GL11 會計總帳

內容

0. 總論
1. 選單說明
2. 工具列說明
3. 密碼設定
4. 傳票製作
5. 過帳, 反過帳, 月結, 年結
6. 科目表
7. 傳票列印
8. 試算表
9. 損益表
10. 資產負債表
11. 日記帳
12. 總帳
13. 現金流量表
14. 零用金收支表
15. 五年銷貨比較圖表
16. 十二個月銷貨比較圖表
20. 系統編碼
21. 移轉舊版資料

0. 總論

會計總帳在傳票輸入時, 每張傳票均記載了製單者的代號. 沒有製單權限的人不能新增或修改傳票. 其次, 傳票須由有更高權限的人覆核或核准. 未經核准的傳票不能過帳. 覆核和核准的操作極為容易, 讓主管能輕鬆檢查傳票, 並核准之. 核准過的傳票只能由有核准權限的人修改.

傳票輸入時, 摘要欄可輸入的字數無限制. 過帳至總帳或日記帳時, 摘要亦無字數限制. 傳票在列印時會適當處理較長的摘要. 傳票的格式有半頁和全頁兩種, 樣子還算精緻 (見下圖).

GL4.0 使用科目號碼 (Account No.) 來控制及操件整個系統. 科目號碼為八位數, 第一個字為類別, 一到四為主要科目編號 (亦可為三碼), 五六兩位為子目, 七八兩位為細目. 假如不需要子細目, 使用四位數即可. 首次編列科目號碼時, 前後號碼間最好留些空位, 俾日後可以插入新的號碼.

第一個字的用法定義如下:

假如你會使用到部門, 先用系統編號設定部門號碼和名稱. 部門號碼兩位, 如 01. 在系統編碼 Code 欄輸入 DEPT01, 在 Long Name 欄輸入部門名稱. 最多可設定 30 個部門.

在系統編碼部份, 以下編碼應事先設定:

1. 選單說明 (Menu)　

File

• Voucher
  傳票新增, 更改, 刪除. 有權限設定.
• Posting
  傳票過帳, 過帳回復, 臨時過帳.
• Chart of Accounts
  會計科目設定, 科目名稱設定.
• Log Off
  若想重新設定權限或改變 User ID, 按此 menu item.

Setting

• Font
  設定列印報表之字型, 不能設大小.
• Search Limit
  設定一次查詢時最多筆數, 避免不小心讀出所有資料.
• Use Chinese Format
  所有報表皆以中文顯示.

2. 工具列說明 (Toolbar)

	傳票輸入.
	過帳. 包含過帳, 反過帳, 月結, 年結.
	科目表. 包含科目表及科目名稱.
	列印報表. 包含傳票, 試算表, 損益表, 資產負債表, 日記帳, 總帳, 資金流量表, 零用金.
	在螢幕上顯示報表. 包含傳票, 試算表, 損益表, 資產負債表, 日記帳, 總帳, 資金流量表, 零用金.
	尋找第一筆資料或顯示第一頁.
	尋找上一筆資料或顯示上一頁.
	尋找下一筆資料或顯示下一頁.
	尋找最後一筆資料或顯示最末頁.

3. 密碼設定

GL4.0 會檢查及記錄使用者之代號, 並依其權限限制其作業範圍. 在傳票製作和過帳作業之前, 使用者須先輸入自身代號和密碼, 才能操作. 其次, 使用者必須指定操作性質, 並依指定性質輸入密碼, 才可取得授權執行作業. 例如, 使用者代號為 0001, 想操作傳票輸入, 應依下圖輸入正確密碼:

授權性質如下而上, 依最高者來輸入密碼. 換句話說, 如果同時選了 To approve 和 To prepare, 你必須知道 To approve 的密碼. 不管是核准, 檢查或製單, 使用者代碼和日期均有記錄. 要更動傳票, 必須選取 To prepare, 單單 To approve 不行. 假如你想核准傳票和更動傳票, 而且你有 To approve 的密碼, 你應同時勾選 To approve 和 To prepare. 簡單講, 具有 To approve 權限的人可以做所有事情--假如他勾選所有權限的話. 具有 To check 的人可以做 To check 以下的事情. 依此類推.

