內容
00. 總論
01. 工具列
02. 欄位說明
04. 傳票輸入
05. 存款提款
10. 應收帳款
11. 應收帳款付款沖帳
12. 應收票據
13. 預付貨款
15. 預付費用
16. 代付款
17. 暫付款
20. 應付帳款
21. 應付帳款付款沖帳
22. 應付票據
23. 預收貨款
25. 應付費用
26. 代收款
27. 暫收款
30. 進貨
40. 待辦事項
41. 立沖帳
42. 批次核准及核對
43. 傳票附件檔案
45. 沖銷中心
50. 由 ET6.1 匯入應收帳款資料
51. 由 ET6.1 匯入應付帳款資料
55. 複製傳票
56. 借貸不平傳票
60. 支出申請單
61. 現金簿
62. 列印單張傳票
97. 加速鍵
98. 升級
99. 系統編碼
傳票輸入時, 每張傳票均記載了製單者的代號. 沒有製單權限的人不能新增或修改傳票. 其次, 傳票須由有更高權限的人覆核或核准. 未經核准的傳票不能過帳. 覆核和核准的操作極為容易, 讓主管能輕鬆檢查傳票, 並核准之. 核准過的傳票只能由有核准權限的人修改. 核准或核對可就單張傳票進行, 或批次執行. 未核准的傳票不能過帳.
輸入傳票時, 若相關會計科目有明細資料需輸入者, 相關的輸入畫面會自動出現. 例如, 在輸入應收帳款科目號碼 1020 或 10202 後, 應收帳款畫面自動出現. 目前相關明細帳有存款, 應收帳款, 應收票據, 預付貨款, 預付費用, 代付款, 暫付款, 應付帳款, 應付票據, 預收貨款, 應付費用, 代收款, 暫收款, 進貨等項.
若你使用到明細帳輸入畫面,
傳票摘要和金額會自動產生. 摘要可以再修改,
但金額最好再回相關畫面修改. 在你按下 
新增傳票之前, 明細資料可以任意修改或取消.
新增指令一下,
所有資料都存至各別檔案, 除了傳票本身外, 都無法在本程式修改.
要修改相關資料, 須使用其他個別程式.
單一傳票可以借貸不平. 過帳時所有傳票之借貸合計須平才可. 傳票借貸不平, 而且你設了警示, 會有警告訊息出現, 問你是否真要就此存檔.
所有明細帳科目, 均使用原始幣別, 同時按需要換算成本國幣別. 本幣金額只用於總帳傳票和財務報表; 明細帳都使用原幣.
所有須入帳的作業均在本程式進行. 零用金首次撥用由傳票輸入做一次, 其後之支出和撥補由零用金程式處理.
明細帳之外的科目, 若有沖銷必要, 在分錄輸入待辦日期或廠商號碼 (或待辦名稱), 這個分錄會被特別存起, 成為立沖帳或簡易的待辦事項. 在立沖帳或待辦事項的對話方塊中, 都可以查詢科目或廠商記錄, 並擷取使用於沖銷.
個別明細帳及跨明細帳沖銷作業在沖銷中心.
每張傳票可以註記附件檔案和說明. 列印傳票時, 這些附件會印在所有分錄之後.
敏感傳票可賦予較高查詢權限, 只讓特定人看到.
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查詢傳票.  傳票依傳票號碼, 日期或流水號排列. 查詢內容受權限節制, 使用者只能看到被授權看到的傳票. 如果使用者權限極小, 可能讀取半日仍無或只有少數資料. |
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讀取第一張傳票. 依最後使用之排列順序. |
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讀取上一張傳票. 依最後使用之排列順序. |
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讀取下一張傳票. 依最後使用之排列順序. |
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讀取最後一張傳票. 依最後使用之排列順序. |
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新增. 需有 To prepare 權限. |
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刪除. 需有 To prepare 權限. |
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更改. 需有 To prepare 權限. |
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清除欄位. |
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現金簿及零用金. |
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由出口貿易系統 (ET6.1) 匯入應收和應付資料. |
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支出申請單. |
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列印畫面傳票 (單張). |
各個按鈕和欄位說明如下. 某些欄位或按鈕有加速鍵可用, 見 97 節說明.
