Quotation Master

Contents

00. Overview
01. Menu
02. Toolbar
10. Start Window
11. Update
12. Delete
13. Copy
14. Refresh
20. Edit Items
33. Edit Items - Import (Using Bar Code Readers)
34. Edit Items - Latest Quotes
40. Chain Store Quote Sheets
50. Sample Label Printing
98. Upgrades
99. System Codes

00. Overview

01. Menu

Query

Quotation Information (未建置).

Setting

Font: 選擇列印字形, 大小選擇無效.

Labels: 設定樣品標籤大小, 見以下樣品標籤列印說明.

Edit Items

	Recalculate Quote After Search: 查詢一個 item 後, 依當時匯率或其他條件重新計算價格.
	Activate Old Quote Alert: 若產品以前報過價, 會顯示提醒畫面.
	Use Customer Image: 擷取影像檔名, 至 Customer Item No. 擷取.
	Show Packing Line: 顯示裝箱文字於品名之下欄位.
	Use Customer Item No. in Search: 查詢報價項目時, 使用客戶貨號. 標準動作為使用我方貨號.
	Use Customer Item No. in Refresh: 產品資料變動時, 使用客戶貨號裝箱資料. 標準動作為使用產品檔裝箱資料.
	Always Keep Quote: 重新計算時, 維持報價, 重算利潤率. 標準動作為維持利潤率, 重算報價.
	Re-Calculate Margin During Refresh: 在 Refresh 時, 使用 product margin + customer margin 為所要利潤率.
	Add Product Margin Adjustment: 在報價時, 使用 product margin + customer margin 為所要利潤率.
	Show Image Thumbnail: 顯示產品縮圖.
	Add Private Commissions to Quote: 計算報價時, 除了一般名目 margin 外, 另加入 private commissions. 若未勾選, 新增報價單做客戶查詢時, private commission rates 不管原先有無, 均改為零. 尋找舊報價單時亦然. 但若在 Edit Items 中輸入了 commission rates 或 amounts, 計算時均會計入. (這是為了保持資料一致性.)
	Hide Prices: 隱藏 quote 欄位.
	Hide Supplier Costs: 隱藏供應商及成本 list box.
	Remove Password Style in Import M. Field: 輸入 margin 時, 不必用 * 號取代數字.

Description

	Use Alternative Description: 報價 Get New 時, 使用產品或客戶貨號的 alternative description 為品名.
	Append Alternative Description: 在一般品名之下加上 alternative description.

Packing

	Use CBM for Cube: 材數改用 CBM 顯示. 標準動作使用 cu. ft.
	Show Master Pack Unit: 顯示出外箱之單位.
	Use Our Packing: 使用產品檔裝箱資料.
	Use Customer Packing: 使用客戶貨號裝箱資料.
	Use Supplier Packing: 使用供應商裝箱資料.

Use 2nd Exchange Rates: 在用得上匯率時, 使用第二套匯率. (第一套為 daily rates; 第二套為 normal rates, 是額定匯率. 使用何者, 看公司規定.)

Use Customer Data Only: 需要顯示或用到 supplies (supplier costs) 時, 可以選擇使用 customer item no. 的廠商成本報價, 或 product 的廠商成本報價.

Use Customer Remarks: 若已在系統編碼設定客戶注意事項, 即使用該設定. 見系統編碼 QUO-ccccc-n 及 QUO-ccccc.

02. Toolbar

	開啟舊的報價單資料.
	Sample Labels, 列印樣品標籤. 見下面樣品標籤列印說明.
	Store Quote Sheet, Excel 格式客戶報價單. 須另選購.
	製作新的報價單時, 可按此鍵抄錄以前報價單.
	針對本報價單可做的內部用註記. 1000 bytes.