設定密碼時, 使用以下 Code:

輸入過密碼後, 下一次再進入 Voucher 或 Posting, 不必再輸入一遍. 如果須要換權限, 利用 menu File | Log Off 取消權限, 可讓你能重新輸入密碼.

不同工作需要不同的權限, 如下表:

4. 傳票製作

此處作業只管傳票, 和明細分類帳無關. 我們建議使用 GL40 會計傳票切傳票. 

在密碼設定時, 至少要勾選 To prepare. 通過密碼,   即進入以下對話方塊:

各個按鈕和欄位說明如下:

	清除欄位.
	查詢傳票. 傳票依傳票號碼, 日期或流水號排列. 查詢時若改變排列順序, 以下各按鈕會依改變後之順序動作. (見以下說明一)
	讀取第一張傳票. 依最後使用之排列順序.
	讀取上一張傳票. 依最後使用之排列順序.
	讀取下一張傳票. 依最後使用之排列順序.
	讀取最後一張傳票. 依最後使用之排列順序.
	新增. 需有 To prepare 權限.
	刪除. 需有 To prepare 權限.
	更改. 需有 To prepare 權限.
	代表傳票是否以過帳. 已過帳之傳票無法更改或刪除.
	每張傳票有 12 個欄位, 可輸入 12 個分錄. 如果傳票之借貨合計不平, 此符號會自動產生. 單張傳票之借貨可以不平, 但過帳時所有傳票之借貸必須相等才行.
	藍色表已核准, 已檢查或已製單. 紅色表尚未處理. 中間文字表經辦人, 空白表示無經辦人. 紅色無經辦人為正常, 藍色無經辦人為異常. 未經核准的傳票不能過帳.
Voucher No.	傳票號碼, 最長 10 個字. 可按右側按鈕取得流水號. 流水號使用系統編號 GL-SEQNO 設定.
Sequence	新增時自動產生, 用來保持傳票輸入及過帳時之順序.
Account No.	科目號碼. 可直接輸入, 或使用右側按鈕查詢科目. (見以下說明二)
Description	摘要. 可連續輸入, 文字會自動換行; 亦可人為換行. 無字數限制.
Code	任何編碼. 列印日記帳或總帳時可用此過濾資料.
Approved by	核准註記. 按一次核准, 再按一次取消. 需有 To approve 權限.
Checked by	檢查註記. 按一次註記檢查, 再按一次取消. 需有 To check 權限.
Prepared by	製單註記. 按一次註記製單, 再按一次取消. 需有 To prepare 權限. 新增之傳票均已註記製單, 照理不須再做註記. 不過若想改變製單人員, 可用此按鈕.

• 說明一
  你可以依傳票號碼, 傳票日期或流水號找查詢傳票. 查詢順序一旦改變, 前後查詢亦會依據新的順序. 注意, 其他作業有可能改變傳票的順序.

• 說明二
  選擇 popup menu 之 Chart of Accounts..., 便可看到科目一覽表如下, 點選所需科目號碼即可:

5. 過帳, 反過帳, 月結, 年結

要過帳有幾個條件: (一) 傳票已經核准; (二) 傳票借貨合計要平; (三) 所有科目號碼均得存在. 如果你在輸入密碼處已指定 To approve 權限, 則不管傳票是否已經核准, 亦可過帳. 如果你想改變權限, 可利用 menu File | Log Off 取消原有密碼, 讓你能重新輸入密碼.

過帳時, 其他人不能使用總帳系統. 假如要過帳的傳票中有日期在上次過帳之前, 過帳照常進行, 但總帳上傳票日期會被調整為上次過帳最後日期.