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代表傳票是否以過帳. 已過帳之傳票無法更改或刪除. |
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每張傳票有 12 個欄位, 可輸入 12 個分錄. 如果傳票之借貨合計不平, 此符號會自動產生. 單張傳票之借貨可以不平, 但過帳時所有傳票之借貸必須相等才行. |
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藍色表已核准, 已檢查或已製單. 紅色表尚未處理. 中間文字表經辦人, 空白表示無經辦人. 紅色無經辦人為正常, 藍色無經辦人為異常. 未經核准的傳票不能過帳. |
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重新叫出科目號碼相關之輸入畫面, 如應收帳款等. 在 Insert 傳票之前, 所有畫面內資料均可修改或取消. |
| 傳票號碼 | 最長 10 個字. 可按右側按鈕取得流水號. 流水號使用系統編號 GL-SEQNO 設定. 右側第二個按鈕有更多不同編號可用. |
| 電腦編號 | 新增時自動產生, 用來保持傳票輸入及過帳時之順序. |
| 科目號碼 | 可直接輸入, 或使用右側按鈕查詢科目. 跳至下一個欄位前, 程式會檢查科目是否存在. 若不存在, 無法跳離. 須改正或刪除, 才可進行下一步動作. 若科目存在, 則科目之名稱會顯示在下方狀態列之右側. (見以下說明二) |
| 摘要 | 可連續輸入, 文字會自動換行; 亦可人為換行. 無字數限制. |
| 編碼 | 任何編碼. 列印日記帳或總帳時可用此過濾資料. |
| 待辦日期 | 若這個分錄未來有沖銷或其他處理必要, 可將未來日期輸入, 將來再由待辦事項查詢此分錄. |
| 廠商/名稱 | 同樣的, 待辦事項可以指定公司號碼或任何名稱, 長度 10 個英數字 (或 5 個中文字). |
| 安全等級 | 傳票安全等級, 0-5. 使用者的安全等級若低於傳票安全等級, 無法查詢. 使用者安全等級若為 5, 不受限制可查詢任何傳票, 但仍受使用權限限制. |
| 擁有者 | 傳票擁有者若為群組, 其成員可以查詢, 但仍受安全等級限制. 擁有者若為個人, 只有同使用者可以查詢, 但仍受安全等級限制. |
| 合計 | 借方及貸方合計. 若不平, 右側出現不等符號. |
| 差額 | 借貸不平時之差額. |
| 核准 | 核准註記. 按一次核准, 再按一次取消. 需有核准權限. 核准之傳票不能更改刪除. |
| 核對 | 檢查註記. 按一次註記檢查, 再按一次取消. 需有核對權限. |
| 製單 | 製單註記. 用來更換製單人名. 需有製單權限. 新增之傳票均已註記製單, 照理不須再做註記. 不過若想改變製單人員, 可用此按鈕. |
| 廣告費 | 輸入科目號碼後, 科目名稱顯示在此狀態欄. |
傳票號碼可以自行輸入, 或按鍵由取得 (如下圖). 左側的鍵可產生最常態編號, 右側的鍵可以選擇產生其他六種編號 (一般為重複項目).
輸入會計科目後, 若所輸入的號碼為有明細的科目, 系統會跳出明細輸入畫面:
每張傳票可容納 12 個分錄. 科目可自行輸入或按鍵選出. 摘要長度沒限制, 一行或多行均可. 針對個別分錄, 可依需要在編碼欄位輸入相關資訊. 例如, 貸銷貨和借進貨時, 若在編碼欄位輸入 Invoice No., 則日後可依 Invoice No. 印出進銷明細.
每輸入完一個借或貸金額, 借方及貨方均會加總. 一張傳票的的借貸可以不平, 但過帳時所有傳票的借方總額和貸方總額一定要平. 在按新增之前, 各分錄明細均可利用科目欄左側之小按鈕叫出原輸入資料, 或修改或放棄. 在使用分錄明細的場合, 摘要會自動產生, 或依設定產生自訂內容. 你可以再加以修改.
按下新增, 除了傳票存檔外, 其他相關分錄明細亦同時存檔. 此時若要修改分錄明細, 須到各別程式處理. 存檔後, 傳票下方會依照你登入之權限, 將你的代號顯示在應有的位置.
此處所謂存提款指的是現金存款或匯入款入帳, 或者是活期存款之提款. 凡是有用到票據者, 不管是存或提, 應使用應收或應付票據. 輸入存款的科目後, 你可選擇存款或提款作業:
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| 帳戶編號 | 存款帳戶編號, 於存款票據單元設定. 幣別為帳戶之幣別. |
| 日期 | 存提款日期. |
| 原幣金額 | 存提款金額. |
| 匯率 | 使用之匯率. |
| 傳票金額 | 即本幣金額. |
| 存提款 | 存款或提款交易. |
| 文件號碼 | 相關文件號碼. 在存款異動明細表內, 票據顯示票據號碼, 存提款使用文件號碼. |
| 來往公司 | 往來公司號碼. |
| 交易編碼 | 任意字 (五個之內). |
| 暫勿增加或扣除... | 不要立即過帳至存款帳戶更新餘額. 資料存放在 Deposit 檔, 兌現或預估資料時依日期處理. 如果不勾選, 存款數目立刻更改. 對於支票存款帳戶, 應注意日期和時序. |
在傳票科目欄位輸入應收帳款科目 (如 1020, 亦可是子細目如 10204) 後, 游標移到下一個欄位之前, 應收帳款畫面會自動出現:
| 客戶號碼 | 應收帳款之對象, 即客戶. 若你輸入無法對照之資料, 將來報表會輸入什麼就印什麼, 不會有客戶名稱. |
| 日期 | 為今日日期, 應與傳票日期相同. |
| 原幣金額 | 應收帳款金額, 通常為正值. 但是若要沖銷, 可使用負值. |
| 幣別 | 原幣幣別. |
| 匯率 | 原幣匯率. |
| 本幣金額 | 傳票上借方金額, 為原幣金額換算後之金額. (負值時為貸方.) |
| 發票號碼 | 我方發票號碼, 一般為八碼, 但最多到十碼. |
| 其他文件號碼 | 其他文件號碼, 最多十碼. |
| 到期日 | 客戶應付款日, 即我方收款日. 若客戶檔有收款日期設定, 可使用右側 CALC 按鈕算出到期日. 客戶檔有兩個日期設定, 所以有兩個按鈕. |
| 是否收款 | 是否收帳. 未打勾者不會出現在應收帳款付款沖帳之清單. |
| 附註 | 任何文字, 暫無其他用途. 傳票號碼會自動出現. |
按確定回到傳票畫面. 如果想要更改, 按科目號碼欄位左側之小按鈕, 會回到本畫面. 若要清除應收帳款之輸入, 在本畫面按取消. 若要換成其他科目, 直接在科目號碼欄位輸入別的科目號碼. 所有輸入在傳票新增時才存到電腦; 一旦存入無法再改, 須至應收帳款程式做相關更正.