10. Start Window

Quotation No	^{報價單號碼, 8 位數, 可以自行輸入或按} ^{自動產生.}
Revision Code	修改標記, 置於 Quotation No. 後, 如 "Q970001R1".
Date	報價日期.
Customer No	^{直接輸入或按} ^查詢.
^{Own company}	^{我方公司.}
Quote terms	報價條款.
Port	條款港口. (如 FOB Taiwan 的 Taiwan, 或 CIF New York 的 New York.)
Quote currency	報價幣別
Exchange rate	報價幣別之匯率.
Freight currency	運費使用之幣別.
Exchange rate	運費幣別之匯率. 若空運時, 幣別可能為 NT$, 匯率為 1.00.
THC currency	Terminal handling charge 使用幣別.
Exchange rate	上述幣別之匯率.
Payment	付款方式. 可在 System Codes 中設定, 不限行數, 代碼為 QUO-PAY.
Shipment	出貨方式. 可在 System Codes 中設定, 不限行數, 代碼為 QUO-SHIP.
Insurance	保險條款, 可在 System Codes 中設定, 代碼見各條款 "TERMxx".
Validity	有效期限. 可在 System Codes 中設定, 不限行數, 代碼為 QUO-VALID.
Packing	包裝方式. 可在 System Codes 中設定, 不限行數, 代碼為 QUO-PACK .
Remark	注意事項, 可在 System Codes 中設定, 代碼為 QUO-REM, 字數不限.
Response Date	客戶反應日期. 記錄用.
FOB Port	雙報價時, FOB 之出口港.
Sales	我方業務代號. (員工資料建檔見 System Maintenance.)
Attention	客戶連絡人.
E-mail address	連絡人之電子郵件地址.
Transport	運輸方式. 每個 item 可有不同選擇.
	新增一張報價單.
	更改報價單條款.
	刪除一張報價單. 選擇 OK 則本張報價單及其產品項目全部刪除. 刪除過程中, 貨號會顯示在中央位置. 選擇 Cancel 取消刪除的動作.
	關閉此檔案. 此時你不能更改任何資料; 要重新找尋報價單, 才可更改資料.
	從舊有報價單抄錄資料, 並成為一張新報價單. 詳細說明在底下.
	重新計算成本有變動之產品之報價. 每筆報價均存有報價當時之廠商及其成本之記錄. 成本如果後來有變, 可用本功能重新計算報價或保留報價但重算利潤率.
	新增, 更改或刪除報價單之產品項目.

11. Update

若只是更改 quotation master 資料, 直接按 OK 即可. 若更改內容和 items 有闗, 做適當選擇後, 再按 OK.

12. Delete

報價單刪除分為整張刪除和只刪除部份項目. 刪除整張報價單時, 找出要刪除之報價單, 按 Delete 鍵.

13. Copy

如果你想利用以前的報價單產生新的報價單, 使用 Copy. 在按 Copy 鈕之前, 應先設好報價單號碼及客戶資料等, 並用 Insert 存成新報價單.

Quotation No.	舊報價單號碼.
Item No....Customer Item No....Terms	上述報價單中所有項目. 可用以下刪除或保留, 選擇要抄用的項目.
Multiple selections allowed	不管是 delete 或 keep, 都可以選擇多個項目, 一次處理.
Delete	刪除.
Keep	保留.
Clear	刪除所有項目.

如果須要更改利潤率, 在按 OK 之前先按 Change Margins/Quotes, 換成以下畫面:

Change margins	Profit margin change (%) 指利潤率變動 (依據舊報價單已有利潤率), 可以正或負. 設定此數字, 系統會由舊報價單所載成本及新利潤率重算報價. 計算時利潤時, 依系統設定的 markup 方式, 可以用除的或用乘的.
Change quotes	Change quotes 表示優先更改報價, 再算利潤率. 更改方式可以選用百分比, 或直接加減單價.
Recalculate quotes...	Recalculate quotes 表示保留原利潤率, 但根據產品檔同一廠商最新成本重算報價. Use latest product descriptions 改用最新產品品名. Keep quotes 則改為保留原報價, 重算利潤率.
Change terms	是否同時更改報價條款.

