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檔案櫃是辦公室必要設備,
檔案則幾乎是辦公室的命脈. 長期以來,
文件管理系統始終是特定的機構才負擔得起的系統.
完整的文件管理系統 -- 除了架設在電腦內之外 --
和你目前使用的櫃子沒什麼不同,
裡面塞滿了不同形式的檔案, 照片, 錄音帶,
錄影帶等等. 重大的差異在於數位化的資料讓你查詢,
傳送, 複製, 共用都很方便快速.
針對出口貿易商搜集產品資料的特性,
我們在這裡提供一個還不能算小麻雀的文件管理軟體
-- 只處理影像文件, 不處理文字或其他.
當你收到工廠目錄後,
用掃瞄機一頁一頁把資料直接存成影像檔案,
放在集中的資料夾. 然後,
使用我們的新程式把檔案歸類至相關 Item, Parts,
Customer, 或 Supplier 之下. 日後, 你想查詢某工廠資料,
鍵入 Supplier No. 即可看到所有目錄.
目錄在螢幕上可放大或縮小, 也可隨時列印複製.
假如你將產品生產規格表 (一張或多張)
放在 Item 或 Parts 之下, 你可以用 P/O No. 找出所有
items 之生產規格文件, 印出自用或連同訂單寄送工廠.
可能的用法因人而異,
全看使用者的想像. 所以, 善用掃瞄機,
你可以把相當一部份文件存入 ET6.1,
讓文件管理數位化.
這個程式使用 MDI 介面, 有別於其他程式.
如果要使用它, 請細讀操作手冊. MDI
容許你在一個視窻中開啟多個文件, 有它的好處,
但也有其複雜處. Microsoft Office 軟體大部份使用 MDI,
但 Word 2000 已轉用 SDI. Office 的文件 (如 Word 或 Excel
檔案) 可用 Office Binder 管理. 但 Binder
缺乏上下階層架構, 無法讓你分類.
詳細說明請看操作手冊.
下載檔案三個, 通通都要: etmenuzp.exe,
et182zip.exe, document.exe. (document.exe 放在下載頁下半段.)
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