進入對話方塊後, 所有應收帳款會列出. 選擇項目沖銷前, 須先選定客戶及幣別. 可以一次選擇多個項目沖銷. 若某筆項目只要部分沖銷, 在選擇之前先勾選部份沖銷, 以便填入部分沖銷金額. 每筆應收帳款沖銷均產生一個沖銷傳票分錄, 並使用原帳款分錄之科目. 沖銷合計金額產生單獨傳票分錄. 置於最後一張傳票第一空欄. 借貨金額自動填入, 等待使用者輸入適當科目號碼.
| 客戶號碼 | 沖銷只針對單一客戶. 下拉格裡為所有相關客戶. 選擇一個客戶後, 畫面改為顯示該客戶應收項目. 若要顯示所有應收項目, 選擇最上方的 All. |
| 幣別 | 一次沖銷只能選用一種幣別. |
| 沖銷日期 | |
| 資料排列方式 | 為方便核對, 顯示項目可重新排列. 可選擇排列方式有: 公司號碼, 入帳日期, 到期日, 發票號碼, 傳票號碼. |
| 自動沖帳 | 若不想逐筆核銷,
可一次打入沖銷總金額, 自動依顯示順序沖銷.  |
| 部份沖銷 | 若某筆應收只想做部分沖銷, 勾選部份沖銷,
再選項目, 然後在以下對話方塊內輸入欲沖銷金額. |
| 性質 | 分收款, 銷貨退回, 銷貨折讓, 預收貨款抵用, 調整. |
| 原幣沖銷金額 | 外幣沖銷總額. |
| 匯率 | 目前沖銷幣別匯率. 每筆應收因日期不同, 匯率會不同. |
| 本幣沖銷金額 | 本幣沖銷總額. |
| 確定 | 未按確定鍵前, 只是準備. 按確定鍵後, 立即做應收帳款沖銷, 產生沖銷傳票分錄. 使用者必須在最後填入總沖銷金額之科目號碼, 並按新增, 貯存傳票. |
| * | 若有必要, 個別項目沖銷之分錄摘要內容可用系統編碼 GL-IMPORT-AR 設定. 總額分錄摘要內容可用 GL-DESC-SETTLEAR 設定. |
在傳票科目號碼欄位輸入應收帳款會計科目 (如 1030, 亦可是子細目如 10304) 後, 游標移到下一個欄位之前, 會進入應收票據畫面:
| 票據號碼 | 票據號碼及票據類別 (支票, 本票, 匯票). |
| 建檔日期 | 資料建檔日期, 應和傳票日期相同. |
| 開票日 | 票據開票日期. |
| 付款日 | 票據到期日. |
| 兌現日 | 實際可以兌現票據之日期. |
| 原幣金額 | 票據金額及幣別. |
| 匯率 | 原幣之匯率. |
| 本幣金額 | 換算成本幣之金額, 即傳票借方金額. |
| 收款人 | 票據抬頭. |
| 客戶號碼 | 客戶, 不一定是開票人. |
| 開票人 | 實際開票人, 不見得已建檔. |
| 付款行 | 付款銀行. |
| 帳號 | 票據帳號. |
| 是否兌現 | 到期是否兌現. 不兌現之票據不會列入票據兌現作業或資金估計表. |
| 附註 | 用途未定. 目前顯示傳票號碼. |
| 帳戶編號 | 票據若已託收, 託收的我方帳戶. |
| 託收日期 | 託收日期. |
即預付廠商貨款. 在科目號碼欄位輸入預付貨款會計科目 (如 1040, 亦可是子細目如 10404) 後, 進入明細畫面:
| 廠商號碼 | |
| 原幣金額 | |
| 匯率 | |
| 本幣金額 | |
| 訂貨單號碼 | 我方開給廠商之訂貨單號碼. |
| 其他文件 | |
| 到期日 | 預計實際支付款項日期. |
| 是否收款或付款 | 没有選項. |
| 附註 |
系統編碼若建有 GL-PREPAIDEXPENSE, 表示有預付費用明細帳. 借方表示預付費用, 貸方表示沖銷.
