GL11 會計總帳

內容

000. 總論

未核准的傳票不能過帳, 除非過帳的人有核准的權限. 在正式過帳之外, 暫用過帳可以就已有傳票試做過帳, 以查核傳票正誤. 

傳票輸入時, 摘要欄可輸入的字數無限制. 過帳至總帳或日記帳時, 摘要亦無字數限制. 傳票在列印時會適當處理較長的摘要. 傳票的格式有半頁和全頁兩種, 樣子還算精緻 (見下圖).

GL4.1 使用科目號碼 (Account No.) 來控制及操件整個系統. 科目號碼為八位數, 第一個字為類別, 一到四為主要科目編號 (亦可為三碼), 五六兩位為子目, 七八兩位為細目. 假如不需要子細目, 使用四位數即可. 首次編列科目號碼時, 前後號碼間最好留些空位, 俾日後可以插入新的號碼.

第一個字的用法定義如下:

假如你會使用到部門, 先用系統編號設定部門號碼和名稱. 部門號碼兩位, 如 01. 在系統編碼 Code 欄輸入 DEPT01, 在 Long Name 欄輸入部門名稱. 最多可設定 30 個部門.

在系統編碼部份, 以下編碼應事先設定:

010. 選單說明

File

• Voucher
  傳票新增, 更改, 刪除. 有權限設定.
• Posting
  傳票過帳, 過帳回復, 臨時過帳.
• Chart of Accounts
  會計科目設定, 科目名稱設定.
• Log Off
  若想重新設定權限或改變 User ID, 按此 menu item.

Setting

• Font
  設定列印報表之字型, 不能設大小.
• Search Limit
  設定一次查詢時最多筆數, 避免不小心讀出所有資料.
• Use Chinese Format
  所有報表皆以中文顯示.

020. 工具列說明 (Toolbar)

	傳票輸入. (已取消)
	過帳. 包含過帳, 反過帳, 月結, 年結.
	科目表. 包含科目表及科目名稱.
	列印報表. 包含傳票, 試算表, 損益表, 資產負債表, 日記帳, 總帳, 資金流量表, 零用金.
	在螢幕上顯示報表. 包含傳票, 試算表, 損益表, 資產負債表, 日記帳, 總帳, 資金流量表, 零用金.
	尋找第一筆資料或顯示第一頁.
	尋找上一筆資料或顯示上一頁.
	尋找下一筆資料或顯示下一頁.
	尋找最後一筆資料或顯示最末頁.

20. 傳票列印 (Voucher)

傳票列印分單張傳票列印及分錄合併列印兩種. 先講第一種.

由工具列點選列印或顯示資料, 再選傳票 | 傳票..., 進入以下對話方塊:

每張 Letter (或 A4) 的紙可選擇列印一張 (長式) 或兩張傳票 (短式). 假如你選用短式傳票而且使用雷射或噴墨印表機, 一定要選擇每頁兩張格式. 假如你選擇每頁一張, 通常表示要用長式傳票. 不過如你使用點矩陣印表機, 要注意印表機紙張長度設定: 若為 5.5", 則應勾選使用短式; 若為 11" 又點選使用短式, 則每張 letter 紙只印一半, 下半空白. (印表機的設定見 GL10 會計傳票說明.) 

傳票的順序可依號碼, 日期或流水號. 底下為顯示時的例子. 如果要中文, 記得勾選設定 | 使用中文格式.

欄位的寬度可以用系統編碼 LAYOUT-VOU 更改.

列印單張傳票適於存檔, 但可能有很多空白, 浪費紙張. 傳票分錄清冊只印分錄, 沒有格式, 可以節省空間:

21. 傳票分錄列表

將一段期間傳票的分錄, 不經彙總, 編排列印.

22. 傳票分錄彙總

將一段期間傳票的分錄, 依科目彙總後, 再編排列印.

30. 試算表 (Trial Balance)

試算表

報表日期	Report date 不影響結果, 但仍應反應實際過帳之情況. 例如, 現在是 5 月 6 日, 但傳票只過帳至 4 月 30 日, report date 最好填 000430.
彙總科目位數	會計科目最長為 8 碼, 基本為 4 碼. 假如你希望試算表更精簡, 你可以選擇 3 碼加總. 例如, 1010, 1012, 1014 為存款科目, 若你選擇 summation digit 為 3, 則試算表上會只出現 101 科目, 其金額為 1010, 1012, 1014 的和. 若有這種用法, 記得在 Account Name 建立 101 的名稱.
顯示無餘額之科目	表示即使沒有餘額之科目亦應印出.
顯示過帳之借貸方合計和分錄數目	試算表有二種格式: 第一種列出科目, 借方和貨方餘額三個欄位; 第二種則多列出上月份餘額, 本月份借方和貸方之金額及分錄數目. 格式選擇由 show debit/credit amounts & entry counts for period 決定.

