ET613 出口文件預覽列印

0. 目錄

0. 總論
 1. 工具列說明
 2. 選單列說明
 3. 產生 Excel 格式文件
4. Commercial Invoice
5. Packing List
6. Palletized Packing List
7. Certificates
8. Shipping Advice
9. Breakdown List
10. 匯票列印設定
 11. 匯票列印

0. 總論

可預覽及列印商業發票、裝箱單、產地證明、客戶出貨通知等文件. 並可轉成Excel格式直接E-Mail出貨文件.

1. 工具列說明

	文件列印: Commercial Invoice. Packing List. Palletized Packing List. Certificates. Shipping Advice. Breakdown Lists. Draft...
	預覽文件.
	產生 Microsoft Excel 格式之商業發票, 海關發票, 裝箱單.

2. 選單列說明

Document Titles: 更改文件名稱
Signature
Don't Show Signature Block: 不要顯示簽名欄
Show Signature: 顯示簽名式
Show Authorized Signature:
Description
Show Normal Description (有三種品名可選)
Show 2nd Description
Show 3rd Description
Use Compact Format:
Show Wide Description:
Bold Shipping Marks: 以粗体列印嘜頭 (便於傳真)
Show Customer Order No.: 在文件右上方顯示單一的客戶訂單號碼
Append Customer No.: 在客戶名稱之後追印客戶號碼.
Hide -ditto-: 使用 ditto 嘜頭格式時, 不顯示 -ditto - 字眼.
Praft Printing Parameters: 列印跟單匯票.

3. 產生 Excel 格式文件

Excel 格式有四種文件 (Invoice, Packing List, Certificate, Advice), 分成以下畫面說明. Common 為所有文件共有的選項; 個別文件另有個別的選項.

	填入或查詢出 Invoice No., 選擇需要之文件. 所有文件會放在同一工作薄中, 每份文件放在一個工作表. Customs Invoice 為台灣海關報關時要求的發票格式. Flat format 目前沒有. 假如你已和 Internet 連線, Send mail 讓你直接把文件電子郵寄給客戶. 右側之地址自動產生, 你可以更改. Excel template file 為文件範本. 範本為文件的基本格式, 如字体或大小等設定. 這個範本由我們提供, 使用者可以修改範本, 但不能更改檔案名稱. 產生之 Excel 檔案若無重複, 以 Invoice No. 為名. 以這個例子而言, 產生的 Excel 檔名為 I971484.xls.
	共同的選擇條件在此畫面. Item No. to use 指定使用我方或客戶貨號 Item ordered by 指定項目排列之順序. Show customer/our item number 指在使用我方貨號時是否在品名之下列出客戶貨號; 或使用客戶貨號時是否在品名之下列出我方貨號. Show customer order number per item number: 在合併訂單出貨時, 會有多個客戶訂單號碼, 無法以單一號碼顯示. 此時可以在每個項目品名之下顯示客戶訂單號碼.
	Invoice 之選項在此畫面. Show general description 選擇顯示所有 items 之總品名. Combine quantity for same item numbers 選擇將尾箱和整箱之數量加總. 依箱號排列時無效. 有三種價格可選. 可將整張發票以其他單一幣別顯示, 單價會自動換算.
	關於 Packing List 之設定在此畫面選擇. Show general description: 同 Invoice 說明, 但兩者可不同. Use special packing list: 選擇列印特別裝箱單. Show remarks: Invoice 一定印 remarks, 但裝箱單可選擇印或不印. Show measurement: 包裝才數可用 Cubic Foot 或 CBM 表示, 此時若選擇 Append L x W x H, 在 Item No. 右側會顯示箱子尺寸.
	Document title: 可以改成任何文字. Certifying date: 若希望 certificate 的日期和 invoice 不同, 在此輸入所要日期. 空白表示使用 invoice 日期. Get Text: 依 Origin, Mail, Other 三種 certificates, 可選用不同的內容. 這些內容可用系統編碼 CER-ORIGIN, CER-MAIL, CER-OTHER 事先設定.
	關於Shipping advice 之設定在此畫面選擇. Text: 內容可用系統編碼ADV-TEXT事先設定. Documents&Copies: 出貨通知內容及份數, 可在系統編碼ADV-COPIES預設. P.S.:可在系統編碼ADV-PS預設.

