ET611 Shipment Memo

Contents

00. Overview

Shipment Memo is the place to enter shipment-related data so that shipping documents and control reports -- such as commercial invoices, packing lists, shipment notices, invoice net profit analysis reports, etc. -- can be generated.

Shipment Memo data can be based on S/C data, or they can be based on product item data. S/C-based shipment data can be used to generated various analytical control reports, while product-based shipment data can only provide shipment statistical reports.

Most shipping document titles can be modified or customized. They can also be presented in Excel format. Refer to ET613 Document Viewing & Printing for details of output forms.

If the 49th character of system code INV-GENRE is set for customer filtering, users are permitted to only search for customer S/C's for which they have access permissions.

01. Menu

Top Level	2nd Level	3rd Level	Explanations
Setting	Font		Ineffective.
	Font for Marks		Font for shipping marks field. Only fixed-pitch fonts should be used.
	Font for Extension		Font for description extensions field.
	Edit Items	Disable S/C Shipping Dates & Record	To prevent contents of S/C shipping dates and Record from modification.
		Show Image Thumbnail	To show product image thumbnail following each item selection.
		Hide Normal Prices Hide 2nd Prices Hide 3rd Prices	可用 ET61-ET611-NAY 內的設定, 隱藏這三個欄位, 讓没有必要看到價格的人看不到價格.
	Include ETA While Updating Fields		To include ETA while generating the Shipment field.
	Calculate Total Amount		To automatically calculate invoice total amount after exiting Edit Items. To really update the amount data, pres Update.
	Log Update Events		若有 Update, 將更改日期記錄至 chinv.dat 檔.
	Get S/C Terms		按 延用 S/C 資料時, 同時帶入 shipment, payment, general description 和 remarks 資料.

02. Toolbar

	To search for invoice, using invoice no., customer no. or invoice date.
	Clicks to apply S/C data to fields such as customer no., customer order no., destination, L/C no., insurance, terms, shipping marks etc. To complete fields of shipment, payment, general description and remarks, check Setting -> Get S/C Terms before clicking this button.
	Generates text for terms fields (like Shipment). If customer L/C data are available (entered in ET711), content in Payment will be updated.
	Clears all fields or return fields to default settings.
	To look up S/C shipping schedule. The dialog box is modeless and can be kept along with the Start Window.
	For entering Special Packing List data. Special Packing List lets you split an item into different parts, which are in turn packed into their own packages. An example is the packing list for knock-down furniture.

