ET111 Product Data Entry
產品和成本

內容

00. 總論
01. 選單說明
02. 工具列說明
03. 欄位說明
04. 如何尋找產品項目
05. 產品資料之新增刪除更改
06. 查詢影像
07. 供應廠商成本新增刪除更改
09. 廠商成本資料查詢
10. 產品標籤列印
11. 產品成本分解及美國進口稅則
12. 影像及目錄列印
13. 條碼列印
14. 選擇性列印產品資料
15. 詢價電子郵件
16. Related Product Pictures
17. Document References
18. Data Import
19. Filtered Search
20. Product Features
21. Product Accessories
98. Upgrades
99. System Codes

00. 總論

本章說明產品及其成本資料之輸入, 刪除及更新. 這也是 ET6.1 第一個程式; 其他程式也會用到本章所提及之功能和用法.

產品資料包含貨號 (Item No.), 品名 (Description), 類別 (Category), 影像檔名 (Image filename), 包裝 (Packing information) 以及其他. 這些資料均置於螢幕的上半部, 螢幕的下部則顯示此產品的供應商和成本資料. 每一項產品可有無限多個供應商, 每個供應商依不同報價條件, 可使用多個成本; 如廠商可提供 FOR Taiwan 或 FOB Hong Kong 二種報價. 產品包裝可依廠商不同而不同.

類別欄用來區分產品成各種類別; 汽車零件業可在此輸入車種, 如 ToyotaCamry1997. 產品資料可依類別排列, 同一類別資料可以很快查到. 製作各類文件時, 都有一種格式可以把項目依類別印出.

影像檔名欄可輸入此產品之影像檔案名稱. 影像可用掃瞄器, 數位相機, 擷取器等取得, 存成標準 JPEG 格式即可 (不可使用 Progressive JPEG). 影像可以在螢幕上看, 亦可選擇多種形式印出: 每頁一個影像, 六個, 十二個或二十四個影像. 產品及影像資料可結合印成目錄; 目錄有二欄式及三欄式. 目錄亦有 Word 的格式, 可在螢幕上直接瀏覽或電子郵寄給人.

產品資料以三種方式排列: 依貨號, 依類別, 依輸入日, 依其他編碼 (Other Code), 依條碼. 其他編碼為查詢鍵, 查詢速度很快, 可以善加利用: 如輸入零件 OEM 號碼.

一個產品若有多個供應商中或不同報價, 可選擇一個做為優先成本. 報價或採購時, 系統會先使用優先成本. 優先成本由 Supplier No., Terms 及 Port 共同組成.

假如產品有標準價格, 可以存檔以便在報價或製作銷貨確認書時使用. (客戶貨號檔亦有標準價格.)

產品貨號可由系統依流水號產生或自由輸入. 系統可列印 128B 條碼, 用於管理樣品及條碼報價. 產品標籤可利用本程式列印. 有些地區的 Invoice 須附 cost 或 weight breakdown, 本程式可以讓你輸入成本和重量比例表, 美國海關稅則以及 C.C.C. Code.

型號 (Model No.) 用來代表貨號; 不同貨號可共用同一型號. 譬如說, 包裝不同或價格不同的產品應用不同的貨號, 但為了方便或習慣, 可以使用同一型號.

產品品名分為二欄, 標準欄位放英文品名, 右側欄位放中文品名. 中文品名用於採購單. 如果不用中文, 可以空白, 或當做附註使用. 品名欄位不限長度.

供應商成本變動有歷史記錄. 如果不用, 可以取銷.

最後, 你可以設定成能新增和查詢但不能更改或刪除. 如此你能提供資料讓他人查詢, 而不必擔心資料遭更改或刪除.

01. 選單說明 (Menu)

File

• Print
  見工具列 說明.

Option

• By Item No.
• By Category
• By Entry Date
• By Other Code
• By Bar Code
  選擇查詢之順序. 以上五選一.
• Hide Supply
  選擇顯示或隱藏成本資料.
• Batch Supply Adjustment...
  
  可以整批調整指定廠商的報價.

