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00. Overview出貨摘要 (shipment memo) 記載出貨相關資料, 以便產生各式出貨文件及管理報表, 如商業發票, 裝箱單, 產地證明, 出貨通知, 成本分析表等.
出貨摘要分成二個部份: 出貨主檔 (memo master) 和出貨明細 (memo items). 出貨主檔在第一畫面. 輸入欄位資料, 按 Insert 存檔後, 才可按 Edit Items 進入 items 畫面. Master 包含客戶, 結關日期, 船名, 嘜頭, 出口條款等資料; items 包含單項產品資料, 如貨號, 品名, 數量, 單價, 材數, 重量等.
文件名稱可以更改. 單價有三種, 品名也有三種.
出貨文件可以轉成 Microsoft Excel 格式, 適於修改及電子郵寄. 詳情見 ET613 出口文件預覽列印.
若系統編碼 INV-GENRE (第 49 字) 指定做客戶篩選, 則使用者只能查詢他有權限查詢之客戶的確認書. 這種查詢方式對權限較小的使用者, 可能會讓查詢速度變慢.
| Top Level | 2nd Level | 3rd Level | Explanations |
|---|---|---|---|
| Setting | Font | 無效用. | |
| Font for Marks | Shipping marks 欄位的字體. | ||
| Font for Extension | Description extensions 欄位的字體. | ||
| Edit Items | Disable S/C Shipping Dates & Record | 讓 S/C shipping dates 及 Record 欄位內容無法被修改. | |
| Show Image Thumbnail | 顯示產品影像. | ||
| Hide Normal Prices Hide 2nd Prices Hide 3rd Prices |
可用 ET61-ET611-NAY 內的設定, 隱藏這三個欄位, 讓没有必要看到價格的人看不到價格. | ||
| Include ETA While Updating Fields | 在 Shipment 欄位加上 ETA 的日期. | ||
| Calculate Total Amount | 退出 Edit Items 時, 自動計算 invoice 總金額. 此時資料尚未更新貯存; 若要更新, 按 Update. | ||
| Log Update Events | 若有 Update, 將更改日期記錄至 chinv.dat 檔. | ||
| Get S/C Terms | 按  延用 S/C 資料時, 同時帶入 shipment, payment, general description 和 remarks 資料. |
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找尋已有摘要主檔. 可依 Invoice No., Customer No. 或 Invoice Date 查詢. |
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選擇 S/C 及延用其資料, 如 customer no., customer order no., destination, L/C no., insurance, terms, shipping marks 等. 至於 shipment, payment, general description 和 remarks, 則須勾選 Setting -> Get S/C Terms 才會抓入. |
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剪下. (或由鍵盤控制 Ctrl + X) |
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複製. (或由鍵盤控制 Ctrl + C) |
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貼上. (或由鍵盤控制 Ctrl + V) |
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由基本欄位資料 (如 Per, From, To) 產生或更新條款欄位 (如 Shipment) 之文字. 若已於ET711 輸入客戶 L/C 之基本資料, 會更新 Payment 之條款內容. |
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清除所有欄位資料. |
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查詢 S/C 中的 shipping schedule. 此對話盒可保留在螢幕上; 亦即你可以一面查詢一面輸入主檔. |
