選擇切換. 你可以把它當做三個程式合在一起.0. 總論
1. Toolbar
2. 薪資費用
3. 基本薪資
4. 薪資代碼和薪資類別
5. 基本薪資結轉
6. 結轉薪資費用
7. 系統編碼
8. 密碼設定
員工的薪資由基本薪資 (salary basics) 和其他變動薪資 (transactions) 組成. 基本薪資指的是事先已定的薪水, 津貼, 扣繳, 代扣款等. 變動薪資則為計薪期間發生的額外薪資或扣款, 如加班, 請假等等. 在本系統, 不管是基本薪資或變動薪資, 都以薪資費用表示. 例如, 每月薪水為一筆薪資費用, 所得扣繳為一筆薪資費用, 某日加班亦為一筆薪資費用. 這些薪資費用可能日期不同, 薪資代碼不同, 牽涉金額不同, 或者說明不同, 但處理方法相同.
員工每期薪資 (payroll) 由當期的薪資費用組成. 當期薪資費用包含經常性的基本薪資和非經常性加給及扣款, 如加班或請假. 基本薪資部份的薪資費用可以由基本薪資檔自動轉入, 亦可人工輸入. 非經常性的薪資費用隨著發生而用人工輸入.
薪資分為十個類別 (categories), 由使用者自行設定類別名稱. 薪資表即顯示這十個類別之金額和總額. 就一個期間而言, 所有薪資費用分別歸入十個類別, 這十個類再形成應付應扣和實付薪資.
計薪期間的薪資費用構成一期的薪資; 每期薪資可以指定任何一個付薪日期. 由於期間可以任意設定, 周薪, 半月薪, 月薪等均可處理.
目前報表有薪資條, 薪資表和時點表 (又稱時間彙總表). 薪資表詳列各筆薪資費用之日期, 金額, 薪資名稱和說明. 薪資表可以查詢員工某段期間之薪資或各個付薪日期之薪資內容. 時點表可供查詢員工特殊情形之明細, 如加班, 請假, 休假等.
員工基本資料使用 System Maintenance 中的 Personnel 檔案. 個人經常性薪資則在 Salary Basics 建檔.
本程式操作方式略異於先前軟體. 薪資代碼,
基本薪資和薪資費用三個輸入畫面由 toolbar
選擇切換. 你可以把它當做三個程式合在一起.
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切換畫面. 有 Pay Codes (薪資代碼),
Salary Basics (基本薪資) 和 Salary Transaction (薪資費用) 可選.
每個畫面之用法見以下第二到第四節說明.
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Process 包含 Import Salary Basics (結轉基本薪資)
和 Transaction Posting (結轉薪資費用).
見以下第五和第六節說明.
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員工的作為若和薪資有關, 應將異動輸入薪資費用. 即使金額為零但認為有必要記錄 (如可以原諒的的遲到), 亦可在此輸入. Pay code 應事前在薪資代碼處設定好.
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| Staff No. | 員工號碼, 4 個字. 員工基本資料先建於 System Maintenance 的 Personnel 檔. |
| Department | 部門. 編碼見底下第七節系統編碼相關說明. 若用不著部門, 可將 DEPT01 設為空白. |
| Date | 費用發生日期. |
| Sequcne No. | 由系統自編. |
| Pay code | 薪資費用代碼和名目. 詳見第四節薪資代碼. |
| Amount | 金額. 只用正數. |
| Days | 日數. 如請假半天, 打 0.5 日. |
| Hours | 小時. 如遲到 15 分鐘, 打 0.25 小時. |
| Description | 說明文字, 200 字. 列印薪資條時可選擇印出. |
| If posted | 是否已結轉至薪資類別. 結轉後之薪資費用不能更改或刪除. |
| Pay date | 結轉時指定之付薪日期. 每一筆薪資費用只能指定一個付薪日. |
基本薪資指的是事前已定之薪資, 如本薪, 津貼, 以及應扣之款項. 除非有調整, 基本薪資不會每個付薪日期都變動. 基本薪資的資料可在每期付薪前利用 Import Salary Basics 結轉至薪資費用, 省去輸入作業.