Setting

• Font
  選擇列印字形, 大小不變.
• Label
  見以下產品標籤列印說明.
• Bar Code Label
  見以下條碼列印說明.
• Container Load...
  設定各種貨櫃的材數 (亦可用系統編碼 PROD-20, PROD-40, PROD-H40 預設).
• Show Active Suppliers Only
  只顯示 active 供應商之報價. Inactive 供應商之前有 x 的記號. 標準值為真, 可用系統編碼 PROD-GENRE 第 15 字設定.
• Show Active Supplies Only
  只顯示 active 報價. Inactive 報價在供應商之前有 - 的記號. 標準值為假, 可用系統編碼 PROD-GENRE 第 16 字設定.
• Key Lock
  對於 insert, update, delete 三個按鈕, 可以暫時設定成無效. 這樣可以避免在長時間做同一動作 (如新增) 時按錯按鈕.
• Use today as Entry Date for New Items
  新增時是否將輸入當日做為 entry date.

02. 工具列說明 (Toolbar)

	One-Image Page: 列印單張圖片及品名. 圖片約佔半頁大小, 貨號及品名在下方. Multi-Image Page: 選擇列印 6 張, 12 張或 24 張圖片, 含 Item No. 或 Image file name, 但不含品名. Product Catalog: 列印目錄 (影像及品名), 可印兩欄式, 三欄式.或四欄式目錄亦可輸出成 Word 格式. Bar Codes: 列印產品條碼 (128B); 可單印條碼及貨號, 或加印其他資料.
*	尋找產品項目須由此處開始, 可以依據貨號 (Item No.), 類別 (Category) 或其他編碼 (Other code) 來找尋所需項目. 詳細用法見下面如何尋找產品項目。
*	依指定之順序尋找第一筆產品項目。
*	尋找上一筆資料。
*	尋找下一筆資料。
*	尋找最後一筆資料。
*	新增一筆資料. 各欄位輸入資料後, 按此鍵存檔. 重複會有警告. 注意: 新增若錯按為修改, 則上一筆資料 (如果有的話) 會被改掉.
*	刪除一筆資料. 須先尋找出所需項目才能刪除; 未找到項目前圖案為灰色, 表示無作用.
*	修改資料. 找出所需項目, 修改相關欄位, 按此鍵修改.
*	剪下. 相同於由鍵盤按 Ctrl + X. 注意: 在對話盒中, 工具列無效, 須用鍵盤.
*	複製. 相同於由鍵盤按 Ctrl + C. 注意: 在對話盒中, 工具列無效, 須用鍵盤.
*	貼上. 相同於由鍵盤按 Ctrl + V. 注意: 在對話盒中, 工具列無效, 須用鍵盤.
*	找出產品項目後, 按鍵查看影像 (依已存檔之影像檔名尋找影像資料).
	新增供應商成本資料. 要修改舊價在螢幕下方舊價上點二下.
*	查詢供應廠商資料.
	依廠商編號, 廠商貨號或我方貨號查詢成本資料.
	列印產品吊牌.
	輸入產品之 C.C.C. Code, 美國進口稅則及 Cost/Weight Breakdown 明細.
	輸入驗貨應注意事項. 驗貨報告中, 此注意事項會自動填入, 供驗貨員參考. 長度 980 字 (或 490 個中文字).

有 *符號之按鍵在其他程式會重複出現, 在相關章節中可能不再說明.