| 廠商號碼 | 可以查詢選用廠商號碼, 或直接輸入相關名稱, 長度 10 個英數字或 5 個中文字. |
| 原幣金額 | 原始金額. |
| 幣別 | 原幣幣別. |
| 匯率 | 原幣兌換本幣匯率. |
| 本幣金額 | 由原幣金額和匯率直接計算而來. |
| 文件號碼 | 長度 10 個英數字或 5 個中文字. |
| 其他文件 | 長度 10 個英數字或 5 個中文字. |
| 沖銷日期 | 預計需沖銷日期. |
| 附註 |
操作方法同應收帳款, 參考第 10 節應收帳款.
操作方法同應收帳款付款沖帳, 參考第 11 節應收帳款付款沖帳.
沖帳時傳票分錄摘要之內容可用系統編碼 GL-DESC-SETTLEAP 設定.
在 Account No. 欄位輸入應付帳款會計科目 (如 2020, 亦可是子細目如 20204) 後, 游標移到下一個欄位之前, 會進入應付票據畫面:
| Deposit No. | 我方的存款帳戶號碼. (每個戶頭一個號碼) |
| Entry date | 資料建檔日期, 應和傳票日期相同. |
| Note No. | 票據號碼及票據類別 (支票, 本票, 匯票). |
| Issue date | 票據開票日期, 理應和傳票日期相同. |
| Pay date | 票據到期日. |
| Cash date | 實際可以兌現之日期. |
| Amount | 票據金額. |
| Transfer deduction | 改成匯款時所扣費用. |
| Supplier No. | 供應廠商號碼, 不一定是票據收款人. |
| Drawee | 票據抬頭, 即收款人. |
| If to cash | 是否兌現. 不兌現之票據不會列入票據兌現作業或資金估計表. |
| Remarks | 用途未定. |
操作方法同預付貨款, 參考第 13 節預付貨款.
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系統編碼若建有 GL-ACCRUEDEXPENSE, 表示有應付費用明細帳. 貸方表示應付費用, 借方表示沖銷.
| 廠商號碼 | 可以查詢選用廠商號碼, 或直接輸入相關名稱, 長度 10 個英數字或 5 個中文字. |
| 原幣金額 | 原始金額. |
| 幣別 | 原幣幣別. |
| 匯率 | 原幣兌換本幣匯率. |
| 本幣金額 | 由原幣金額和匯率直接計算而來. |
| 文件號碼 | 長度 10 個英數字或 5 個中文字. |
| 其他文件 | 長度 10 個英數字或 5 個中文字. |
| 沖銷日期 | 預計需沖銷日期. |
| 是否付款 | 是否預備付款. |
| 附註 |
在 Account No. 欄位輸入進貨會計科目 (如 5000, 亦可是子細目如 50004) 後, 游標移到下一個欄位之前, 會進入庫存收貨進倉畫面:
| Item No. | 收貨產品貨號. |
| Date | 收貨日期, 應和傳票日期相同. |
| P/O No. | 訂貨單號碼. 可以按鈕查詢或直接輸入; 無訂貨單時直接輸入或空白. |
| Supplier No. | 供應廠商號碼. |
| Quantity | 收貨數量. |
| Unit | 單位. 和產品檔單位相同, 不能改變. |
| Unit cost | 進貨單價, 即成本. |
| Total cost | 總成本. |
| Ref. No. | 其他文件號碼. 一個可能是工令號碼. |
| Pending approval | 是否等待驗收. |
| Warehouse | 收貨倉庫. (設定詳庫存系統, 系統編碼為 WARE01-30.) |
| Location | 庫存位置. |
在輸入貨號後, 按 P/O No. 右側之按鈕, 若會計系統設定和 ET6.1 出口貿易相通, 則 ET6.1 的訂貨單資料會出現如下圖. 選擇適當的 P/O No. 按 OK 取得正確 P/O No.
