈕或直接輸入); 字型包含大小, 字體和形態等變化. 票據列印格式由多個單元組成; 這些單元包括年月日, 收款人, 金額等等. 每個這種單元, 我們都有一個相對應的 Code. 以下為可用的 codes 之定義和選用時之視窗:
| Code | Description | 說明 |
|---|---|---|
| 0 | Check mark | 即叉號 (x), 用於匯款申請書打勾. |
| 2 | Our name | 我方公司名稱. 自己公司資料設於 Company 檔, 編號為 ||||1-||||6. |
| 4 | Our address | 我方公司地址. |
| 6 | Our phone | 我方公司電話. |
| 8 | Our business license | 我方公司統一編號. |
| 600 | Full issue date | 票據開票日期, 完整格式, 有四種選擇: (1) December 31, 2000; (2) 12/31/00; (3) 2000-12-31; (4) 12/31/2000. |
| 610 | Year of issue date | 開票日期的年度, 有三種選擇: (1) 00 (西元 2000 的短式); (2) 2000 (西元年度); (3) 89 (中華民國年度). |
| 612 | Month of issue date | 開票日期的月份. |
| 614 | Date of issue date | 開票日期的日數. |
| 700 | Full pay date | 完整到期日. |
| 710 | Year of pay date | 到期日年度. |
| 712 | Month of pay date | 到期日月份. |
| 714 | Date of pay date | 到期日日數. |
| 900 | Amount | 阿拉伯數字金額, 如 134,567.00. |
| 910 | Amount in words, English | 英文金額, 如 Four Thousand Five Hundred and Sixty-Seven Only. |
| 912 | Amount in words, Chinese | 中文金額, 如肆仟伍佰陸拾柒元整. |
| 914 | Amount in Chinese digits, right-aligned | 中文金額, 如**肆伍陸柒, 靠右對齊. |
| 915 | Ditto, but evenly spaced | 同上, 但字與字距離由 Cx 決定, 適於套印. |
| 916 | Amount in Chinese digits w/decimals, right-aligned |
中文金額, 如**肆伍陸柒零零, 含角分, 靠右對齊. |
| 917 | Ditto, but evenly spaced | 同上, 但字與字距離由 Cx 決定, 適於套印. |
| 1000 | Supplier | 來往廠商名稱. |
| 1002 | Supplier (short name) | 來往廠商簡稱. |
| 1004 | Supplier phone | 廠商電話. |
| 1006 | Supplier bank | 廠商銀行名稱. 資料輸於 Company 檔的 Note 欄位內任何位置, 格式為 <<bank:xx;yy;zz>>, 其中 xx 為銀行名稱 (簡稱即可), yy 為分行或部門, zz 為帳號. 例子: <<bank:富邦;儲蓄;00212501900000>>. |
| 1008 | Supplier bank branch | 廠商銀行分行或部門. |
| 1010 | Supplier bank account | 廠商銀行帳號. |
| 1011 | Ditto, but evenly spaced | 同上, 但阿拉伯數字間距離由 Cx 決定. |
| 1100 | Drawee | 收款人, 即票據抬頭, 可多行, 寬度由 Cx 決定. |
| 1600 | Note | 票據附註, 可多行, 寬度由 Cx 決定. |
| 1800 | System code NP-1800, long name | 系統編碼 NP-1800 long name 文字. 只印單行. 1800~1804 計五組可用. |
| 1820 | System code NP-1820, note | 系統編碼 NP-1820 note 欄位文字. 可多行列印. 1820~1824 計五組可用. |
每個單元由六個數字組成: Code, X, Y, Cx, Cy, Font. X, Y 為單元左上角之位置 (由票據左上角算起). Cx, Cy 為一個單元最大寬度和高度. Font 可以從 1 到 4. 要增加單元時, 按 Add 鍵:
Up 和 Down 可以調整單元的上下位置, 不影響實際印出之結果.
Print offset 用來調整所有單元之位置. 不同印表機的左上角位置均不同, 每次換用不同印表機時, 可用此二數字調整所有單元位置, 不必對個別單元調整.
票據應依帳戶和類別分別列印. 一張票據理論上只能印一次; 印過之票據會被註明為 printed, 無法更改內容, 也不能再印. 不過, 實務上有需要容許票據多次列印. 例如, 票據已印過, 但要再印一次匯款申請書.
各欄位定義及用法說明如下:
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| Deposit code | 帳戶編號及票據類型. |
| Note No. range | 依據上欄之帳戶及類型, 輸入起迄票據號碼. |
| Search | 按 Search 鍵找出指定範圍內未印過之票據. |
| Ignore printed mark | 在此打勾則上述 Search 會將已印過之票據一併找出. |
| Check continuity of Note Nos. | 列印一張以上票據時, 票據號碼應連續. 在此打勾由電腦檢查是否有遺漏之票據. |
| Left offset | 見上節 Print offset - horizontal 之說明. |
| Top offset | 見上節 Print offset - vertical 之說明. |
| 使用預設印表機 | 正常在列印之前均會有印表機選擇之視窗出現. 如果你不想每次回答這個畫面, 在此打勾. |
| 列印匯款單 | 列印匯款申請書時在此打勾. 此時使用 T/T 的格式列印. |
| 列印限匯... | 將匯款受款人名稱或帳號印在支票抬頭處, 避免未劃線支票遭不當提領. |
| 另存新檔... | 將所有列印票據號碼存檔, 便於在 GL24 製作付款票據明細暨簽收單, 以及大宗掛號郵件清單. |
列印連續格式票據時 (一般均使用點矩陣印表機), 應在視窗系統下另行設定一個印表機, 進入內容, 在紙張選項下選擇自訂大小, 並依票據大小輸入數字. 如此則每張票據均為一頁. 以下為印出之例子:
操作說明見上節, 底下為列印出來的例子.
Last modified: May 2004