03. 欄位說明

Item No.	16字, 文數字皆可, 大小寫有區別.
Representative No.	用於網頁, 做為貨號, 可以避免鄰近貨號重複出現在網頁.
Item name	短品名. 120 字.
Normal description	品名, 對客戶使用. 長度預設值為 2000 字, 可以隨時向上調整.
Alternative description	另名, 對供應廠商使用. 可用於銷貨確認書或訂貨單. 若品名可同時用於客戶和供應廠商, 另名位置可做任何註記用途.
Packaging	產品包裝. 用系統編碼 PACK01-PACK60 設定, 可用 60 個.
Image file	影像檔名. 須符合 8.3 格式, 即檔名 8 字, 加副檔名 3 字. 副檔名未指明, 當做 jpg 檔. 大多數的檔案格式 (如 gif, tif, pcx) 均可接受. 檔名之前可加資料夾, 形成如 dept1/image.jpg 格式; 據此可將檔案分開存於不同子資料夾. 總長度 30 字. 系統編碼 IMAGE-PATH 設定影像檔存放主資料夾.
Description class	標題品名. 用系統編碼 DESC01-90 建立品名的標題. 標題品名等於把品名分類, 查詢可更精確; 在特殊場合 (如網頁), 標題化的品名更為合適.
Category	產品類別, 於 System Maintenance 的 02 Categories 中建立, 最多 999 項. 實際存檔於 System Codes, 格式為 CATxxx, xxx 由 000 至 999. CAT000 應保留為空白. 在下拉表列時, 有二種格式: 一為 code + category, 一為 category. 前者依 code 排序, 後者依 category排序. 對於類別少的, 第一種用法可能較有效率, 也可能較不會錯誤. 要設為第二種格式, 把系統編碼 SYSTEM-GENRE 第 15 個字由 0 改為 1. 查詢時, 可以 category 為索引鍵. 報價單有一種格式, 依照類別歸類. 右側欄位為子類 (subcategory) 及子子類 (subsubcategory), 目前用於 ET6.1 Web 產品網頁. 各欄位共/混用 1000 個類別. 三個欄位的寬度可以調整, 見系統編碼 ET111-CATEGORY-POS.
Color	見系統編碼 COLOR01-COLOR90. COLOR01 建議保留為空白.
Size	見系統編碼 SIZE01-SIZE30. SIZE01 建議保留為空白.
Product	實際產品大小及重量. 材數可能沒有用途.
Item	個別產品包裝資料. 長寬高指包裝盒之尺寸; 實際使用時之產品尺寸應敘述於品名內.
Inner	內箱之裝箱數量, 可以略過.
Outer	外箱 (master pack) 之裝箱數量. Outer unit 為重要單位. 報價及裝櫃數量均以此為單位. Cube 為外箱之材數, 以 cubic feet 為單位.
Pallet	墊板之裝箱資料.
	外箱之長寬高單位可為 foot 或 cm. 按 INCH 計算以英吋為長寬高單位之材數; 按 CM 計算以公分為長寬高單位之材數.
Entry date	項目初次建檔日期.
Update date	資料最近異動日期. Data export 使用此日期.
Reserved	正式說法為 product code, 將用於客戶統計, 長度 10 字. Category 在分類上應比 product code 精細.
Price	產品標準價格. 可用於報價單, 銷貨確認書.
Terms	Price terms.
Port	Terms port.
Margin adjustment	可按產品的競爭情況加減碼 (減碼用負的), 以 % 表示. (以前版本用此於自動報價, 目前版本已沒用到.)
Brand	品牌.
Model No.	型號, 可以重複. 若客戶使用同一號碼於二個貨號時, 用 Model No. 為客戶貨號, 於文件上亦指定顯示 Model No.
Other code	16 個文數字. 可做貨號之另一編碼, 如汽車零件業之 OEM 號碼, 目錄編號或樣品位置等. 有索引鍵設定, 利於快速查詢.
Supplier No.	優先考慮之供應廠商. 報價或訂貨時, 優先選用此供應商. 完整資料含其後之條款及港口.
Minimum quantity	最低訂購數量, 單位用 Outer Unit.
Lead time	交貨天數.
Stock class	Non-stock: 產品不經過倉庫, 由供應商直接至港口出交貨. Stock-in item: 產品須先交貨至倉庫, 再出口或轉送其他供應商加工. In-stock item: 產品已是庫存品. 訂貨時不經過 S/C.
Year	產品年度, 配合 brand, model no., 可用於汽機車零件.
Container	四種貨櫃的裝箱數量. 第二套為墊板裝箱時之裝櫃數量.
Supply =    supplier + cost	產品的供應商及成本. 同一供應商可報不同條款 (如港口) 之價格. 要查詢或更改價格, 雙點廠商. 供應商前面之符號意義為: * 表優先供應商, 只有一個; x 表 inactive 供應商; - 表 inactive 價格; 空白表一般有效報價.
Description extension	品名列印於文件時, 只印在 description 欄位之下. Extension 則會向右跨 quantity, price, amount, 到文件頁的右端.
Note	產品註記, 可用於查詢. 320 英文字.