以上為單一項目進貨之情況. 如果收貨為一次多項, 先把系統編碼 GL-GENRE 之第四位設定改為 Y. 在離開會計科目欄位時, 出現的畫面不同:
輸入 Supplier No. 後按 Get P/O Data 可取得 ET6.1 訂貨單 outstanding 資料. 直接選擇收貨項目, 可以多重選擇. 須部份收貨時, 先勾 Allow partial delivery 再選項目, 進入以下畫面輸入數量:
| 廠商 | 所有廠商或名稱均整理在此. All 顯示全部待辦事項; 若選擇其他, 只有指定廠商之待辦事項會顯示. |
| 資料排列方式 | 待辦事項可按廠商號碼, 待辦日期, 傳票號碼, 科目號碼排列. |
| 廠商...待辦日期... | 尚未處理之待辦事項. |
| 採用 | 選擇待辦事項後按採用, 事項內容會轉到傳票空白分錄欄位, 借貸相反擺置, 做為沖銷分錄. 採用後之待辦事項會立刻移除. |
| 移除 | 不需要之待辦事項可以直接刪除. |
沒有明細帳的科目, 若有沖銷的必要, 可在立帳時在分錄後輸入廠商和預計沖銷日期. 立沖帳資料可以隨時提供待沖銷或過去已沖銷的記錄, 除了參考之外, 亦可直接用來沖銷.
| 科目 | 分錄科目號碼. |
| 廠商 | 公司檔的廠商號碼或直接輸入之名稱. |
| 待辦日期 | 預計沖帳日期. |
| 傳票號碼 | 分錄所在傳票號碼. |
| 記錄號碼 | 電腦排列流水號. |
| 科目號碼...廠商 | |
| 資料擷取方式 | 資料可用五種方式查詢: 科目號碼 + 廠商, 科目號碼 + 預計沖銷日期, 廠商 + 預計沖銷日期, 預計沖銷日期 + 廠商, 傳票號碼. |
| 資料排列方式 | 顯示的資料可以依需要改變排列順序. |
| 只顯示未沖銷分錄 | 顯示的資料可以是所有資料, 或只是尚未沖銷的分錄. |
| 沖帳 | 選擇未沖銷的分錄後, 可以直接按此紐進行沖銷作業. 相關欄位的資料會直接轉入傳票欄位, 節省輸入, 減少錯誤. |
| 新增 | 基本上立沖帳不需人工新增. 不過如有必要, 可以補修. |
| 更改 | 同上. |
| 刪除 | 同上. |
| 向上 | 一次最多 30 筆. |
| 向下 | 一次最多 30 筆. |
除了使用權限外, 使用者要有核准或核對權限才能執行此功能. 有核准權限者, 只能核准; 有核對權限者只能核對.
| 傳票號碼... | 使用查詢找出要批次核准或核對的傳票. 第一分錄科目僅供參考. 核准及核對兩欄為傳票當前狀態. 只有符合核准或核對要求之傳票才會顯示. |
| 查詢 |  要核准須先有核准權限, 要核對須先有核對權限. 無權限者不能跨越權限 (check box 會灰掉, 無法選擇). 資料過濾中製單者用的是 staff no. |
| 核准 | 有核准權限者可以選擇是否要做核准動作. |
| 核對 | 有核對權限者可以選擇是否要做核對動作. |
| 資料排列方式 | 資料的順序, 改變時會重排. |
| 序號... | 只做排序用, 無其他用途. |
| 新增 |  檔案名稱: 檔名本身最長 8 字, 但前方可加資料夾名稱, 如 temp\123.doc. 總長度不得超過 30 字. 說明: 100 字. |
| 更改 | 同上. |
| 刪除 | |
| 開啟 | 點選的檔案可以開啟參考. |
所有需要沖銷的科目均彙集在一處, 便於做跨明細帳科目沖銷. 金額依原始借貸呈現.
| 應收帳款....代收款 | 目前有八種科目和沖銷有關, 上列為借項, 下列為貸項. 有勾選, 就併入顯示. |
| 公司 | 沖銷只能針對單一公司. |
| 幣別 | 沖銷只能針對單一幣別. |
| 沖銷日期 | |
| 資料排列方式 | 入帳日期, 公司號碼, 屬性, 文件號碼, 傳票號碼. |
| 原幣沖銷合計 | 沖銷總額分別依借方貸方顯示. 在最後一張傳票上, 只顯示借貸差額於借方或貸方. |
| 匯率 | |
| 本幣沖銷合計 | |
| 存檔 (Tab-Separated) | 將資料存成 tab-separated 檔案, 便於其他應用. 此檔案可用 Excel 做資料匯入. |
| 部分沖銷 | |
| 確定 | 未按確定鍵前, 只是準備. 按確定鍵後, 立即做應收帳款沖銷, 產生沖銷傳票分錄. 使用者必須在最後填入總沖銷金額之科目號碼, 並按新增, 貯存傳票. |
ET6.1 每一張 invoice 因幣別及加值稅, 可能產生一筆或多筆應收帳款. 使用匯入功能可以把資料由 ET6.1 轉至 GL4.1 的應收帳款及總帳傳票. 匯入資料前, 系統編碼 ET61-DATA 應先設定; 如有多套資料, 可到 Setting -> ET6.1 Folder 選擇 (見系統編碼 ET61-DATA) 或直接輸入資料夾位置, 並且確定在該資料夾有使用權限. ET6.1 的資料有兩個來源, 一是 invoice, 另一是應收帳款. 系統編碼 SYSTEM-GENRE 的第 10 個字決定來源. 資料只能匯入一次, 不會重複. 匯入作業分兩個畫面, 資料用來確定資料來源, 傳票用來確定傳票部份內容.