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輸入特殊裝箱單資料. 特殊裝箱單讓你將一個產品裝到數個箱子, 如 knock-down 家具之情形. |
| Invoice No. | 最多 8 個字. 可自行輸入或按
 取得流水號. |
| Invoice Date | 發票日期, 亦為 on board 日期. |
| Customer No. | 即買主, 發票的抬頭. 按
查詢客戶資料時, 客戶名稱, 地址, carrier, forwarder, 以及
document contact, 均會擷取進來. Document contact 由 customer direct
contacts 中 application 60 決定. 另一個可能來源是以 Copy S/C
之方式抓取 S/C 主檔之資料. |
| Ship To | 收貨人代號. 若與客戶同則不填. |
| Customer P/O No. | 為客戶之訂單號碼, 可有可無. 每一項目均可有相同或不同之客戶訂單號碼. |
| Address | 包含客戶名稱及地址. 可以修改至符合要求. |
| S/C No. | 一張 invoice 可能包含多張 S/C, 這裡只是一個代表號碼. |
| Actual shipper | 真正 (背後) 的出貨人. 三角貿易時做為記錄, 供日後查詢或統計用. |
| Shipping staff | 經辦人員代號. 人員資料建於 System Maintenance -> Staff 中. |
| Dept. | 部門. |
| Carrier | 船公司之代號. 屬供應廠商編號. |
| Forwarder | 有 Forwarder 時填入其廠商編號. |
| S/O No. | 下貨單 (shipping order, 裝貨單) 之號碼. |
| Per | 應填船名及航次, 如 Ever Good v.7228068. |
| From | 出貨港 (port of loading). 可由下拉項目中選出, 或直接填寫. 下拉內容在系統編碼 PORTS 設定. |
| To | 目的地 (destination). |
| Via | 轉運港 (transshipment port). |
| ETD | Estimated time of departure, 開航日. |
| ETA | Estimated time of arrival, 到達日. |
| L/C No. | 信用狀號碼. 若有數張信用狀, 擇一填入, 不過事後要修改 Payment 中文字. 若不用信用狀付款, 空白即可. |
| Data input | 是否做過 invoice data input. Input 過的出貨摘要, items, 單價, 數量, 金額等已被封鎖, 無法新增, 更改或刪除, 只能查詢. 次要則欄位仍可更改. |
| Customs closing date | 結關日. |
| Closing port | 結關港口, 出貨條款中之港口, 如 FOB Taiwan 之 Taiwan. |
| Shipped | 表示案子已結. 一旦有 shipped 註記, 整張出貨摘要都不能更改, 只能查詢. |
| Customs broker | 報關行編號. 屬供應廠商編號. |
| Container yard | 貨櫃場名稱. 可由下拉項目中選出, 或直接填寫. 下拉內容在系統編碼 INV-CYARD 設定. |
| Delivery date | 廠商交貨至出口港之日期, 查詢用. |
| Document contact | 關於本文件, 客戶端的連絡人, 文件上的 attention party. |
| Short mark | 短嘜. 10 字. |
| Total pallet cube | 因墊板化增加的材數. |
| Total pallet weight | 因墊板化增加的重量. |
| Weight unit | Packing list 上重量單位, 如 Kg 或 Lb. |
| P/L dimensions | Packing list 材數顯示方式: 1. In cubic foot; 2. In CBM; 3. In L x W x H; 4. None. 此處和以下二者的選擇, 會決定裝箱單最右欄印出之格式. |
| Dimension unit | 外箱尺寸 (長寬高) 的單位, 如 inch 或 cm. |
| Append dimensions | 材數之下是否顯示長寬高. |
| Shipment | 出貨條款. 按  會根據上面 Per...from...to...via..及ETD Date
等欄位資料自動產生條款內容. 160 字. |
| Payment | 付款方式. 若ET811信用狀資料已輸入,
且有輸入上面 L/C No. 欄位, 按 可產生付款方式之文字. 160 字. |
| Insurance | 保險條款, 需自行輸入. 160 字. |
| Terms | 出口條款, 需自行輸入. |
| General Descriptions | 貨品通稱. 通稱印在發票及裝箱單所有貨品的品名之上. 限 650 字. |