04. 如何尋找產品項目

按工具列之 鍵, 進入以下對話盒:

若已知貨號, 直接在上方欄位輸入, 按 <Enter> 或 OK 鍵.

如果不確知貨號, 先查詢再選擇. 資料依 Item No., Category, Entry Date, Other Code 或 Bar Code (UPC) 排列. 選定Data Ordered by 後, 按 Next 鍵, 顯示約 50 筆現有產品資料. 在按一次 Next, 顯示另 50 筆. Next 往下找資料; Previous 往上找. 往上或往下找時, 若上方欄位有資料, 由資料點找起; 若欄位空白, 由已顯示之最後位置找起. 例如要找 A 字頭之貨號, 在上方欄位輸入 A, 再按 Next 鍵. 如果 50 筆之內沒有所要資料, 再按 Next. 所要資料若已顯示, 在其上點一下, 再點 OK 鍵, 或直接在其上點二下, 均可完成尋找之動作.

此外, 亦可利用 尋找首筆, 上一筆, 下一筆, 末筆之資料. 尋找時, 依照 Options | By Item No., By Category, By Other Code 設定之順序.

05. 產品資料之新增刪除更改

• 新增
  把資料輸入各欄位, 按 即可新增一筆資料. 若資料和其他貨號相近, 可先找出該貨號資料, 對貨號及必要欄位稍加修改, 再按存檔. 貨號不能重複. 貨號可以自行設定, 或按 由系統提供流水編號.

• 刪除
  先找出要刪除之貨號. 找出資料後, 按 會出現下面視窗:

  選擇是否連同相關產品成本資料或 產品組合資料一併刪除. 再按 "OK" 即可刪除產品之資料.

• 更改
  應先找出要改之貨號. 在找出資料並修改欄位內容後, 按 即可完成修改. 若碰到如下警示, 表示在你完成修改之前已有人捷足先登動過同筆資料了. 你可選擇重叫資料並加修改或看看就算了.

06. 查詢影像

要查看影像, 先找出產品項目, 如果 Image File 欄位有資料, 按 即可看到如下影像.若該欄位空白, 應先補上資料, 按修改鍵, 再按影像鍵. 顯示之影像可以放大縮小或 移動位置.

07. 供應商成本新增刪除更改

新增時, 按工具列中 叫出成本檔對話盒. 輸入資料, 按 Insert 鍵存檔. 亦可利用 "Copy Supply Data from Another Item", 將成本資料由舊 Item 抄到新的 Item. 備註欄不限制長度. 裝箱資料係針對此廠商而設; 在報價單中可以選用此裝箱資料, 而不用產品的裝箱資料.

產品由零件組合而成, 在建立部品組合資料後, 可利用 "Calculate Cost from BOM" 根據零件組合資料算出產品之組合成本. 修改時, 由螢幕下方成本欄選擇欲修改之成本, 點二次進入成本對話盒. 修改欄位資料後按 Update. 要刪除資料, 按 Delete. 輸入時如需 Supplier No. 資料, 可按 Supplier 鍵. 對於舊資料, 可按 Cost History查看廠商報價歷史. (註: 可經由系統編碼 'COSTLOG' 取銷 Cost History 之功能.)

