ET511 Purchase Order
訂貨單

Contents

00. Overview

本程式讓你製作新的訂貨單 (P/O), 修改或刪除舊的訂貨單, 以及列印訂貨單.

客戶下單後, 我們會繕打銷貨確認書 (S/C); 根據這張 S/C 資料, 我們製作訂貨單給供應商. 由於訂貨單是依據 S/C 而來, 我們可以確定賣和買間的關係, 進一步可以得到毛利分析, 淨利分析, 出貨通知等資料.

沒有 S/C 也可以下訂貨單. 這種訂貨單單獨存在, 和客戶訂單及出貨無關, 但一樣可以做收貨單, 做基本的訂貨收貨控制.

我們賣一個產品給客戶, 訂貨時可以買同樣一個產品, 或將產品分成多個零件採購. 要採購零件, 須事先利用 Bill of Materials 建立產品的材料結構表. 一張 S/C 可能產生多張訂貨單. 製作訂貨單時, 標準作法是按照 S/C 上的 Items 一個一個處理, 但也可以使用自動下單, 讓電腦依據預設的優先供應商資料, 一次自動處理並產生 S/C 上所有產品相關訂貨單.

訂貨單有單一交期及多交期兩種格式, 製作方法相同, 在列印之前可做選擇. 兩種格式亦各有英文及中文格式.

訂貨單的品名由 S/C 轉來. S/C 上有標準品名及中文品名; 在製作 P/O 之前, 該先在 menu 設定使用標準品名, 中文品名或二種都要. 訂貨單上有注意事項一欄, 可先預設於系統編碼中, 也可使用依客戶設定之注意事項. 固定不變的一般訂貨條款可以預先設定, 列印前可選擇是否一併印出.

列印訂貨單時, 可以選擇將產品影像印在文件後端, 或在貨號下方. 簽名式亦可列印. 所有列印選項均可預設於系統編碼 PO-GENRE 中.

訂貨單可以轉成 Microsoft Excel 格式. 這種格式的文件適於修改及電子郵寄. 詳細說明見 ET512 訂貨單預覽列印.

系統可提供訂貨單號碼流水號; 每一家公司各有一套流水號, 還有一套共用的流水號.

01. Menu

Menu	Menu Item Level I	Menu Item Level II	Explanations
File	New		根據 S/C 下訂貨單. 同 .
	Open		叫出舊訂貨單, 以便查詢, 更改或刪除. 同 .
Setting	Font		選擇列印字形, 字大小不能變.
	Font for Marks		選擇 shipping marks 欄位字形. 與列印無關.
	Font for Extensions		選擇 description extension 欄位字形. 與列印無關.
	Description Sources		不管是非 BOM items 或 BOM parts, 都能設定品名組合. 見第 22 節說明.
	Populate Description Extension		抄入 S/C item 的 description extension.
	Disable S/C Record Data		將 Edit Items 中之 Record 欄位灰掉, 避免被更改.
	Show Outer Pack Unit		在 Edit Items 中使用 Get New 時, 擷取 packing 資料時, 加入數量單位, 如 6 pc/12 pc/box,...
	Calculate Total Amount		離開 Edit Items 時, 是否重算 P/O 總金額. (注意: 只重算, 未更改.)
	Show Image Thumbnail		Edit Items 中顯示產品縮圖.
	Serialize Carton Numbers		自動編箱號時, 不同 items 是否連號.
	Use Part Images for Main-Supplier Parts		BOM 採購時, 主產品是否使用零件影像 (或是成品影像).
	Remarks	User Customer Remarks	使用設定的客戶注意事項. 系統編碼 PO-REMxxxxx. 此項次優先.
		Use Supplier Remarks	使用設定的廠商注意事項. 系統編碼 PO-REM-xxxxx. 此項最優先.
		Use Company Remarks	使用設定的公司注意事項. 系統編碼 PO-REMx.
	Buyers & Inspectors	Use Suppliers'
		Use Customers'

02. Toolbar

	New. 如果根據 S/C 下單, 按此鍵開始下單作業.
	Open. 查詢已存在之 P/O. 可依 P/O No., Date 或 S/C No.來查詢.
	查詢最近下單資料 (可指定產品, 零件及廠商).