過帳後, 若尚未做年結, 資料可以回復, 是謂反過帳. 反過帳時, 填入的日期必須在上一次年結日期之後. 一旦執行, 傳票會回復成未過帳狀態, 總帳和日記帳在該日期之後的資料會被刪除. 作業時畫面如下:

執行反過帳, 需有 To approve 或 To prepare 權限.

當你過完一個月的傳票後, 本月份的營業資料就可以結算出來. 在下個月開始之前, 你利用月結把營業資料歸零, 以便計算下個月份的營業結果. 假如不做月結, 這些資料會繼續累計. 若你三個月才做一次月結, 每期的資料即為一季的數字. (因此, 十二月份報表會變成十二季報表.) 月結時, 輸入次月開始日期即可. 已做過月結的日期不會被接受. 月結時, 需有 To approve 或 To prepare 權限.

會計年度終結, 最後一個月的傳票過完帳, 印出帳冊, 做完月結後, 可以執行年結. 畫面如下:

首先, 輸入下一個會計年度的開始日期. 其次, 你可以選擇是否保留過去的總帳和日記帳. 若選擇保留, 原資料繼續存在, 在新的日期則多一個上期結轉分錄. 若不保留, 原資料刪除, 每個科目的第一筆記錄仍為上期結轉分錄. 年結的效果是: 資產負債科目餘額保留, 銷售費用等科目歸零, 上年度損益加入科目 3999 為上期損益. 同一日期不能重複年結. GL4.0 保留五年的科目餘額, 供做比較報表. 年結時所需之權限為 To approve 或 To prepare.

6. 科目表 (Chart of Accounts)

按工具列 , 見到以下 popup menu

選擇科目表 (Chart of Accounts...), 到以下對話方塊:

要新增科目, 按 Add... 鍵, 進入以下對話方塊:

Account No. 為基本科目號碼加上子目和細目之號碼. 基本科目號碼應一樣長, 標準為四碼. 基本上, 子目二碼, 細目二碼, 但亦可調整, 只要整體一致即可.

更正時, 對話方塊相同. 此處 Account No. 為完整科目號碼 (含子目和細目).

建立科目號碼同時, Summary Account Names 一併建立. Summary Account Names 只是科目號碼和名稱的對照表, 其號碼甚至可以不必對應真實的會計科目. 例如, 1 不是實際的會計科目, 但可以代表所有 1 字頭的科目, 我們可以設定其名稱為總資產. 列印財務報表時, 我們可以選擇科目用多少位數字加總. 對於這種濃縮的科目 -- 如 102 -- 我們應設定對應的名稱.

選擇 Summary Account Names..., 進到以下對話方塊:

底下是一個可能的做法:

列印報表時, 你可以選擇印出 1010, 1011, 1012 等明細, 或印加總後的 101.

科目號碼 3999 前期損益為必要設定, 不得更改和刪除. 年結時, 本期損益結轉並加至此科目.

7. 傳票列印 (Voucher)

傳票列印分單張傳票列印及分錄合併列印兩種. 先講第一種.

由工具列點選列印或顯示資料, 再選傳票 | 傳票..., 進入以下對話方塊:

每張 Letter (或 A4) 的紙可選擇列印一張 (長式) 或兩張傳票 (短式). 假如你選用短式傳票而且使用雷射或噴墨印表機, 一定要選擇每頁兩張格式. 假如你選擇每頁一張, 通常表示要用長式傳票. 不過如你使用點矩陣印表機, 要注意印表機紙張長度設定: 若為 5.5", 則應勾選使用短式; 若為 11" 又點選使用短式, 則每張 letter 紙只印一半, 下半空白. (印表機的設定見 GL10 會計傳票說明.) 

傳票的順序可依號碼, 日期或流水號. 底下為顯示時的例子. 如果要中文, 記得勾選設定 | 使用中文格式.