10. Start Window

Invoice No.	最多 8 個字. 可自行輸入或按 取得流水號.
Invoice Date	發票日期, 亦為 on board 日期.
Customer No.	即買主, 發票的抬頭. 按 查詢客戶資料時, 客戶名稱, 地址, carrier, forwarder, 以及 document contact, 均會擷取進來. Document contact 由 customer direct contacts 中 application 60 決定. 另一個可能來源是以 Copy S/C 之方式抓取 S/C 主檔之資料.
Ship To	收貨人代號. 若與客戶同則不填.
Customer P/O No.	為客戶之訂單號碼, 可有可無. 每一項目均可有相同或不同之客戶訂單號碼.
Address	包含客戶名稱及地址. 可以修改至符合要求.
S/C No.	一張 invoice 可能包含多張 S/C, 這裡只是一個代表號碼.
Actual shipper	真正 (背後) 的出貨人. 三角貿易時做為記錄, 供日後查詢或統計用.
Shipping staff	經辦人員代號. 人員資料建於 System Maintenance -> Staff 中.
Dept.	部門.
Carrier	船公司之代號. 屬供應廠商編號.
Forwarder	有 Forwarder 時填入其廠商編號.
S/O No.	下貨單 (shipping order, 裝貨單) 之號碼.
Per	應填船名及航次, 如 Ever Good v.7228068.
From	出貨港 (port of loading). 可由下拉項目中選出, 或直接填寫. 下拉內容在系統編碼 PORTS 設定.
To	目的地 (destination).
Via	轉運港 (transshipment port).
ETD	Estimated time of departure, 開航日.
ETA	Estimated time of arrival, 到達日.
L/C No.	信用狀號碼. 若有數張信用狀, 擇一填入, 不過事後要修改 Payment 中文字. 若不用信用狀付款, 空白即可.
Data input	是否做過 invoice data input. Input 過的出貨摘要, items, 單價, 數量, 金額等已被封鎖, 無法新增, 更改或刪除, 只能查詢. 次要則欄位仍可更改.
Customs closing date	結關日.
Closing port	結關港口, 出貨條款中之港口, 如 FOB Taiwan 之 Taiwan.
Shipped	表示案子已結. 一旦有 shipped 註記, 整張出貨摘要都不能更改, 只能查詢.
Customs broker	報關行編號. 屬供應廠商編號.
Container yard	貨櫃場名稱. 可由下拉項目中選出, 或直接填寫. 下拉內容在系統編碼 INV-CYARD 設定.
Delivery date	廠商交貨至出口港之日期, 查詢用.
Document contact	關於本文件, 客戶端的連絡人, 文件上的 attention party.
Short mark	短嘜. 10 字.
Total pallet cube	因墊板化增加的材數.
Total pallet weight	因墊板化增加的重量.
Weight unit	Packing list 上重量單位, 如 Kg 或 Lb.
P/L dimensions	Packing list 材數顯示方式: 1. In cubic foot; 2. In CBM; 3. In L x W x H; 4. None. 此處和以下二者的選擇, 會決定裝箱單最右欄印出之格式.
Dimension unit	外箱尺寸 (長寬高) 的單位, 如 inch 或 cm.
Append dimensions	材數之下是否顯示長寬高.
Shipment	出貨條款. 按 會根據上面 Per...from...to...via..及ETD Date 等欄位資料自動產生條款內容. 160 字.
Payment	付款方式. 若ET811信用狀資料已輸入, 且有輸入上面 L/C No. 欄位, 按 可產生付款方式之文字. 160 字.
Insurance	保險條款, 需自行輸入. 160 字.
Terms	出口條款, 需自行輸入.
General Descriptions	貨品通稱. 通稱印在發票及裝箱單所有貨品的品名之上. 限 650 字.
Remarks	注意事項. 可用系統編碼 INV-REM 預設.
Shipping marks
Additional charges	有其他收費或退款, 可於此加上說明, 金額和幣別. 說明無長度限制, 且可多行. Total item amount 為所有 items 金額合計. Total invoice amount 為 total item amount + VAT + additional charges.
Private commissions	給兩人. Pay to 填的是 contact no. Extra amount 為不能歸屬於 item 的佣金.
Delete
Copy S/C	見 12. Copy S/C.
Edit Items	編輯 item.
Packing	包裝資料輸入. 見 30. Packing.
Containers	貨櫃資料輸入. 見 31. Containers.
Suppliers	供應廠商資料匯入及調整. 見 32. Suppliers.
Trucking	貨運資料輸入. 見 33. Trucking.
Assign C/No.	自動編列箱號.
Assign Container	編列貨櫃號碼.
Update Product	用 invoice 最新產品包裝資料更新產品檔的資料.
Other Fields	First page 放不下, 較次要的欄位: 見 11. Other Fields.
Integrity

11. Other Fields

Invoice Total	幣別表示此張 Invoice 之代表幣別, 亦是應收帳款之幣別. 金額為以此貨幣表示之總金額.
Commission Rate (%)	給付佣金之比率, 用於整張發票. 若各項目有不同比率, 可於出貨明細再輸入.
Amount	佣金金額, 幣別同 Invoice Total. 佣金可由 Invoice 金額直接計算, 或由出貨明細各 item 逐一計算. 此佣金只做記錄用, 不會顯示在出口文件上.
Remarks	附註. 列印 Invoice 時會印出. 可用系統編碼 INV-REM 預設, 字數不限.
Shipping Marks	嘜頭. 用 選擇 S/C 時, 由該 S/C 客戶之嘜頭檔提供. 若用 Copy S/C..., 則使用被 copy 之 S/C 之嘜頭.
Remarks for Packing List	裝箱單之附註. 列印時可選擇印這個附註或標準附註.
Status - S/C	S/C 沖銷狀況: None 表示未沖銷, S/C data input done 表示已沖銷. 由系統顯示, 不要自行更改.
Status - P/O	P/O 沖銷狀況: None 表示未沖銷, Delivery data input done 表示已沖銷. 由系統顯示, 不要自行更改.
Status - Payment	查詢付款狀況: None 表示未明, Ok 表示沒問題, L/C not received 表示 L/C 未收到, T/T not received 表示 T/T 未收到.
Comments	做過記錄, 供查詢或提醒用.
Notify Party	相關文件中之 Notify Party 代號. 完整資料建於客戶檔.
Country of Origin	產地國.
Exchange Rate for Invoice Total Currency	本發票所用之匯率. 幣別見 Invoice Total.
Case Closed	內部記錄用.
Remarks for Internal Use	附註. 此部分主要內部使用, 列印 ET612 Memo Summary 會印出, 不會列印在 Invoice 或 Packing List 上.

