Customer Data Entry

客戶是 Quotation, S/C, Invoice, Receivables, Sample Invoice 等作業的對象, 是最重要的檔案之一. 客戶資料可設成無效; 雖然存在, 但不能做 quotation 或 S/C. 列印名單時亦可隔開. 客戶資料可以設安全等級, 某些資料只有某些使用者才能看到用到.

Option: (選擇資料的排列順序; 前後尋找時以此順序顯示資料.)
By Customer No.
By Customer Name
By Entry Date
By Update Date

按

開始查詢. 查詢客戶可使用客戶號碼, 客戶名稱, 建檔日期或更新日期. 使用者只能查詢有權限之資料.

Index	一個客戶可以有多種嘜頭, 用 index 來區分. 如果只有一種, 空白即可. 要查此客戶有多少種嘜頭, 按 Search 鍵, 對話盒如下圖. Index 可容納 2 個字.
Company No.	跟此客戶往來之我方公司 (假如你有一個以上公司名稱的話).
Payment	和客戶往來的付款條件.
Destination	客戶貨物目的地.
Shipping Marks	一種嘜頭. 第二種嘜頭應置於另一個 index 項下. 嘜頭長度不限; 輸入時要按 <Enter> 才會換行. 一行長度不要超出 A4 紙張寬度. 上下二種嘜頭之間可輸入 page (小寫), 做為分頁位置. 嘜頭能畫出幾何圖形, 用法是在一段嘜頭之前輸入一行控制指令: <<x1,y1,cx1,cy1,a1;x2,y2,cx2,cy2,a2;…>> x1, y1 為圖形左上角之橫軸及縱軸位置, cx1 表圖形寬, cy1 表圖形高. 均以 mm 為單位, 且須為整數. x1, y1 須為正值; cx1, cy1 可為負值, 表示相反方向. a1表圖形種類, 定義為: B=Bowl, C=Cry, D = Diamond, E = Ellipse, H=Happy, I = Inverse Triangle, M=Moon, S = Square/Rectangle, T = Triangle, L = Line, O=Image, 大小寫皆可. 分號用來隔開二個圖形. 所有圖形都由其外圍之最小長方型決定位置和大小. 在使用 page 分隔長嘜頭時, 新 page 上之圖形須另外設定. 例: <<0,0,32,13,T>> 表示在左上角位置畫一個底為 32 mm, 高為 13 mm 的三角形. 使用 O 影像時, 在 O 後面打上分號, 再加影像名稱, 如 O:LOGO.GIF 或 O:PIC.JPG. 更詳細的說明見 ET6.1 FAQ.
Document Title	選擇銷貨確認書的抬頭用 Sales Confirmation 或 Proforma Invoice.

假如你的電腦接有數據機, 在找出一個客戶後, 可以按

讓電腦替你撥電話. 你的話機要接在數據機的 phone 上, 接通前不必拿起來.

電腦根據圖上的號碼撥號. 接通對方後, 拿起聽筒, 按接通鍵, 即可開始通話. 通話記錄可利用 Windows 目錄區下之 dialer.exe 查.

你可以直接把客戶號碼打入 Customer No. 欄位, 按 Add 鍵, 或按查詢選擇客戶. 一個一個把要列印的客戶號碼存在左側的 Selected customers 欄中. 按 OK 即開始列印. 要印大量客戶資料, 請用 ET122 Customer Data Retrieval.

Mailing list 是大量發送電子郵件的名單. 我們可用客戶檔的資料產生名單, 也可用手工增加或刪除其中一部份. 做好一份名單後, 可以把它存成一個檔案, 以備日後重複使用. 在 ET211 Correspondence 中, 你可以使用 mailing list 功能把信件發送到名單上所有地址.

客戶在不同作業上可能有不同的連絡人, 所以在不同的文件上有需要顯示不同的人名或電話傳真號碼. 另外, 如果我們使用多個公司, 不同公司相對應的連絡人也可能不同. Direct contacts 讓你在客戶之下建立因應不同需要的連絡人資料.

例如你已建妥 application 70. receivable statement, company 1 的連絡人資料. 在列印 receivable statement 時, 碰上這個客戶, 此處設立的連絡人資料即會自動用上.

各式文件列印時, 幾乎都有眾多不同選項. 一起列印多家客戶或廠商文件時, 更會受制於只能採取一套選擇. 所以, 針對不同客戶的不同文件, 如能事前做好設定, 即使一次列印多家客戶文件, 亦可符合每家要求.