欄位的寬度可以用系統編碼 LAYOUT-VOU 更改.

列印單張傳票適於存檔, 但可能有很多空白, 浪費紙張. 傳票分錄清冊只印分錄, 沒有格式, 可以節省空間:

8. 試算表 (Trial Balance)

試算表可列印各科目累計餘額. 此餘額為會計年度迄今所有已過帳傳票的分錄之借貸結果.

Report date 不影響結果, 但仍應反應實際過帳之情況. 例如, 現在是 5 月 6 日, 但傳票只過帳至 4 月 30 日, report date 最好填 000430.

會計科目最長為 8 碼, 基本為 4 碼. 假如你希望試算表更精簡, 你可以選擇 3 碼加總. 例如, 1010, 1012, 1014 為存款科目, 若你選擇 summation digit 為 3, 則試算表上會只出現 101 科目, 其金額為 1010, 1012, 1014 的和. 若有這種用法, 記得在 Account Name 建立 101 的名稱.

Show accounts with no balance 表示即使沒有餘額之科目亦應印出.

試算表有二種格式: 第一種列出科目, 借方和貨方餘額三個欄位; 第二種則多列出上月份餘額, 本月份借方和貸方之金額及分錄數目. 格式選擇由 show debit/credit amounts & entry counts for period 決定.

9. 損益表 (Income Statement)

由工具列選 menu item Financial Statements, 再選 Income Statement, 有三種損益表格式可選:

1. Income Statement
   
   此報表為累計至今 (year-to-date) 之損益. 有二種格式, 例子在此:
   
   
   
   
   Report date 應反應實際過帳日期. Show account details 在 summation digit 較小時才有用. 例如, 1010, 1012, 1014 均為存款, 若 summation digits 為 3, 則報表顯示之科目為 101. 若 show account details 被點選, 則在 101 之下會再列出 1010, 1012, 1014 之科目及金額.
   
   Show previous period 可列出上月份, 本月份及累計至今之損益表, 為第二種格式.

2. Income Statement, Any Period
   
   此作業可以列出任意一段期間之損益表. 這段期間不可跨越會計年度. 若你要選擇非本會計年度之期間, 必須在以前的年結作業時保留了以前的總帳資料.
   
   

3. Income Statement, 5-Year Comparison
   
   
   
   假如你有五年的資料, 你可以做五年的比較表. 這五年可以是過去四年加今年, 或過去五年. Report date 應輸入本會計年度開始日期. 如果你並未使用 GL4.0 做過年結, 但有過去資料可用, 可以利用 Utilities, 開啟 Account.dat, 將各科目之去年度餘額填在第 29 欄, 再前一年填在 30 欄, 再前前一年填在 31 欄, 直到 33 欄.

10. 資產負債表 (Balance Sheet)

由工具列選 menu item Financial Statements, 再選 Balance Sheet, 有三種格式可選:

1. Balance Sheet
   
   
   
   此報表為累計至今 (year-to-date) 之資產負債, 有三種格式. Report date 應反應實際過帳日期.

   格式	點選	說明	例子
   一		包含科目和目前餘額.
   二	Show previous period	包含科目, 前期餘額 (上次月結之數目), 目前餘額.
   三	Show previous period Show changes in period	包含科目, 前期餘額 (上次月結之數目), 目前餘額, 並在兩種餘額中插入期間異動之金額.

2. Balance Sheet, Any Date
   
   
   
   你可以選擇列印任意日期之資產負債表; 在 report date 打入此日期即可. 如果選定之日期不在本會計年度, 你必須在以前年結時保留該年度之總帳和日記帳資料.

3. Balance Sheet, 5-Year Comparison
   
   
   
   假如你有五年的資料, 你可以做五年的比較表. 這五年可以是過去四年加今年, 或過去五年. Report date 應輸入本會計年度開始日期. 如果你並未使用 GL4.0 做過年結, 但有過去資料可用, 可以利用 Utilities, 開啟 Account.dat, 將各科目之去年度餘額填在第 29 欄, 再前一年填在 30 欄, 再前前一年填在 31 欄, 直到 33 欄.