Supplier No.	供應廠商號碼. 一個廠商可以提供多個報價, 只要 terms 或 port 不同.
Is active	此廠商是仍在運作.
First cost	供應廠商基本報價. 這個報價可能含稅, 也可能不含稅, 由底下 tax type 決定. 直接把廠商的數字記錄下來, 未來比較容易對照.
Conversion	採購有時需要換用其他單位, 如布料使用碼長, 但購買時須換成公斤. 有 conversion 時, 成本指的是 underlying unit 的價格. (這部份為保留項目, 目前未被使用.) Underlying unit: 最終單位. Factor: 單位換算比例.
Quote date	供應廠商最後報價日期. 重要更新時, 若日期未改為今日, 會有警示.
Brand	供應商的品牌.
Discount %	廠商折扣. 做 quotation 時, 計算的成本為 first cost - discount. Effective till 指折扣有效日期. 空白表不限期, 過期則無效.
Q'ty/cost	四組. 先數量, 後報價. 不必全打. 數量指一個價格的最低數量.
Tax rate %	如加值稅等稅率.
Tax refund rate %	退稅稅率.
Tax type	Exclusive: 廠商報價不含稅金.  Inclusive: 稅金包含在廠商報價中. 真實成本為不含稅金的報價 (淨報價) 加上稅金減去退稅後的金額.
Note	這個註記通常會出現在 supplier costs 的 list box 上, 有提醒效果. 長度不限.
Container load	四種貨櫃的裝貨量. 後段 (四個) 為使用墊板時之裝櫃量.
Priority supply	註明此成本是否為本產品之優先供應商價格. 一個產品只有一個優先供應商成本. 這裡勾選, 會移除他原先其他設定.
Cost History	顯示供應廠商報價歷史. 可經由系統編碼 COSTLOG 取銷 Cost History 之功能. ET112 Data Retrieval 有報表.
Get BOM Cost	產品由零件組合而成, 在建立部品組合資料後, 根據零件組合資料算出產品之組合成本. 成本更新後, 按 update 更新.
Copy Item Cost	由其他產品抄入成本.
Refresh Packing	使用產品的裝箱資料更新供應商裝箱資料.
Query Mail	發送郵件給供應商查詢最新價格.

09. 廠商成本資料查詢

按工具列中之 可查詢各廠商之成本記錄. 例子如下:

10. 產品標籤列印

通常假設 letter 或 A4 紙上有排列好之多張標籤. 修改此對話盒數字, 對目前列印有效, 但不會更改系統編碼設定. 若使用連續報表紙, 需設定特別印表機.

標籤大小設定後, 按 再選擇 Product Tags, 準備列印.

11. 產品成本/重量分解及美國進口稅則

按工具列上之 可以填入本產品的各種成本比例及其美國進口關稅稅則, 在出口文件中選印之 Cost Breakdown 會用到此資料. 在 Cost Breakdown 按鈕右方有 Weight Breakdown 按鈕; 按此鍵可以輸入產品材質重量比例. 在出口文件中, 可以選印 Weight Breakdown List.

註: Breakdown 資料可先輸入至 Excel 後, 批次匯入.

12. 影像及目錄列印

按工具列 可列印產品影像, 有多種形式可選擇:

One-Image Page: 每頁一個影像.
Multi-Image Page: 每頁六個影像, 十二個影像或二十四個影像.
Product Catalog: 產品及影像資料可結合印成目錄, 目錄有二欄式, 三欄式及四欄式. (這個功能在 ET112 有更好的介面, 應改用該程式. 本程式這個功能可能會移除.)

單一影像列印:

可以選擇印出正常品名, 中文品名或兩者都要. 就品名的內容而言, 可以選用短品. Show price 的價格為產品檔上的訂價. Show cost 時, 可以選擇只列印優先供應廠商一家價格, 或列印全部供應廠商價格.

多影像列印:

可以使用貨號或影像檔名, 不能混用, 每個項目以逗點隔開. 每頁可以列印 6, 12 或 24 張影像. 假如要同時印出信頭, 應指明公司. 如果想印的影像放在非標準位置 (一般為 f:\torus\et61\image), 在 Specify other image directory 打勾, 並在其下空格輸入影像存放資料夾. 你可以使用 Get Files 按鈕找出整個資料夾中 .jpg 的檔案. 使用時, 要先在 Choose One 選擇 Use image file names, 再用 other directory 指定資料夾, 最後按 Get Files. 如 other directory 空白, Get Files 會找出系統影像資料夾所有 JPEG 影像.

13. 條碼列印

在列印條碼標籤之前, 可能須先檢查設定的標籤紙大小及排列. 按選單 Setting/Barcode Label 進入下方之對話盒, 依需要修改. 數字可預設在系統編碼 BAR-LABEL. Top Margin 由印表機的可列印範圍上端算起. Label Width 表示一張標籤左緣至其右方標籤左緣之距離. Label spacing 為左右二張標籤中間要留白之寬度. Code height 為條碼的高度.

標籤大小設定後, 準備列印, 如下圖. 於 Item No. Range 輸入貨號範圍後, 按 Search 顯示其間貨號. 若有不想列印之項目, 點二下或點一下再按 Delete. 確定後, 按 OK 即可. 中間 Item No. 處可讓你輸入單一貨號.