這個程式須用到 Microsoft Excel 97; 你必須在每台工作站上安裝 Excel 或 Microsoft Office 97. 另外, 你還得在系統編碼中新增 EXCEL-PATH 記錄, Long Name 的標準值為 f:\torus\et60\excel. 詳見系統編碼表.

4. 商業發票(Commercial Invoice)

	預覽及列印 Invoice: Item number to use: 指定使用我方, 客戶貨號或型號. Item order by: 指定項目排列之順序.
	預覽及列印時的選項: Show customer order number: 顯示客戶的訂單號碼. Use Chinese format:可列印中文格式的出貨單. Show subtotals: 若以 Customer Order No., Category, Container No., S/C No. 或 Supplier No. 排序, 可選擇顯示小計.

5. 裝箱單(Packing List)

	預覽及列印Packing List: Item number to use: 指定使用我方, 客戶貨號或型號. Item order by: 指定項目排列之順序. Use ditto format(one shipping mark each item):列印每一Item的嘜頭,可參考ET611 Ditto格式的說明.
	預覽及列印時的選項: Show remarks: 勾選此項所列出的是Remark for Packing List的內容. Use invoice remarks:可選擇列出Remarks所輸入的內容. Use special packing list:選印特殊包裝的Packing List. Show measurement: 包裝才數可用 Cubic Foot 或 CBM 表示, 此時若選擇 Append L x W x H, 在 Item No. 右側會顯示箱子尺寸.

6. 托板裝箱單(Palletized Packing List)

在ET611文件製作Edit Item時, 輸入Pallet No.可列印Palletized Packing List.

7. 證明文件(Certificates)

Document title可以改成其他文字. Get Text: 依 Origin, Mail, Other 三種 certificates, 可選用不同的內容. 這些內容可用系統編碼 CER-ORIGIN, CER-MAIL, CER-OTHER 事先設定.

Et613-c.gif (12649 bytes)

8. 出貨通知(Shipping Advice)

客戶的出貨通知, 內容及份數可在系統編碼ADV-COPIES預設.

Et613-sa.gif (12170 bytes)

9. 成本、重量分析表(Breakdown List)

在產品檔輸入產品之 C.C.C. Code, 美國進口稅則及 Cost/Weight Breakdown 明細, 此文件可根據輸入的資料列出分析表.

Show item numbers: 選擇採用我方或客戶貨號.
Document: 選擇列印成本或重量分析表.
Price for cost breakdown list: 成本分析的價格可選擇標準或第二,第三價格.

10. 匯票列印設定

押匯銀行匯票格式各不相同, 所以在列印之前, 要先依照使用之匯票的格式設定一些參數. 任何格式的匯票都可設定; 一種格式一種設定.

按 Setting menu 下之 Draft Printing Parameters...:

各種匯票均可設定. 不管是單頁或連續格式, 只要印表機能接受, 就可以設定. 每一種格式給予一個 draft type 編號. 一種格式可以使用四種字型 (按 1-4 按鈕或直接輸入); 字型包含大小, 字體和形態等變化, 可自由設定. 一張匯票由多個單元組成; 這些單元包括號碼, 開票日期, 信用狀號碼, 開狀行, 付款行, 金額等等. 每個單元都有一個相對應的 code designation. 一張匯票有多少個欄位, 就應設多少個單元. 單元 code 可以重複, 位置字型可以不同.

Up 和 Down 可以調整單元的上下位置, 不影響實際印出之結果. Print offset 用來調整全部單元 (整張匯票) 之位置. 不同印表機的左上角位置不同, 每次換用不同印表機時, 可用此二數字調整所有單元位置, 不必對個別單元調整.