14. Refresh

20. Edit Items

Item No.	我方貨號.
Customer Item No.	客戶貨號.
Item name
Description	品名. 由 Get New 取得品名時, 依 Setting menu 裡設定, 可能為產品檔品名, 或再加上另品名.
Packaging	產品包裝.
Packing	產品裝箱資訊. (下方 Inner Pack, Outer Pack 資料變動時連動.)
Transport	運輸方式.
Entry sequence	此 item 在此報價單之排列順序. 列印時可依此順序.
Bar code	產品條碼.
Category	產品類別.
Record No.	程式內用記錄流水號.
Commission (%)	佣金百分比.
THC rate	Terminal handling charge, 算法和 transportation 同, 有材數, 重量, 整櫃之區分, 空運不計. Cost + margin + THC 成為 FOB.
Fixed charge	每單位固定之額外收費, 不計入利潤計算, 置於正式 FOB 之後, 但仍列入標準報價 (即使也是 FOB) 之內. (例子: 適於運費固定之小東西.)
Insurance (%)	保險費率.
Outer pack	外包裝數量. 變更時, 報價會重算.
Model No.	產品型號, 可重號.
Freight rate	運費費率. 參考下面 transport 方式, 使用對應數字.
Outer cube	外箱才數. 變更時, 報價會重算.
Country of origin	產品產地. 由產品成本檔 Supply 提供. 可自行填入.
Transportation	運費計價方式. 和上面 freight rate 連用, 決定運費計算方式. 分七種: (1) By sea. Freight by cube (per CBM): 海運 - 依才數每 CBM 算. (2) By sea. Freight by weight (per tonne): 海運 - 依重量每 1,000 kg 算. (3) Air freight: 空運 - 依才數或重量每 kg 算 (1 才 = 4.05 kg). (4) Full container load. 20-footer: 20 呎櫃整櫃. (5) Full container load. 40-footer: 40 呎櫃整櫃. (6) Full container load. H40-footer: 40 呎高櫃整櫃. (7) Full container load. 45-footer: 45 呎櫃整櫃.
Terms	報價條款. 同一 item 可以報不同條款. 不同 items 可混用不同條款.
Port	報價港口.
Use supplier terms	勾選時, 則點選供應商時, 使用供應商條款報, 取代原條款.
Supplier No.	供應廠商號碼. 在螢幕下方有此產品所有供應商, 欲選用那家報價, 用滑鼠在其上點二下即可. 資料剛出現時, 使用優先供應商資料.
Cost	計算報價使用的最終成本, 可以更改. 游標離開時, 重新計算報價. 成本會因供應廠商之原始報價, 數量折讓, 特別折讓等而有所不同, 所以更改廠商或直接更改原始報價, 有效折讓, 報價數量, 均會重算成本. 要查細目, 按 cost breakdown.
Quantity	報價數量. 若需要多數量報價, 按 q'ty schedule 以輸入其他數量和報價.
Supplier quote	廠商原始報價. 如有稅負, 有含稅或未稅之分.
Margin (%)	我方之利潤率. 填入 Margin 後, 系統即算出報價.
Quote	計算出來的報價, 為 cost + margin + THC + private commissions + freight + insurance. 若直接填入金額, 則系統會倒算出利潤率.
Unit	此產品報價使用之單位, 通常與產品外包裝單位相同.
Q'ty-based quote	若廠商有數量折讓, 依 quantity 比較之報價. Cost breakdown 有詳細數字.
FOB Margin (%)	FOB 之利潤率. 和 margin 互相獨立.
FOB	FOB 價, 為 cost + margin + THC.
Effective discount	若廠商有特別折讓, 依報價數量和操作日期 (非報價單日期) 計算折讓率.
Private commissions	桌面下佣金, 針對兩人. Rate 和 amount 二個金額會相加. 在 Setting->Edit Items->Add Private Commissions 勾選時, 報價計算會包含私人佣金, rate 計算時以 FOB 報價為基準.
Suppliers...Quote...	此 item 之供應商及報價.
Internal note	針對此 item 的內部使用註記.

Buttons:

Get New

由產品檔或客戶貨號檔抓取資料.

Insert

選好項目, 修改報價相關欄位後, 按此鍵新增此項目至這張報價單.

Update

用 "Search" 找出欲修改之產品, 修改資料, 按此鍵更改存檔.

Delete

用 "Search" 找出欲刪除之產品, 按此鍵刪除.

Refresh

用 "Search" 找出欲更新之產品, 按此鍵使用最新產品及成本資料重算價格或利潤率. 利用 menu item Setting->Keep Quote During Item Refreshing 選擇重算利潤率.

Item No., Customer Item No.,...	由底下項目中選擇或直接輸入均可.
Our Item No....Customer Item No....	列出本報價單所有項目.
Retrieve data using	可用 our item no. 或 customer item no. 查詢排列.
Suppress automatic search	報價單內之項目若超過千個, 需要一些時間才能完成顯示. 勾選 suppress, 可在進入此畫面時免去等待, 讓你直接人工輸入貨號查詢.
Item count	本報價的 items 數目.