10. Start Window

維護已存在訂貨單資料或下没有 S/C 的訂貨單, 由此開始. 作法和 S/C 幾乎相同.

P/O No.	訂貨單號碼, 最多八位數. 若採用 P/O from S/C 方式下單, 則無需填此號碼. 若採用 P/O without S/C 方式下單, 可自行填入或按右側按鈕取得流水編號: 假如你有多家公司名稱, 每個公司都可以有自己的流水號. 勾選 Use company-specific serial number 並選擇公司, 按 OK 即可取得該公司之流水號. 此項選擇同時改變公司之選擇. Standard serial number 為各公司共用之流水號.
Revision	修改碼.
Supplier	供應商號碼, 最多五位數. 若採用 P/O from S/C 方式下單, 無須填此號碼; 若採用 P/O without S/C 方式下單, 應自行填入.
S/C No.	此張 P/O 使用的 S/C No. 有些 P/O 可能沒有 S/C No.
P/O date	訂貨單日期.
Delivery date	預定交貨日期, 第二個日期為最後期限. 兩個日期形成 delivery window.
Terms	交貨條件. 可先於系統編碼 PO-TERM 設定, 每行代表一個條件, 可有多個條件.
Delivery place	交貨地點. 可先於系統編碼 PO-PLACE 設定.
Payment	付款方式. 可先於系統編碼 PO-PAY 設定.
Remarks	附註事項. 可先於系統編碼 PO-REM 設定.
Shipping mark	若根據 S/C下單, 即自 S/C 抓取嘜頭資料.
Buyer/inspect	採購人員及驗貨人員代碼.
Additional Charge	其它費用. 負數代表減項.
Total amount	訂貨單總金額; 若含有多種幣別, 轉換成 total amount 指定之幣別在加總. 右側按鈕用來重算總金額.
Supplier confirmation No.	供應廠商確認接單回復號碼.
Cube unit	加總時使用的材數單位. 標準單位為 cu.ft.
Weight unit	加總時使用的重量單位. 標準單位為 kg.
Document status	9 Unauthorized: 訂貨單尚未被授權. 印出之文件會有 "Specimen" 或 "樣張" 水紋. 5 Authorized: 按 Authorize 授權. 授權者有記錄, 有報表可查. 若系統設定 PO-GENRE-88 為 N, 新增訂貨單均設成 5. 0 Closed: 用途未明.
Buttons
Insert
Update
Delete
Assign C/No.
Close	凍結視窗各項功能, 只留畫面.
Authorize	對 unauthorized 訂貨單授權.
Edit Items	見以下說明.

Edit Items:

Part No.	採買零件時, 此為零件號碼, 且 □ Is Parts 方格會打勾. 若採買 Item, 則 Parts No. 同 Item No., 且 □ Is Parts 方格未打勾.
Item No.	貨號.
Delivery date	此零件或產品預定交貨日期.
Description	品名.
Packing	外包裝敘述.
Quantity & price	Ordered: 原採購數量. Delivered: 已交貨數量. Cancelled: 取銷之數量. Price: 單價. Parts count: 每一 Item 需此零件之數量, 可以分數形式表示; 若無需分數, 分母為 0. 2nd price 第二種價格. 列印訂貨單時, 可選擇顯示此價格. Main supplier: 打勾者表 BOM 上第一順位之零件 (sequence number 為 0), 亦為主零件, 其供應商為將來負責出口成品者. 無零件時, 一定打勾.
Supplier Item No.	供應廠商貨號.
S/C No.	銷貨確認書號碼.
Customer Item No.	客戶貨號.
S/C shipping date	此為 S/C 上原始交期, 為 S/C 和 P/O 連結重要資料, 不可更改.
Inventory option	Non-stock item: 表示採購產品不入倉, 由廠商直接運送出口港埠, 或交貨予另一廠商. (由 invoice 直接產生收貨單.) Stock-in item: 表示產品要入倉驗收, 才能出貨. Item: 入倉作業產生收貨單. 由 invoice 產生領料單, 供倉庫出貨. Parts: 入倉作業產生收貨單; 人工出倉. 主 part 由 invoice 產生領料單, 供倉庫出貨.  In-stock item: 表示產品已在庫, 由庫存出貨港埠或交貨予另一廠商.  Item: 由 invoice 產生領料單, 供倉庫出貨. Parts: 直接轉為領料單, 依時出貨給其他廠商加工. 主 part 不應為 in-stock. (應為 stock-in 或 non-stock.)
Packing	C/No.: 箱號 Packages: 箱數 Outer: 一個外箱所裝產品數量 Cube: 才數 Bar code: 產品條碼, 零件不應該有. N.W.: 每箱淨重 G.W.: 每箱毛重
Buttons
Get New
Get New (S/C)
Insert
Update
Re-Schedule	更改交貨期可以直接在 delivery date 欄位更改. 若希望留下更改記錄, 使用此處功能. 找出要更改交貨期的 item, 按鈕進入以下畫面. 若已交完貨, 不能更改交貨期. 更改交貨期的資料, 會用於 ET512 的 Delivery Date Change Notices.
Delete
Cancel Items
Search
Previous
Next
Other Fields
Image
Latest
Supply
View Cube
Alt. Prices
Inventory
Status Tracker

11. New - 人工下單作業

一張 S/C 可能有多項 Items. 此處我們說明如何就這些 Items 逐一下訂貨單. 在進行之前, 先於選單列 Setting | Descriptions 中選好品名之組合 (參考第九節說明).

按工具列中 (New) 進入以下畫面, 開始下單作業. 操作的步驟為: Get S/C Items → Process an Item (逐項做完, 不要的項目可刪除或放著不選用) → Process Suppliers → Save Data.

先擇定一個項目, 按 Process an Item... 按鈕, 進入以下對話盒:

左上方顯示 S/C 貨號, 預定出貨日期, 以及待出貨數量. 待出貨數量可以修改. 若此產品有零件組合資料, 各零件號碼會顯示在左方列表盒中.

在列表盒下方有 Purchase Parts 方框, 可讓你選擇是否採購零件. 如果採購產品, 不採購零件, 取消方框中之打勾, S/C 貨號會顯示在列表盒上方 Parts No. 處. 按 Add/Process... 鈕, 此產品之品名, 價格, 供應商等資料會顯示在右方各欄位中.

品名的來源是 S/C, 視你在選單列 Setting | Descriptions... 中之設定, 可能是英文, 或中文, 或兩者一起. 價格欄顯示優先供應商之成本. 你可以改變供應商或其他欄位資料. 記得一定要填上交貨期. 一切妥當, 按 Insert 存檔.

若要採購零件, 在 □ Purchase Parts 的方框打勾, 逐一選擇列表盒中的零件號碼; 選定的號碼會顯示在列表盒上方之 Parts No. 處. 選好 Parts No. 後, 按 Add/Process 鈕, 此零件之品名, 價格, 供應商等資料會顯示在右方各欄位中.

零件的品名來源是零件檔中的英中文品名, 選單列中 Setting | Descriptions... 之設定會決定品名的組合. 材料結構表 (BOM) 中此零件的數量 (Parts Count) 會顯示在 Parts Count 欄位. 如果此零件為 BOM 上第一個零件, Main Subcontractor 方框會自動打勾, 表示此零件為主零件, 其供應商即是未來負責出口之廠商, 亦是出貨通知單之對象.