單日試算表

列印報表日期當天之試算表.

31. 損益表 (Income Statement)

損益表

此報表為累計至今 (year-to-date) 之損益. 

報表日期	應反應實際過帳日期.
彙總科目位數	在彙總科目位數較小時才有用. 例如, 1010, 1012, 1014 均為存款, 若彙總位數為 3, 則報表顯示之科目只有 101.
顯示子細目	在彙總科目之外, 顯示所有子細目. 以上例來說, 在 101 之下會再列出 1010, 1012, 1014 之科目及金額.
顯示前期資料	標準格式顯示本期和年度之損益. 可以加選顯示前期損益. 例子在右:
顯示無餘額之科目	已定義之科目, 雖然各欄全無餘額, 也可以顯示.

期間損益表

此作業可以列出任意一段期間之損益表. 這段期間不可跨越會計年度. 若你要選擇非本會計年度之期間, 必須在先前的年結作業時保留了以前的總帳資料.

五年損益表

假如你有五年的資料, 你可以做五年的比較表. 這五年可以是過去四年加今年, 或過去五年. Report date 應輸入本會計年度開始日期. 如果你並未使用 GL4.0 做過年結, 但有過去資料可用, 可以利用 Utilities, 開啟 Account.dat, 將各科目之去年度餘額填在第 29 欄, 再前一年填在 30 欄, 再前前一年填在 31 欄, 直到 33 欄.

部間損益表

32. 資產負債表 (Balance Sheet)

資產負債表

此報表為累計至今 (year-to-date) 之資產負債, 有三種格式. Report date 應反應實際過帳日期.

報表日期	應反映實際過帳日期.
彙總科目位數	在彙總科目位數 較小時才有用. 例如, 1010, 1012, 1014 均為存款, 若彙總位數 為 3, 則報表顯示之科目只有 101.
顯示子細目	在彙總科目之外, 顯示所有子細目. 以上例來說, 在 101 之下會再列出 1010, 1012, 1014 之科目及金額.
顯示餘額為零之科目	已定義之科目, 雖然各欄全無餘額, 也可以顯示.
顯示前期資料	標準格式只有最後過帳餘額. 做此選擇, 多一個前期欄.
顯示期間異動	在前期和目前餘額之間, 顯示此一期間的異動金額.
使用雙欄式報表	在頁面上, 左邊顯示資產項目, 右邊顯示負債和淨值項目. 例子: 單欄 雙欄

單日資產負債表

你可以選擇列印任意日期之資產負債表; 在 report date 打入此日期即可. 如果選定之日期不在本會計年度, 你必須在以前年結時保留該年度之總帳和日記帳資料.

五年比較資產負債表

假如你有五年的資料, 你可以做五年的比較表. 這五年可以是過去四年加今年, 或過去五年. Report date 應輸入本會計年度開始日期. 如果你並未使用 GL4.0 做過年結, 但有過去資料可用, 可以利用 Utilities, 開啟 Account.dat, 將各科目之去年度餘額填在第 29 欄, 再前一年填在 30 欄, 再前前一年填在 31 欄, 直到 33 欄.

330. 日記帳 (Journal Register)

日記帳係依日期排列之分錄. 在 Date range 中若前者空白, 查詢由第一筆資料算起. 若後者空白, 則查詢到最後一筆資料或在碰到 Search Limit 時停止.

查詢時可用摘要或 Code 過濾資料. 過濾摘要時, 英文大小寫做相同解釋.

日記帳顯示或列印時, 查詢的筆數由 menu Setting | Search Limit 限定. 假如你須要一次查詢很多資料, 先行改變 Search Limit 之數目.

340. 總帳 (General Ledger)

總帳係依科目加日期排列. 列印時, 可以不同科目分頁, 或連續列印.

400. 科目表 (Chart of Accounts)

999. 系統編碼 (System Codes) GL5GL11-GENRE:

Last modified: March 2020