| 日期範圍 | ET6.1 invoices 的日期. 指定一個範圍. |
| 指定公司號碼 | ET6.1 資料若包含多家公司資料, 可以指定匯入單一公司資料. |
| 查詢 (Q) |  |
| 保留 (K) | List box 項目可以複選, 按保留可留下複選項目. |
| 刪除 (D) | List box 項目複選後, 按刪除可刪除複選之項目. |
| 清除 (C) | 清除 list box 中所有項目. |
| 在客戶號碼前加字 | 由 ET6.1 匯入客戶資料時若須加字, 應收帳款中之客戶號碼亦需相同處理. 此部份可用系統編碼 PREFIX-CUS 預設. |
| 營業稅分開分錄 | 在有加稅時, 另做一個應收帳款分錄 (在原有銷貨應收帳款之外). 兩筆應收可以有不同的收款或處理方法. |
| 使用之科目號碼 | 傳票上使用的科目號碼, 一定要輸入,
最好在以下系統編碼先建檔: GL-SALES GL-VAT-CR GL-AR |
| 傳票號碼使用 | 指定會計傳票之傳票流水號碼之來源. (系統編碼 VOUCHER-NO 或 VOUCHER-RT. |
匯入作業完成後, 會出現一個視窗, 顯示所產生的傳票. 如要細看某一傳票, 可以直接點選:
由 ET6.1 匯入資料至會計傳票時, 自動產生簡單分錄摘要. 如果需要自訂摘要, 可用系統編碼 GL-IMPORT-AR 設定. 可設定項目包含 invoice no., 客戶號碼, 客戶名稱, 原幣金額, 分錄類別, 順序不限, 可穿插空格, 括號, 逗點等任何字眼或符號. 例如, "1 (2 3) 4 5" 可能代表 "Inv#98024 (Cust#0349 Torus) US$35,000 銷貨".
ET6.1 和 GL4.1 的貨幣設定若是不同, 須利用系統編碼 CURR-ET61 設定對照表, 細節如下. 轉換不同幣別之金額時, 匯率使用 GL4.1 的設定.
| 欄位 | 例子 | 說明 |
|---|---|---|
| 8 | 06,01 01,06 ... |
ET6.1 的 $06 對應至 GL4.1 的 $01 ET6.1 的 $01 對應至 GL4.1 的 $06 ... |
操作方法與上節相同. 資料來源為收貨單或應付帳款, 使用系統編碼 SYSTEM-GENRE 第 11 個字設定. 上節的貨幣對應可共用.
由 ET6.1 匯入資料至會計傳票時, 自動產生簡單分錄摘要. 如果需要自訂摘要, 可用系統編碼 GL-IMPORT-AP 設定. 可設定項目包含 R/D no., 廠商號碼, 廠商名稱, invoice no., 發票日期, 客戶號碼, 客戶名稱, 結關日期, 原幣金額, 分錄類別, 順序不限, 可穿插空格, 括號, 逗點等任何字眼或符號.
假如你使用兩套或兩套以上資料, 便有可能希望把一套傳票資料抄至另一套, 以節省時間和力氣. 在工具列傳票處理選擇複製傳票:
按尋找鍵找出欲複製出去的傳票. 此鍵可重複使用, 以合併不同段落之傳票. 目標資料夾為另一套資料之位置. 這些位置可用系統編碼 GL-REPLICA 先行設定, 或臨時輸入. 以下為按尋找鍵後之畫面:
複製之傳票內容除了流水號碼外皆相同.
每張傳票雖可借貸不平, 但傳票過帳時, 必須所有傳票借方分錄合計和貸方分錄合計相同. 不管你是想先知道那些傳票借貸不平或是過帳時碰到借貸不平, 都可利用本功能查詢借貸不平之傳票. 在工具列傳票處理選擇借貸不平傳票:
指定日期範圍後按確定:
期間內借貸不平之傳票顯示在畫面. 若你選擇一張傳票再按尋找, 或點選二下, 這張傳票內容便會顯示在主畫面上, 供參考或更改. 在這個尋找動作之後, 上述畫面不會消失, 所以你可以繼續尋找其他借貸不平傳票, 直到按取銷鍵為止.
支出申請單是由申請人在 ET6.1 的 Expense Report Form 輸入, 由主管核准. 假如你在會計系統只有製單權力, 申請單須經核准才能付款. 假如你在會計系統有核准的權力, 可以支付未核准之申請單. 本作業由於須和 ET6.1 連線, 所以同匯入 ET6.1 資料一樣, 須設定系統編碼 ET61-DATA.
你可以用零用金支付申請單, 也可以用傳票科目支付. 用零用金支付時, 先進入現金簿, 再按新增:
按支出申請單鍵, 進入以下畫面:
選擇支付項目, 按確定. 如果申請單用外幣, 金額會自動換算成本幣. 付款完成再次查詢, 已付款之註記會改為是, 防止重複付款.