找尋前一筆產品資料.

找尋下一筆產品資料.

Other fields

Edit Items 擺不下的次要欄位.

Quote breakdown

顯示報價計算之細目.

Cost breakdown

顯示成本 (Cost) 之細目. 包含數量折讓價, 退稅, 及可用折讓. 需選擇廠商後才能看. Get New 後可看, Search 後需再選廠商才能看.

Q'ty schedule

Latest

此產品此客戶近來報價記錄查詢. 詳見 34 節.

Import

使用條碼閱讀器或條碼資料收集器抓取貨號, 或讀入預存檔案之貨號, 再逐一或全部自動報價.

Export cust. item

將報價 item 資料匯出至客戶貨號. 如已有資料, 則更改內容.

33. Edit Items - Import (Using Bar Code Readers)

貨號輸入一般是由 Get New 取得貨號, 再找出相關資料, 經計算價格後存檔. 本程式提供其他輸入方法, 適於在 show room 或展覽會場, 快速處理大量貨號之輸入和計價: 一為利用條碼閱讀器; 二為利用文字檔案.

假如你有條碼閱讀器或條碼資料收集器, 而且你展示的產品皆貼有條碼 (本系統產品資料輸入程式可印產品貨料條碼), 直接使用條碼輸入, 不用打字輸入, 結果可更快更準. 用條碼閱讀器時, 掃瞄樣品上的條碼, 貨號即會一行一行輸入在右方格中. 若使用條碼資料收集器, 可以攜帶收集器至樣品處掃瞄樣品條碼. 待所有樣品都掃瞄過, 將收集器連上電腦, 把貨號存成文字檔案, 再透過 open file 輸入右方格中.

假如你有一些固定的產品, 經常要報價給不同客戶, 你可以利用任何編輯程式, 把這些產品的貨號一行一個輸入存成一個檔案, 如 New1997.txt. 以後要報價時, 點選 Open File 找出該檔案, 所有檔案中之貨號會轉至右方之貨號表中. 你可使用 Auto Quote 快速報價, 或一次一個來.

Item No.

點選 list 中項目, 貨號即出現在此欄位. 按 process item 時處理此貨號, 結束時貨號由 list 刪除. 用此種方法, 一次只能處理一個貨號..

Entry (sequence)

輸入項目的序號, 可以用於排列項目順序.

Data source

若用條碼閱讀機, 要選擇使用 COM1 或 COM2 連線. 另外, 可以使用先前存好或打好的文字檔案, 直接開啟. ET111 和 ET112 匯出的名單包含短品名, 不是 port. 使用此等檔案, 在此要否定 ports included. 事情做到一半, 必須暫停, 可按 Save As, 把未報完之貨號存起來, 將來用 Open 叫回再繼續.

利潤率. 輸入時, 數字不會出現, 避免旁人看到. 由於可能輸入錯誤而不自知, 故要特別小心. 這裡還有一個機關: 在系統編碼 QUO-MDIV 中, 你可設定一個值, 譬如說 0.5. 此時, 若你在 M: 欄位輸入 8, 系統實際上以 8 / 0.5 = 16 做為利潤率. 這些作法是為了在有旁人在場的時候, 不希望他們知道你實際上使用的利潤率罷了. QUO-MDIV 的標準值為 1, 所以你若未做任何設定, 利潤率就在 Edit Items 畫面上的 Margin 欄位.

Keep item sequence numbers

讓 entry sequence 固定.

Process item

針對所選貨號, 做報價作業. 做完一個, 消失一個, 直至項目用完.

Auto quote

整個貨號群可以一次自動報價. 自動報價使用 Edit Items 畫面中之利潤率及條款. 若一個產品有多家供應廠商, 使用優先廠商之價格計算報價; 若無優先廠商, 使用編號較小之廠商價格. 按 Auto Quote 便會將所有貨號一次計算並存檔.

Delete

Clear

Get items from

可找出 quotation 或 sample invoice 的貨號來報價. 亦可從產品檔用 category 找出貨號.

COM port mode setting

使用條碼器材時, 須視器材所接位置, 選擇 COM1 或 COM2. 如有必要, 尚須按 COM Port Mode Setting... 鍵, 調整設定. 標準設定可先設於系統編碼 COM-MODE 中. 左邊為設定時之畫面.