12. Copy S/C

由 S/C 抄入資料, 產生新的 invoice 或加入舊的 invoice. 必需先設好 invoice no.  是否新增, 程式會自行決定. 若抄錄多張 S/C, memo master 使用第一張資料, memo items 則全數加入. 抄錄完成, 不需再按 insert.

13. Packing

14. Containers

輸入這張 invoice 所有貨櫃資料. 在 Edit Items 中, container no. 欄位會有所有貨櫃號碼供選擇輸入. 所以, 最好先建 containers 表.

Add	輸入一個貨櫃的資料.  Container type 用系統編碼 CONTAINERxx 建立.
Modify
Remove

15. Suppliers

這裡記錄此次出貨所有供應廠商的資料. 基本資料由訂貨單擷取, 但數料可以更改, 所以能正確調整廠商出貨數字. 不管做為利潤分析或付款明細, 都是較以前精確自然的方法. (以後的 payable details 及 net profit reports 會改用這裡的資料.)

Item No....Customer Item No....	此表為 invoice 的 items. 點選時, 下表出現的為該 item 的供應廠商及數量.
Initialize suppler data	新增的 invoice 之 suppliers 資料是空白的. 建好 invoice 資料後, 按此鍵會抓入所有供應廠商資料. 這個動作只能做一次. 若單一 invoice item 出貨數量改變, 使用 Refresh an Item. 若 invoice items 有新增或減少, 使用 Refresh All Items.
Refresh an Item	清除所選 invoice item 舊有相關供應廠商資料, 依新數量重建廠商資料.
Refresh All Items	清除所有 invoice items 原有供應廠商資料, 依最新 items 的數量重建廠商資料.
Supplier...P/O No....	單一 invoice item 的供應廠商資料. 若供應商超過一個, 數量加總應該和 invoice item 數量相同.
Add	Invoice 有新增 items 且 initialize 已做過時, 按 Add 建立廠商資料. Add One: 只新增所選廠商. Add All: 新增表上所有廠商.
Modify	更改數量.
View All	總表. 可以 Item No., Supplier No., P/O No. 或 Part No. 重新排序.

16. Trucking

假如出貨用卡車, 且需要留下記錄, 可以在此輸入:

Plate No....Trucking company...	顯示這批貨用的卡車及運送資料.
Add	Truck type: 用系統編碼 TRUCKxx 先建立. xx 在 01-30 範圍. Plate No.: 車牌號碼. Loaded packages: 只記錄貨運件數, 不記錄內容. Container No.: Containers (14 節) 輸入之貨櫃號碼可在下拉資料找到. Receiving place: 交貨地點.
Modify	同上.

這裡的資料中, 屬於主零件且為庫存貨者, 會被記錄至領料單 (pick list).

20. Edit Items

Buttons

Get New...	若為有 S/C 之出貨, 按此鍵從 S/C 抓取資料.
Get New II	不指明 S/C, 將所有待出貨 items 顯示, 供選擇. 項目真的太多時, 速度會稍緩.
Insert	新增的 item 放在原有 items 之後, 並未重排. 若要重排, 回到 Search, 選擇 data order.
Update
Delete	Delete 後, 位置不明, previous 和 next 均失效.
More Desc...	見第七節說明.
Import...
View Cube...
Commission...
Split...	見第十節說明.

21. Three descriptions

在 Edit Items... 畫面, 按 More Desc... 會開啟右邊視窗, 可輸入第二種及第三種品名, 亦可按 Copy 抄第一種品名至此再行修改. 確定品名內容後按 OK 結束此視窗, 回到 Edit Items... 畫面. 在 Edit Items... 畫面須按 Update 才會真正存檔. 列印時, 選擇品名方式請參考上方第 1 項選單之說明.

22. Split Packing

為了節省運費或其他原因, 一個產品可能須要分成零件裝箱. 組合家具就是一個例子.

當你按 Insert 存好一筆資料或用 Search 找到一筆資料後, 可以按 Packing 框右下方的 Split... 鍵, 進入 Split Packing 對話方塊.

一開始內容是空的, 表示尚未有 split 資料, 此時可按 Insert... 以便輸入分裝的敘述. 若要更改先前輸入過的分裝資料, 先選項目, 再按 Update.... Insert 和 Update 畫面相同如下:

30. Special Packing List

點選工具列 可輸入Item的特殊包裝, 列印Packing文件時必須勾選 Use Special Packing List.

98. Upgrades

99. System Codes

Last modified: March 2009