| Remarks | 注意事項. 可用系統編碼 INV-REM 預設. |
| Shipping marks | |
| Additional charges | 有其他收費或退款, 可於此加上說明, 金額和幣別. 說明無長度限制, 且可多行. Total item amount 為所有 items 金額合計. Total invoice amount 為 total item amount + VAT + additional charges. |
| Private commissions | 給兩人. Pay to 填的是 contact no. Extra amount 為不能歸屬於 item 的佣金. |
| Delete |  |
| Copy S/C | 見 12. Copy S/C. |
| Edit Items | 編輯 item. |
| Packing | 包裝資料輸入. 見 30. Packing. |
| Containers | 貨櫃資料輸入. 見 31. Containers. |
| Suppliers | 供應廠商資料匯入及調整. 見 32. Suppliers. |
| Trucking | 貨運資料輸入. 見 33. Trucking. |
| Assign C/No. | 自動編列箱號. |
| Assign Container | 編列貨櫃號碼. |
| Update Product | 用 invoice
最新產品包裝資料更新產品檔的資料. |
| Other Fields | First page 放不下,
較次要的欄位: 見 11. Other Fields. |
| Integrity |
| Invoice Total | 幣別表示此張 Invoice 之代表幣別, 亦是應收帳款之幣別. 金額為以此貨幣表示之總金額. |
| Commission Rate (%) | 給付佣金之比率, 用於整張發票. 若各項目有不同比率, 可於出貨明細再輸入. |
| Amount | 佣金金額, 幣別同 Invoice Total. 佣金可由 Invoice 金額直接計算, 或由出貨明細各 item 逐一計算. 此佣金只做記錄用, 不會顯示在出口文件上. |
| Remarks | 附註. 列印 Invoice 時會印出. 可用系統編碼 INV-REM 預設, 字數不限. |
| Shipping Marks | 嘜頭. 用  選擇 S/C 時, 由該 S/C 客戶之嘜頭檔提供. 若用 Copy
S/C..., 則使用被 copy 之 S/C 之嘜頭. |
| Remarks for Packing List | 裝箱單之附註. 列印時可選擇印這個附註或標準附註. |
| Status - S/C | S/C 沖銷狀況: None 表示未沖銷, S/C data input done 表示已沖銷. 由系統顯示, 不要自行更改. |
| Status - P/O | P/O 沖銷狀況: None 表示未沖銷, Delivery data input done 表示已沖銷. 由系統顯示, 不要自行更改. |
| Status - Payment | 查詢付款狀況: None 表示未明, Ok 表示沒問題, L/C not received 表示 L/C 未收到, T/T not received 表示 T/T 未收到. |
| Comments | 做過記錄, 供查詢或提醒用. |
| Notify Party | 相關文件中之 Notify Party 代號. 完整資料建於客戶檔. |
| Country of Origin | 產地國. |
| Exchange Rate for Invoice Total Currency | 本發票所用之匯率. 幣別見 Invoice Total. |
| Case Closed | 內部記錄用. |
| Remarks for Internal Use | 附註. 此部分主要內部使用, 列印 ET612 Memo Summary 會印出, 不會列印在 Invoice 或 Packing List 上. |
由 S/C 抄入資料, 產生新的 invoice 或加入舊的 invoice. 必需先設好 invoice no. 是否新增, 程式會自行決定. 若抄錄多張 S/C, memo master 使用第一張資料, memo items 則全數加入. 抄錄完成, 不需再按 insert.
輸入這張 invoice 所有貨櫃資料. 在 Edit Items 中, container no. 欄位會有所有貨櫃號碼供選擇輸入. 所以, 最好先建 containers 表.
| Add | 輸入一個貨櫃的資料.  Container type 用系統編碼 CONTAINERxx 建立. |
| Modify | |
| Remove |
這裡記錄此次出貨所有供應廠商的資料. 基本資料由訂貨單擷取, 但數料可以更改, 所以能正確調整廠商出貨數字. 不管做為利潤分析或付款明細, 都是較以前精確自然的方法. (以後的 payable details 及 net profit reports 會改用這裡的資料.)