若使用一般傳票科目付款, 按工具列 :
按支出申請單鍵進入與面相同之畫面, 選擇項目之資料會轉到此畫面. 若申請單使用他種幣別, 這裡會換算為本國幣別. 欄位中灰掉部份不能更改, 其他可以更改. 再按確定, 資料轉入傳票第一個空格, 金額自動列在貸方. 假如你尚未輸入借方資料, 可在下一格做.
零用金現金簿可設十本, 可用不同幣別. 幣別存在系統編碼, 格式如下:
| 系統編碼 | 欄位 | 例值 | 說明 |
|---|---|---|---|
| CASHBOOK-0 | 2 | 01 | 現金簿 No. 1 的幣別記錄. 這個記錄自動產生, 不可更改. |
| CASHBOOK-1 | 2 | 02 | 現金簿 No. 1 的幣別記錄. 這個記錄自動產生, 不可更改. |
| ... |
輸入畫面上的傳票可以直接印出; 所以你可以輸入一張立刻印一張. 一般列印之前都要先行選擇印表機, 不過假如你使用固定的印表機, 可以用設定功能表中的列印傳票格式設好選項:
傳票有長式及短式. 長式高度為一頁 (11"); 短式高度為半頁 (5.5"). 如果你使用雷射或噴墨印表機, 選擇短式會傳票只佔半頁, 但印完一張紙便跳出. 如果你使用點矩陣印表機而且選擇短式傳票, 應新增一台傳票印表機 (開始 | 設定 | 印表機 | 新增印表機), 專用於列印傳票. 這台印表機的紙張高度為正常一半, 所以每次跳頁之長度亦為正常紙張一半. 設定時, 進入新設印表機的內容, 選擇紙張:
在紙張大小選擇自訂, 進入以下對話方塊:
單位使用 0.01 英吋. 寬度應和印表機機型相符, 通常為 1600 或 850. 長度應設為 550. 購買紙張時, 可以選擇中間有裁線者, 便於撕開.
假如這台印表機為傳票專用,
你可以將這台印表機設為預設印表機,
並在上圖功能表勾選使用預設印表機. 這樣你按
印傳票時, 就不必再回答使用什麼印表機了.
單張傳票格式雖已固定, 但欄位寬度可用系統編碼 LAYOUT-VOUCHER 調整.
| Ctrl + I | 新增 |
| Ctrl + Home | 跳到傳票號碼欄位. |
| Ctrl + 1 ... Ctrl + 9 |
跳到第一個傳票號碼欄位. ... 跳到第九個傳票號碼欄位. |
| Tab | 跳到下一個欄位. |
| Shift + Tab | 跳到上一個欄位. |
| Ctrl + X | 剪下 |
| Ctrl + C | 複製 |
| Ctrl + V | 貼上 |
| 日期 | 下載 | 行動 | 說明 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2012-8-31 | gl10czp.exe. | 設定: 系統編碼 GL10-CURR-SETTLEMENT 及 GL-GENRE 第 47 字. | 兩者皆為沖帳時使用. 前者設定常用幣別. 後者設定將所有沖銷項目彙成一筆分錄, 舊有借貨選單亦會出現. 唯即使有此設定, 沖銷中心仍可使用. | ||||
| 2012-2-7 | gl10czp.exe, glconvzp.exe. | 安裝 glconv.exe, 執行 32. Exptrans. | Exptrans (費用支出) 增加原始金額, 幣別及匯率. | ||||
| 2011-9-30 | 詳見簡介章升級說明. | ||||||
| 2008-10-20 | GL10czp.exe, cfo.exe, pfo.exe, voudocs.exe. | 增加代付款, 代收款兩個明細帳. 第二, 增加批次核准及核對功能. 第三, 增加傳票附件檔案, 可以隨時開啟查詢. 列印傳票時, 附件說明及檔案會隨附在所有分錄之後. | |||||
| 2008-9-17 | gl10czp.exe, glconvzp.exe, wreczip.exe, _voucher.exe, ae.exe, pe.exe. |
|
增加預付費用和應付費用二個明細帳. 存款明細帳增加傳票號碼欄位. |
最新定義以系統編碼網頁為準.