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| Staff No. | 員工號碼, 4 個字. 員工基本資料先建於 System Maintenance 的 Personnel 檔. |
| If active | 是否為目前仍付薪之員工. |
| Pay type | 任何一個字. 目前無其他用途. |
| Bank No. | 撥款之銀行. 銀行資料建於公司檔. |
| Account No. | 員工在該銀行戶頭帳號. |
| Daily pay | 加班日薪. |
| Hourly pay | 加班時薪. |
| Holiday ratio | 假日計薪比例. 暫無其他用途. |
| Health insurance amount | 健保保險金額. |
| No. | 健保卡號. |
| Dependent | 健保輔養人數. |
| Labor insurance amount | 勞保保險金額. |
| Pay code | 薪資代碼和名稱. 詳見第四節說明. 每個員工基本薪資可以設定二十種費用. |
| Amount | 薪資費用金額. |
由 00 到 99 共有一百個代碼可用. 依第一個字分為十項類別. 新增或更改代碼之後, 若要效果馬上反應在其他畫面 pay code 的查詢, 至 Setting menu 執行 Refresh Pay Codes.
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| Pay code | 薪資代碼, 二位數字. 薪資分成十類,
由代碼第一個字決定, 如畫面右側說明: 0: 扣繳類別. 1-3: 應課稅所得, 如年終獎金, 職務津貼. 4-5: 非課稅所得, 如一定限制之加班費. 6: 應課稅所得之扣款, 如請假. 即扣款會影響申報所得者. (這個項目的產生是因為基本薪資已設定金額.) 7-9: 非課稅所得扣款, 如員工分期付款. |
| Description | 薪資名稱. 20 個字. 太長可能影響報表. |
| Unit | 保留. |
| Value | 保留. |
薪資分成十個類別, 由 0 到 9, 其特性定義如上. 這些類別的名稱由使用者自行設定:
展開 Setting menu, 再選擇 Payroll Category, 直接輸入或修改十組文字即可. 類別名稱雖無長度限制, 但因報表寬度有限, 所以最好不要超過 15 個英文字:
由 toolbar 的
選擇 Import Salary Basics:
Entry date 為資料結轉日期, 應該在預定的計薪期間之內. 譬如計薪期間為 10/5/2000 至 11/4/2000, entry date 即不可以在 11/4/2000 之後或 10/5/2000 之前. Staff No. 若未指定則所有在職員工之基本薪資均會轉成薪資費用.
在你做過結轉之後, 若有需要增加或修改, 可直接到薪資費用畫面新增, 更改或刪除, 不可再做結轉.
結轉薪資費用 (Transaction Posting) 是把零零星星的薪資項目彙總成十種分類, 以便製作薪資表和其他查詢. 薪資費用只能結轉一次; 結轉過之薪資費用註記為 posted, 無法更改或刪除.
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| Date range | 計薪期間. 很重要, 不可弄錯. 假如第一次結轉的期間不夠, 要追加另一段時間, 可做第二次結轉, 但 Pay date 須一樣. 假如一次結轉期間太長, 沒救了, 快找出備份. 兩次結轉的 Pay date 若不同, 似為兩次付薪. |
| Pay date | 付薪日期. 一個付薪日期之下有諸多薪資費用. 列印薪資明細 (條) 時, 便以付薪日期區分. |
|
Code |
Field |
Value |
Example |
Explanation |
|---|---|---|---|---|
| DEPT01 | 3 | A text line | 研發一部 | 部門名稱. DEPT01-DEPT30 共三十個可用. |
| PR-ANNOUNC | 7 | Text block | 下個月公司旅遊加勒比海, 並加薪 50 %. Too good to be true? | 預設薪資條下的宣告. |
| PR-CATEGOR | 7 | 10 lines | 所得扣繳 薪資 ... |
薪資類別, 十項. 這個部份由程式處理, 所以不必到系統編碼處理. |
| PR-SEQNO | 2 | 8 digits | 00000000 | 薪資費用流水編號 |
薪資系統使用的密碼和會計不同. 使用者密碼相同, 但使用權力部份不同. 四種 Privilege Level 的密碼設定使用以下 codes: (會計使用 GL-xxx)
PR-APPROVE
PR-CHECK
PR-PREPARE
PR-RDONLY
目前, 你只要設定到 PR-PREPARE 即可.
Last modified: October 2000