| Item No....Customer Item No.... | 此表為 invoice 的 items. 點選時, 下表出現的為該 item 的供應廠商及數量. |
| Initialize suppler data | 新增的 invoice 之 suppliers 資料是空白的. 建好 invoice 資料後, 按此鍵會抓入所有供應廠商資料. 這個動作只能做一次. 若單一 invoice item 出貨數量改變, 使用 Refresh an Item. 若 invoice items 有新增或減少, 使用 Refresh All Items. |
| Refresh an Item | 清除所選 invoice item 舊有相關供應廠商資料, 依新數量重建廠商資料. |
| Refresh All Items | 清除所有 invoice items 原有供應廠商資料, 依最新 items 的數量重建廠商資料. |
| Supplier...P/O No.... | 單一 invoice item 的供應廠商資料. 若供應商超過一個, 數量加總應該和 invoice item 數量相同. |
| Add | Invoice 有新增 items 且 initialize
已做過時, 按 Add 建立廠商資料. Add One: 只新增所選廠商. Add All: 新增表上所有廠商. |
| Modify | 更改數量. |
| View All |  總表. 可以 Item No., Supplier No., P/O No. 或 Part No. 重新排序. |
假如出貨用卡車, 且需要留下記錄, 可以在此輸入:
| Plate No....Trucking company... | 顯示這批貨用的卡車及運送資料. |
| Add |  Truck type: 用系統編碼 TRUCKxx 先建立. xx 在 01-30 範圍. Plate No.: 車牌號碼. Loaded packages: 只記錄貨運件數, 不記錄內容. Container No.: Containers (14 節) 輸入之貨櫃號碼可在下拉資料找到. Receiving place: 交貨地點. |
| Modify | 同上. |
這裡的資料中, 屬於主零件且為庫存貨者, 會被記錄至領料單 (pick list).
| Item No. | 產品貨號, 由 Get New 找到 S/C 欲出貨之資料. |
| Customer Item No. | 客戶貨號. 用 Get New 找到 Item 後, 即可自 S/C 抓出客戶貨號. 亦可自行輸入. |
| Descriptions | 產品之品名. |
| S/C No. | 銷貨確認書號碼, 若用 Get New 找出 S/C 欲出貨之 Item, 則系統會自動由 S/C 抓出此欄位資料. |
| Customer Order No. | 客戶訂單號碼. 若用 Get New 找出 S/C 欲出貨之 Item, 則系統會自動由 S/C 抓出此欄位資料. |
| Quantity | 即 S/C 中上未出完貨之數量. 此數量便是要出貨之數量.
若要出之數量小於未出完之數量, 則應將數量改為要出之數量.
按 Insert 或 Update 存檔時, 若數量有尾數不成整箱,
會有如下之視窗,
顯示原始數量, 尾箱數量, 調整後整箱數量和整箱數目.
按 Accept, 數量先換成 adjusted quantity, 箱數為 number of cartons. 按 Insert 存檔後, 緊接著數量會換成 Residual quantity, Outer 亦改為 Residual quantity, 箱數變為 1. 這個表示尾箱, 所以你可視需要調整材數和重量. 若按 Cancel, 你應自行修改數量或 Outer, 讓數量能成為整箱. 再按 Insert 存檔. |
| Price | 單價由 S/C 提供, 可以更改. |
| Cube | 表示每箱之才積數. |
| N.W. | 淨重, 重量單位由第一畫面之 Weight Unit 決定. |
| G.W. | 毛重. |
| C/No. | 箱號. |
| Packages | 箱數. 系統會根據出貨數量 (Quantity) 與外箱數量 (Outer) 自動算出箱數. 多個尾箱要併箱時, 選擇一個代表 Item, 在 Packages 處填 1, 並輸入此併箱之材數及重量等資料, 其餘 Items 之 Packages 均應填入 0, 包裝資料可以不填, 但數量要填. 列印裝箱單時, 要選擇依箱號排列. |
| Dimensions: L x W x H | 外箱尺寸. |
| 2nd Price | 若有 Under Value 之狀況, 可於此輸入第二種價格. 列印 Commercial Invoice 可加以選擇. |
| 3rd Price | 若有 Under Value 之狀況, 可於此輸入第三種價格. 列印 Commercial Invoice 可加以選擇. |
| Outer Pack | 每箱數量. 輸入 quantity 後, 系統會計算箱數 packages. 填入起始箱號, 系統會算出截止箱號. |
| P/O No. | 同一產品向多家採購時, 指定其中之一. 若此次出貨包含二家, 應分別建檔二次. 無事可空白. |
| Parts No. | 上面欄位有資料時才輸入. |
| Seq. No. | 項目排列順序號碼, 可自行改變. |
| S/C Ship. Date | S/C 之交貨日期. |