處理好一個零件並 Insert 後, 應繼續處理下一個零件. 所有零件或單一產品處理後, 按 OK 結束此 S/C 貨號之處理, 回到原 Create New Purchase Orders 畫面. 此時, 該處理過中貨號已由項目列表盒中消失.

依同樣方式, 逐項處理列表盒中之貨號, 直至所以項目皆消失.

我們所處理的每一個產品或零件都有一個供應商; 有些產品或零件可能由相同的供應商供貨, 所以有的供應商可能只供應一個項目, 有的可能供應多個項目. Process Suppliers... 讓你逐一對供應商設定供貨條件.

按 Process Supplier... 進入以下對話盒:

進入此畫面時，於視窗左邊會顯示前一步驟有下單之供應商代碼，先以滑鼠選擇第一家供應廠商，再處理下列欄位資料：

按鍵說明:

處理完上列欄位, 按左下角之 Insert, 即完成一張訂貨單. 再選擇另一家廠商, 處理另一張訂單之條件. 待處理完所有之廠商，再按 OK 回到上一畫面 (畫面1.).

再確定 Get S/C No., Search S/C Items, Process an Item, Process Suppliers, 等步驟均完成後, 即可按 Save Date 存檔回主畫面.

12. New - 自動下單作業

先填妥第一畫面之 P/O Date, Delivery Date, Delivery Place, Payment, Buyer Code, Terms, Remarks 等欄位, 按工具列中的 進入下面畫面開始作業.

操作步驟為:

Browse S/C No. → Get S/C Items → [Delete Item] → Automatic Placement...

在 Get S/C Items 後, 可將不想下單之 Items 先刪除. 刪除方式為先選擇項目, 再按 Delete 鍵. 只有畫面上之項目才會被處理. 按 Automatic Placement... 進入以下視窗, 交代自動下單處理規則.

確定資料後, 按 OK 開始自動下單作業. 回到第一畫面時, 即表示下單作業完成.

13. 無 S/C 直接下採購單

填完第一畫面各欄位資料後，按 Insert, 再按 Edit Items 進到輸入 Item 之畫面，其餘動作同 Quotation, S/C 之作法.

20. 設定採購單固定條款

若除了注意事項外, 還有其他固定之採購條款, 可至 System Code 設定下列之 Code:

Code: PO-GTERMS
Remarks: (於此欄位輸入採購條款內容, 行數不限.)

列印 P/O 時, 若選擇 Include general terms and conditions, 在 Shipping marks 下面即會印出所設定之內容.

21. 設定客戶注意事項內容

採購單注意事項的內容可依客戶分開設定. 在系統編碼做如下設定:

Code: PO-xxxxx　　(其中 xxxxx 為客戶代碼)
Remarks: (於此欄位輸入該位客戶的注意事項內容)

要使用客戶注意事項, 除上述設定外, 請於下單前將選單項目 Setting | Customer Remaks 打勾.

22. 採購單中英文品名之設定

選單項目 Setting | Description 可選擇下單時使用中文或英文品名. 內定 items 使用 S/C 中文品名, BOM 主零件使用 S/C + 產品檔中文品名, 其他零件使用產品檔中文品名.

23. 批次更改訂貨單資料

更改訂貨單資料的方法為叫出欲更改之訂貨單, 修改相關欄位, 按 Update 鍵. 有些更改資料須要貫通所有 items; 在更改之前, 你可以做點決定:

30. 由 S/C 增補訂貨單項目

已經下好之訂貨單, 由於供應商及 S/C 均已固定, 若因 S/C 新增或當初下單漏植而要追加至特定訂貨單中, 須符合一定要求, 才可加入. 最最基本的, 追加項目必需有該訂貨單供應商之報價. 經此程序完成之增補項目, 會有正確的 S/C 關連, 不管是利潤分析或其他報表, 數字才會正確.

在 Edit Items 中, 按 Get New S/C:

97. Updates

98. Upgrades

99. System Codes

Last modified: March 2012