標準條碼標籤包含條碼, 品名, 包裝, 供應商等說明. Bar code only 讓你只印條碼; Text only 只印文字; Both 則兩者都印. Beginning row/column 決定第一張標籤開始列印之位置; 你可能使用上次留下未印完之標籤紙, 其起頭位置並不在 1/1. 條碼列印時係就 Item No. 保留的十六個字全印 (含空白), 所以不管實際貨號多長, 印出之條碼寬度均一致. Trim Item No. space 讓你只印實際貨號, 條碼寬度會依貨號長短改變. 條碼顯示的價格標準為優先供應廠商之成本, 其次為第一家廠商之成本. Use product price 則改用產品檔上之價格, 顯示之日期為檔案最後更改之日期.

14. 單選產品資料列印

列印逐一選擇之產品資料.

15. 詢價電子郵件

16. Related Product Pictures

Add, Modify	Image file: 檔名最長 8 字, 前面可加子目錄, 全長不可超過 30 字. Sequence: 1-32767. 檔案以此次序排列.
Print All	連同產品原有影像, 一起印出, 每頁六張圖. (例子)

17. Document References

檔案應存放在系統編碼 DOCUMENT-PATH 指定資料夾.

18. Data Import

有些時候, 以批次方式將一堆資料一口氣匯入遠比逐一按格輸入有效. 某些程式 -- 如 Excel -- 在資料輸入效率上, 有其優勢. 若資料量大, 應考慮整合兩個系統, 以得到最大效益.

Excel source file	針對不同的目標, 有不同的範本供輸入資料, 以確定的資料格式讓整合順利進行. 輸入好資料的 Excel 工作表存檔後, 再於此指定.
Target data	目標資料.
Overwrite data...	若匯入資料和現有資料重複, 是否覆蓋.
Open Template	選好目的資料後, 按此開啟相對應的 Excel 範本, 便於輸入資料. 以下為 cost/weight breakdown 的例子: 依照欄位標題填入相關資料, 盡可能填滿所有格子. 如 ITEM_NO 欄, 雖然重複, 仍應全數填入. 輸入完成後, 按 Prepare Sheet 以確定文字格子格式正確, 接著存檔. 存檔位置和檔名將用於 Excel source file 欄位.

19. Filtered Search

第四節的尋找產品是以作業方便迅速為出發點的設計, 若要在眾多產品中尋找某些特定產品並不見得有效. 以間接資訊尋找產品, 往往需借助篩選功能. Filtered Search 使用較複雜的篩選, 可以由眾多產品資料中找出所要的項目.

(Enlarged image)

Item No., Category, ...	一個欄位名稱是固定的, 但位置 (或謂大小) 可用系統編碼 ET111-FILTER-SEARCH 另行設定.
Query	設定範圍及篩選條件:
Remove	可以移除選出項目, 不影響產品檔資料 -- 主要用於 Save to File 時項目調整.
Clear	清除所有選出項目. 進出 dialog box 時, 選出之產品項目不會消失, 會一直保留. 只有人為清除, 才會真正清除項目.
Save to File	將選出項目之貨號及品名, 以 CSV 格式存檔, 但副檔名使用 TXT 而非 CSV, 以保留全數字貨號起頭的 0 字 (如 00123). 存出之檔案, 可用於 quotation 的 import 功能.
OK	點選項目後按 OK 可看產品詳細資料. 再回到此 dialog box, 所有項目仍在, 點選位置也仍在.

20. Product Features

When promoting products using catalogs, data sheets, leaflets, Web pages, etc., you need more detailed and organized descriptions. Usually, you will categories a product with features and elaborate description of each feature, along with one or more pictures. Product Features is the place where you store such data. You can have as many features as you like for a single item. Currently, we do not have real use of such data. We welcome custom-made projects.

To add or modify a feature, you have: (the text are from Apple's Web)

21. Product Accessories

If a product has accompanying accessories, here is the place to store such data. Real applications are currently unavailable.

To add or modify, the dialog is like the following:

98. Upgrades

99. 系統編碼

以下資料謹供參考, 詳細及最新定義見系統編碼網頁.

Last modified: April 2014