每個單元由六個數字組成: Code, X, Y, Cx, Cy, Font No. X, Y 為單元左上角之位置 (由匯票左上角算起). Cx, Cy 為一個單元最大寬度和高度. Font No. 可以從 1 到 4. 要增加單元時, 按 Add 鍵:

Left 即 X.
Top 即 Y.
Width 即 Cx.
Height 即 Cy.

列印之資料若為單列, width 不必設.
若為多列, width 為最大寬度.

以下為可用的 codes 之定義和選用時之視窗:

Code	Description	說明
0	x mark	在指定位置印叉號 (x).
1	v mark	在指定位置印勾號 (v).
2	Our company name	我方公司名稱, 和 invoice 使用名稱相同.
10	Authorized signature	授權簽字名稱, 由系統編碼 INV-SIGN, INV-SIGN1,... 決定. 和 invoice 相同.
600	Full issue date	開票日期, 完整格式, 有四種選擇: (1) December 31, 2000; (2) 12/31/00; (3) 2000-12-31; (4) 12/31/2000. 匯票上若有二個以上完整日期單元, 只有選用一種格式.
610	Year of issue date	開票日期的年度, 有三種選擇: (1) 00 (西元 2000 的短式); (2) 2000 (西元年度); (3) 89 (中華民國年度).
612	Month of issue date	開票日期的月份.
614	Date of issue date	開票日期的日數.
900	Amount	阿拉伯數字金額, 如 134,567.00.
901	Amount with currency	阿拉伯數字金額加幣別, 如 US$134,567.00.
910	Amount in words, English	英文金額, 如 Four Thousand Five Hundred and Sixty-Seven Only.
911	Amount in words with currency, English	英文金額加幣別, 如 U. S. Dollars Four Thousand Five Hundred and Sixty-Seven Only.
912	Amount in words, Chinese	中文金額, 如肆仟伍佰陸拾柒元整.
914	Amount in Chinese digits, right-aligned	中文金額, 如**肆伍陸柒, 靠右對齊.
915	Ditto, but evenly spaced	同上, 但字與字距離由 Cx 決定, 適於套印.
916	Amount in Chinese digits w/decimals, right-aligned	中文金額, 如**肆伍陸柒零零, 含角分, 靠右對齊.
917	Ditto, but evenly spaced	同上, 但字與字距離由 Cx 決定, 適於套印.
1200	Draft No.	匯票號碼.
1202	At sight	即期或遠期兌現字眼. 預設值為 *****.
1204	L/C No.	信用狀號碼.
1210	Full L/C date	開狀日期, 完整格式. 格式和開票日期 600 相同.
1212	Year of L/C date	開狀日期年度.
1214	Month of L/C date	開狀日期月份.
1216	Date of L/C date	開狀日期日數.
1220	Issuing bank	開狀行.
1230	Paying bank	付款行, 即 drawn on party.

11. 匯票列印

匯票列印一次一張, 可以預覽. 匯票資料由 invoice 和 L/C 檔案讀取. 列印之前, 應指定 draft type, 讓電腦知道使用何種格式列印.

欄位	說明
Invoice No.	Invoice No. 跳離這個欄位時, invoice 資料會直接顯示. 若 invoice 上已有 L/C No. (理應如此), 信用狀資料會一併顯示.
Draft date	開票日期, 和 invoice date 相同, 但可以更改.
Draft No.	和 Invoice No. 相同, 但可以更改.
Amount	Invoice 總金額. 可以更改.
Currency	Invoice 總金額幣別, 可以更改.
At...sight	兌現期限文字, 如 120 days after, 或 *****.
L/C No.	Shipment memo 上之 L/C No.
Issuing date	開狀日期.
Issuing bank	開狀行.
Paying bank	付款行. 可使用多行.
Signing company	若不用橡皮章時, 可以印出我方公司名稱. 列印參數單元若未設定此項, 無效.
Authorized signature	簽字名稱.
Draft type	匯票格式.
Left offset	臨時可以更改左側空間.
Top offset	臨時可以更改上方空間.
Use default printer	若勾選, 則直接列印, 沒有選擇印表機機會. 可以節省時間.

印出之匯票樣子如下:

Last modified: August 2002