Date	Version	Downloads	Actions & Explanations
2010-4-13	SP4	et121czp.exe, crlimit.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et121zip.exe.	安裝下載檔案即可. 本次升級增加客戶授信額度.
2009-12-19	SP4	et121czp.exe, etconvzp.exe. (非繁體中文視窗使用者改下載 et121zip.exe.)	安裝 etconv.exe 後, 執行 2. Customer. 此次升級將 code 2 由 3 bytes 改為 5 bytes. 另增加 customer local time 在 toolbar 的按鈕.
2008-1-3	SP4	et121czp.exe, et122zip.exe. (非繁體中文視窗使用者改下載 et121zip.exe.)	下載安裝.

Date

Version

Downloads

Actions & Explanations

2010-4-13

SP4

et121czp.exe, crlimit.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et121zip.exe.

安裝下載檔案即可. 本次升級增加客戶授信額度.

2009-12-19

SP4

et121czp.exe, etconvzp.exe. (非繁體中文視窗使用者改下載 et121zip.exe.)

安裝 etconv.exe 後, 執行 2. Customer. 此次升級將 code 2 由 3 bytes 改為 5 bytes. 另增加 customer local time 在 toolbar 的按鈕.

2008-1-3

SP4

et121czp.exe, et122zip.exe. (非繁體中文視窗使用者改下載 et121zip.exe.)

下載安裝.

Code	Field	Value	Explanation
WORLD-TIME-ZONE	8	0=+8 Taipei (Self) 1E=-5 US+Canada Eastern 1C=-6 US+Canada Central 1M=-7 US+Canada Mountain 1P=-8 US+Canada Pacific .... 33=+1 France 44=0 UK 977=5:45 Nepal 98=+3:30 Iran	等號左側為國別代碼 (code2, 5 bytes), 右側為 UTC (Coordinated Universal Time) 時差 (UTC or GMT offset). 有些國家如美國使用多個時區, 在其國別代碼後加字母區隔. 詳見 ETMENU 章.

Code

Field

Value

Explanation

WORLD-TIME-ZONE

0=+8 Taipei (Self)
1E=-5 US+Canada Eastern
1C=-6 US+Canada Central
1M=-7 US+Canada Mountain
1P=-8 US+Canada Pacific
....
33=+1 France
44=0 UK
977=5:45 Nepal
98=+3:30 Iran

等號左側為國別代碼 (code2, 5 bytes), 右側為 UTC (Coordinated Universal Time) 時差 (UTC or GMT offset). 有些國家如美國使用多個時區, 在其國別代碼後加字母區隔. 詳見 ETMENU 章.

	清除所有欄位.
	輸入客戶嘜頭及其他資料, 同選單中之 Shipping Mark.
	如果你有數據機, 可按此鍵讓電腦撥電話給客戶 .
	列印逐一選擇之客戶資料.
	編輯 mailing list.
	設定各文件直接連絡人, 以顯示於各文件上.
	文件客戶別設定. (Not implemented yet)
	客戶時間:

Customer No.	客戶號碼, 5位數, 為第一個查詢鍵.
	顯示客戶影像. 影像檔案名稱為 Customer No. + .jpg, 如 00001.jpg.
Is active	註明資料是否仍有效. 列表時, 可以只顯示有效客戶.
Associate	若此客戶依附於另一客戶之下, 該客戶號碼. 統計或其他場合會用到.
Agent	若此客戶有 agent, agent 的 (客戶) 號碼.
Name	客戶之公司名稱, 40 個字, 為第二個查詢鍵.
Short name	客戶之簡稱, 10 個字. 很重要. 大部份報表都使用簡稱而不用全名以省空間.
Address	客戶地址, 140 個字, 可分行輸入.
ZIP code	郵遞區號.
License No.	商業執照號碼.
Web site	客戶網站.
Phone	電話. 每個號碼一行.
Fax	傳真. 每個號碼一行.
Contact	連絡人; 職稱直接連在後面, 如 Buyer John, President. 一個名字一行, 約 2-3 個, 用 Enter 隔開.
E-Mail	電子郵件地址, 如 sales@torus.com.tw. 每個號碼一行, 約可放 3-4 個, 用 Enter 隔開.
Code	有三個欄位, 分別可填入 1, 5, 5 個字. Code2 可輸入國別代碼, 國別統計表以此為依據. 國別代碼在 System Codes 設定, 格式為 COUNTRYxxx, xxx 即為國別代碼. 國別代碼選用電話國際碼是很好的做法.
Entry date	建檔日期.
Update date	系統自行產生, 為記錄最後更動日期.
Product	可註明客戶買賣之產品. 此欄位沒有大小的限制.
Note	備註. 可輸入關於此客戶任何事, 往後可依內容查詢資料. 無大小限制.
Carrier	客戶使用之船公司之供應商代號 (supplier no.). 約可輸入四個, 用 Enter 隔開.
Forwarder	客戶使用之承攬公司之供應商代號 (supplier no.). 約可輸入四個, 用 Enter 隔開.
Sales	我方業務代號.
Buyer	我方採購代號.
Inspector	我方驗貨人員代號.
Sales terms	客戶慣用之往來條件. Quotation 和 Sale Confirmation等作業會自動取用這些設定, 你可再加意改, 不會影響本檔所建之資料. Terms: 交易條款, 如 : FOB, C&F, CIF, FOBC 等. Currency: 交易幣別. Port: 上述條款之港口. Freight Rate: 運費費率, 性質由下面運輸方式決定. 幣別由相關作業決定. Insurance: 保險費率. Open commission: 佣金百分率. Margin: 我方對此客戶的利潤率. 運輸方式: (1) 海運 - 依才數每 CBM 算; (2) 海運 - 依重量每 1,000 kg 算; (3) 空運 - 依才數或重量每 kg 算 (1 才 = 4.05 kg); (4) 20 呎櫃整櫃; (5) 40 呎櫃整櫃; (6) 40 呎高櫃整櫃. Private commission (%): 非桌面上之佣金百分率. 有兩組. Pay to: 上述 commission 對象. 使用 Contact 檔號碼.
Payment terms	Days to pay: 出貨到付款之期間. for transactions before: 月結日期. 沒有就不要填. 31 表月底. Or due on: 月結後定期付款日. in next month(s): 定期付款延後月份. 沒有就不要填. Notify on: 每月發出付款通知日期. 註: 以上資料在 Invoice Data Input 會用來推算正確的 due dates. 舉例來說, 每月 25 日月結, 次月15 日付款, 則第二欄填 25, 第三欄填 15. 若條款為次次月 15 日付款, 則第四欄填 1.
Security level	資料權限安全等級. 除了等級 5 的人之外, 使用者無法查詢較自己安全等級高的資料, 但已另設權限者不受等級限制.
Owner	資料權限範圍. 若 owner 為群組, 只有成員能查詢這個記錄. 若 owner 為使用者, 只有自己才能查詢. 空白表示所有人都可查詢, 但 security level 仍要夠. 符合 security level 和 owner 兩者限制, 才看得到資料. 即使 security level 5 的人亦受 owner 限制.
Credit limit	授信額度. 分為三階, 視應用決定使用額度.

Mailing addresses	電子郵件地址清單, 約可容納 2000 個地址.
Search	由客戶檔抓取地址資料: 你可以設定不同條件過濾資料. 多次抓取的資料會合併一起. 如有重複, 用 Trim 清除. Match case 若未勾選, 則過濾條件大小寫都有效. Use contact extensions: 不使用客戶檔的 e-mail 資料, 而用客戶連絡人的資料. 後面三個欄位等同連絡人檔中的 codes, 用來過濾資料.
Open	讓你開啟先前存好的名單, 讓你看看, 增加或刪除一些地址.
Save As	供你將名單存成檔案. 存檔的名單格式為一般文字檔, 所以可以用 Correspondence 或 Windows Notepad 編輯. 有些時候直接在 Notepad 輸入地址是更有效率的作法.
Delete	刪除一個地址.
Clear	清除所有地址.
Trim	把重複的地址刪除. 這個動作會將資料從新排列.
Add	新增單一地址.
Use only first address in Search	只有第一個地址會被選用; 假如不勾, 所有地址都會被選用.
Use...CVS	將名單存成 Outlook Express 可以匯入的 CSV (comma-separated values) 格式. 至於如何匯入地址, 參考 ET6.1 FAQ.

Application	系統內定, 可選項目下拉後如右圖. 選一個適當的文件. 項目會隨著需要增加.
Company No.	使用這個 contact 的公司.
Attention	連絡人全名, 如 Mr. John Doe.
Title	職稱, 或部門.
E-mail	電子郵件地址, 如 jane.doe@import.com 或 john.doe@export.com.
Phone
Fax	002-1-100-200-3000

Application...Company
Add	相對於一個客戶, 我方每一個公司都有分別的設定定. Long name 如同系統編碼, 可以設 100 個字. 所有文件相關可設的定義見文件設定總表.
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