| Original Ship. Date | S/C 之原始交貨日期. 在任何狀況下均不可更動此日期. |
| Brand | 客戶商標. 由 S/C 之資料移轉. |
| Our P/O No. for Main Subcontractor |
此項目之採購訂貨單. 如有多項零件, 即為負責出貨之廠商所收到之訂貨單. 此訂貨單之廠商也是出貨通知之廠商. 系統會自行找出. |
| Container No. | 櫃號. |
| Model No. | 型號. |
| Use P/O delivery place for shipment notice |
是否使用 P/O 上之交貨地點為出貨通知之交貨地點. 通常是在 ET641 製作出貨通知時再行指定交貨地點. |
Buttons
| Get New... |  若為有 S/C 之出貨, 按此鍵從 S/C 抓取資料. |
| Get New II | 不指明 S/C, 將所有待出貨 items 顯示,
供選擇. 項目真的太多時, 速度會稍緩. |
| Insert | 新增的 item 放在原有 items 之後, 並未重排. 若要重排, 回到 Search, 選擇 data order. |
| Update | |
| Delete | Delete 後, 位置不明, previous 和 next 均失效. |
| More Desc... | 見第七節說明. |
| Import... |  |
| View Cube... |  |
| Commission... |  |
| Split... | 見第 22 節說明. |
| 在 Edit Items... 畫面, 按 More
Desc... 會開啟右邊視窗, 可輸入第二種及第三種品名, 亦可按 Copy
抄第一種品名至此再行修改. 確定品名內容後按 OK 結束此視窗, 回到
Edit Items... 畫面. 在 Edit Items... 畫面須按 Update 才會真正存檔. 列印時, 選擇品名方式請參考上方第 1 項選單之說明. |
 |
為了節省運費或其他原因, 一個產品可能須要分成零件裝箱. 組合家具就是一個例子.
當你按 Insert 存好一筆資料或用 Search 找到一筆資料後, 可以按 Packing 框右下方的 Split... 鍵, 進入 Split Packing 對話方塊.
一開始內容是空的, 表示尚未有 split 資料, 此時可按 Insert... 以便輸入分裝的敘述. 若要更改先前輸入過的分裝資料, 先選項目, 再按 Update.... Insert 和 Update 畫面相同如下:
點選工具列 可輸入Item的特殊包裝, 列印Packing文件時必須勾選 Use Special Packing List.
| Date | Version | Downloads | Actions & Explanations |
|---|---|---|---|
| 2010-1-27 | SP3 Secured | et611czp.exe, etconv.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et611zip.exe. | 下載安裝 etconvzp.exe 後, 開啟 etconv.exe, 執行 08. Memomas, 02. Memodet, 33. Splitpk. 本升級增加 SP4 所需欄位, 可完全用到 SP4 所有欄位. (必須先做 ET411 升級.) |
| 2009-3-13 | SP3 Secured | et611czp.exe, etconv.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et611zip.exe. | 下載安裝 etconvzp.exe 後, 開啟 etconv.exe, 執行 08. Memomas. (這個轉換並不新, 但試試看.) |
| Code | Field | Value | Explanation |
|---|---|---|---|
| CONTAINERxx | 3 | A string | 貨櫃種類, 如 20 呎櫃. xx 由 01 到 20. |
| FONT-DESC-EX | 3 5 |
Font for description extension field. | |
| INV-CYARD | 8 | Text block | Available container yards. |
| INV-FONT | 3 5 |
||
| INV-FONT-F | 3 5 |
Font for shipping mark field. | |
| INV-GENRE | 3 | String | 68. Activate approval process (N/Y) |
| INV-REM | 8 | Text block | Defines remarks. No default value. |
| STATUS-PAYMENT | 8 | Text block. Each status option in a line. |
Defines available payment status options. Default: None, OK, L/C not received, T/T not received. |
| TRUCKING-SEQNO | 7 | A number (0 up) | Serial No. for trucking. |
Last modified: March 2009