34. Edit Items - Latest

Customer No.	可以變更客戶號碼, 再按 Search 鍵, 查詢報給其他客戶之價格. 若不指定客戶, 按 Search 會顯示所有客戶之最近報價.
Show customer instead of supplier	打勾將 supplier 資料改成 customer 資料, 便於在多客戶查詢時使用.
Date...Quo.No...Quote...	顯示最近 30 個報價.
Multi-Q'ty Details
Export to Edit Items	選擇一項舊資料 (供應商和成本) 報價.

40. Chain Store Quote Sheets

先選好報價單, 在按工具列 , 進入以下畫面:

et311-d1.gif (14185 bytes)

由 Store Name 選擇所要的格式, 按 OK 鍵即可產生客戶格式報價單. 這些報價單會存放在 Excel 97 上; 假如報價單號碼為 Q01234, Excel 檔名即為 Q01234.XLS.

Template File Name 為客戶報價單的格式樣本. 假如有特別設計的格式, 可以改變此名稱. 在使用本功能之前, 樣本上有些欄位應事先填妥. 關於各報價單樣本使用應注意事項, 請參考相關網頁:

Wal-Mart, K-Mart, Janco, J. C. Penney, Price Costco, Venture, May, AMC, Zellers, Loblaw, Torus, Torus II.

上述所有程式均為選購品, 只有 Torus Quote Sheet 及 Torus Quote Sheet II 為 ET6.0 標準程式, 為本公司自訂格式; II 會顯示美國海關稅則及抵岸價格, 適合於對美商報價. 本公司可以為客戶設計不在上列之格式.

50. Sample Label Printing

列印樣品標籤前請先至選單中 Setting -> Labels 進入下列對話盒選擇預先設定或重訂標籤規格. 預設規格有五種, 使用系統編碼 LABEL-SIZE 設定.

確定上列設定無誤後, 按選取 Print Sample Labels 進入下面對話盒, 系統會抓出此張報價單之 Item No. 若有不需列印之樣品標籤, 則用滑鼠點取 Item No., 再按 'Delete' 將之刪除. 確定資料無誤, 並選擇是否 Show Price, Show Terms, Use Customer Item No. 於 Copies Each Label 指定列印份數, Starting Label Position 設定起始列印位置. 再按 OK 即可.

98. Upgrades

Date	Version	Downloads	Actions & Explanations
2009-2-27	SP4	et311czp.exe, et312zip.exe, etconvzp.exe. 非繁體中文視窗使用者改下載 et311zip.exe.	安裝啟動 etconv.exe, 執行 07. Quote, 32. Quoterm.

99. 系統編碼

以下為主要系統編碼, 詳細定義見系統編碼說明.

Code	Fields	Values	Code Explanation
COM-MODE	3	A string	條碼閱讀器模式設定. 樣品條碼報價用. Default: COM2:9600,N,8,1.
ET313-ITEMS-MODELNO	3	A string	Customizes the original "Model No." label on Edit Items dialog box.
HTML-PATH			Folder to store HTML files for eMail function.
IMAGE-PATH-EXCEL	3	A string	Folder storing smaller images for Excel outputs.
LABEL-NAME	3	A string	Sample label, 1st name.
LABEL-SIZE	8	Text block	Sets of label sizes.
MSO-PATH	3	A string	Folder to store Excel files.
QUOMAS-AMT	3 5	A string An integer	Amount format. like "#,###,###.##". Decimal places.
QUOMAS-FONT	3 5	Font face name Character set	Printing font.
QUOMAS-GENRE	3	A string	10. Use markup in quote calculation (N/Y) 65. Use customer remarks (N/Y)
QUO-LABEL
QUOMAS-MDIV	4	A number	Margin divider. Default: 1.0.
QUOMAS-MULTIQTY			多數量報價單標準數量設定.
QUOMAS-PACKING
QUOMAS-PAYMENT
QUOMAS-PRICE	3 5	A string An integer	Price format, like "###,###.##". Decimal places.
QUOMAS-QTY	3 5	A string An integer
QUOMAS-REMARKS	8	Text block	Common remarks.
QUOMAS-SHIPMENT
QUOMAS-THC	2 4 6	2 digits A number A number	Currency code. THC (terminal handling charges) currency exchange rate. THC rate.
QUOMAS-VALIDITY

Last modified: July 2010