11. 日記帳 (Journal Register)

日記帳係依日期排列之分錄. 在 Date range 中若前者空白, 查詢由第一筆資料算起. 若後者空白, 則查詢到最後一筆資料或在碰到 Search Limit 時停止.

查詢時可用摘要或 Code 過濾資料. 過濾摘要時, 英文大小寫做相同解釋.

日記帳顯示或列印時, 查詢的筆數由 menu Setting | Search Limit 限定. 假如你須要一次查詢很多資料, 先行改變 Search Limit 之數目.

12. 總帳 (General Ledger)

總帳係依科目加日期排列. 列印時, 可以不同科目分頁, 或連續列印.

13. 現金流量表 (Cash Flow Statement)

14. 零用金收支表 (Cash Register)

零用金作業需要 To prepare 或更高的權限. 第一筆零用金用應為收入 (要點選 Receipt), 以手工輸入, 對應科目應為存款或相當的科目. 這筆數目在資產負債表會維持不變, 直到零用金科目結束.

進入畫面, 資料由最後一筆向上顯示, 一次只顯示 100 筆. (這個限制可以取消. 但假如你有成千上萬的收支明細, 每個動作都會花你很多時間.) 要記錄新的支出, 按 Add 鍵進入以下對話方塊, 填入資料後按 OK. Description 可容納 40 個英數字 (20 個中文).

更改時, 先選擇項目, 再按 Modify 鍵. 若所更改的為金額, 則該筆支出以下之餘額會不正確, 請再按 Refresh 校正所有餘額. 若須更動多筆金額, 應待全部更正後再按 Refresh.

做零用金撥補時, 按 Reimburse 鍵, 進入以下對話方塊:

零用金撥補作業會自動產生傳票. Reimbursement date 為撥補日期, 亦為傳票日期. Beginning Voucher No. 填入第一張傳票之號碼. 零用金依科目彙總時, 分錄數量可能超過一張傳票. 我們只要設定第一張傳票號碼即可. 如果空白, 表示傳票號碼依系統編碼 VOUCHER-NO 設定之流水號排列. Credit A/C No. 為撥補時貸方科目, 通常為存款. 假如系統編碼設有 GL-DEPOSIT, 科目會自行顯現. 撥補之後的記錄, 右側之 Closed 欄會變為 Yes, 從此不能更改.

Previous 和 Next 兩鍵讓你能依日期查詢任何時候的記錄.

顯示或列印收支表時, 直接指定日期範圍即可.

20. 系統編碼 (System Codes)

科目分類原則如總論所述, 實際分配則依下表在系統編碼中設定. 以表中設定為例, 我們把資產分成流動, 固定和其他資產三項, 賦予 100-139, 140-179, 180-199 三段數字, 把 1 字頭的科目用完. 你可以依據科目數量之需求, 設定所需之數字範圍. 例如, 流動資產可以設成 100-149-DR, 其他資產也可以不設定. 同理, 銷貨折讓也可以不設, 負債也不須設成三類. DR, CR 表科目之借方或貸方性質.

照此規則, 科目至少要三碼. 我們的建議是使用四碼為基本科目.

21. 移轉舊版資料

假如你是拓樸會計系統的使用者, 可以把舊系統上的資料移轉至新版上來. 除了零用金資料外, 所有資料都可移轉.

啟動檔案總管, 選到 f:\torus\gl40, 找到 glconv40.exe 並執行之:

確定舊資料存放位置 (Source directory) 後, 依序點選 Conversion jobs, 按 Convert 鍵. 移轉動作完成後, 按 Exit 跳離. 你的舊資料已經完全移到新系統中了.

Last modified: March 2001