| 編碼 | 欄位 | 例值 | 說明 |
|---|---|---|---|
| DOCUMENT-PATH | 3 | q:\torus\gl41\doc\ | 傳票相關文件存放資料夾. |
| ET61-DATA | 8 | q:\torus\et61\data\ q:\torus\et61\data2\ |
ET6.1 資料夾, 用於匯入ET6.1 應收應付資料, 或由會計系統使用 ET6.1 資料. 有多套資料時, 將所有資料夾建立, 俾利於選用. |
| GL-ACCOUNTANT | 3 | 李大同 | 列印傳票上會計人員名稱. (傳票輸入無會計人員) |
| GL-ACCRUEDEXPENSE | 2 | 2040 | 設定應付費用明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-ACNO-ADDCR | 2 | 2040 | 收貨單 (R/D) additional charges 各科目對應貸方科目號碼. |
| GL-ACNO-AP | 2 | 2000 | 應付帳款科目號碼. |
| GL-ACNO-EXCHGAINLOSS | 2 | 滙兌損益科目號碼. | |
| GL-AMT | 3 5 |
##,###,###.## 2 |
原幣金額格式. 小數位數, 須和以上格式相符. |
| GL-AMT-L | 3 5 |
###,###,### 0 |
本幣金額格式. 小數位數, 須和以上格式相符. |
| GL-AP | 2 | 2010 | 設定應付帳款明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-AR | 2 | 1020 | 設定應收帳款明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-CASH | 2 | 1000 | 設定現金明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-COLLECTFOROTHERS | 2 | 2060 | 設定代收特別分錄之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-DEPOSIT | 2 | 1017 | 設定存款明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-DESC-AE | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合貸應付費用分錄摘要的格式 0. Document no. 1. Company no. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-CFO | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合貸代收款分錄摘要的格式 0. Document No. 1. Company No. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-COMMON | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合分錄摘要的格式,
包含應收帳款, 預付貨款, 預收貨款, 預付費用, 應付費用, 代付款, 代收款, 暫付款,
暫收款. 未個別指定時, 使用此處設定. 0. Document No. 1. Company No. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-PE | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合借預付費用分錄摘要的格式 0. Document no. 1. Company no. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-PFO | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合借代付款分錄摘要的格式: 0. Document No. 1. Company No. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-PP | 3 | 2: P/O #0 4 3 | Composition of voucher description for
prepayment to suppliers:: 0. P/O no. 1. Company no. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-PR | 3 | 3: S/C #0 4 3 | Composition of voucher description for
prepayment from customers:: 0. S/C no. 1. Company no. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-TC | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合貸暫收款分錄摘要的格式: 0. Document No. 1. Company No. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-TP | 3 | 2: doc #0 3 4 5 | 組合借暫付款分錄摘要的格式: 0. Document No. 1. Company No. 2. Company name 3. Original amount (including exchange rate for non-local currency) 4. Due date 5. Note 6. Alternative document no. |
| GL-DESC-SETTLE-AE | 3 | 4: Voucher #7, 0, 5, 8 | 應付費用沖銷時組合貸方摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-CFO | 3 | (0) 6 Voucher #8 | 代收款沖銷時組合貸方摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-CMMN | 3 | (0) 2 1 6 Voucher #8 | 六項科目沖銷時組合摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-PE | 3 | (0) 6 Voucher #8 | 預付費用沖銷時組合借方摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-PFO | 3 | (0) 6 Voucher #8 | 代付款沖銷時組合借方摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-PP | 3 | (0) 7 Voucher #9 | Composition of voucher
description when settling prepayments to suppliers (P/P): 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading supplier name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-PR | 3 | (0) 7 Voucher #9 | Composition of voucher
description when settling prepayments from customers (P/R): 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading customer name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-TC | 3 | (0) 7 Voucher #9 | Composition of voucher entry description when settling
temporary payments (T/C): 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLE-TC | 3 | (0) 7 Voucher #9 | Composition of voucher entry description when settling
temporary collections (T/P): 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading company name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLEAP | 3 | (0) R/D #2 1 7 Voucher #9 | 應付帳款沖銷時組合貸方摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading supplier name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-DESC-SETTLEAR | 3 | (0) 6 Voucher #8 | 應收帳款沖銷時組合借方摘要的格式: 0. Count 1. Original entry date 2. Document No. 3. Due date 4. Company No. 5. Company name 6. Settlement amount 7. Sequence No. 8. Voucher no. 9. Document No. 2 Leading customer name: assumed. The composition repeats for multiple settlements. |
| GL-FONT | 3 5 |
新細明體 136 |
列印時用的字體. |
| GL-GENRE | 3 | 字串, 100 字 |
34. 將原幣金額印在獨立欄位 (Y/N) 36. Use A/R (accounts receivable) in Settlement Central (Y/N) 37. Use P/R (prepayments from customers) in Settlement Central (Y/N) 38. Use P/P (prepayments to suppliers) in Settlement Central (Y/N) 39. Use A/P (accounts payable) in Settlement Central (Y/N) 40. Use P/E (prepaid expenses) in Settlement Central (Y/N) 41. Use A/E (accrued expenses) in Settlement Central (Y/N) 42. Use PFO (payments for others) in Settlement Central (Y/N) 43. Use CFO (collections for others) in Settlement Central (Y/N) 44. Use TP (temporary payments) in Settlement Central (Y/N) 45. Use TC (temporary collections) in Settlement Central (Y/N) 47. One-entry process for settlements (N/Y) |
| GL-IMPORT-AP | 3 | R/D #0 (1 2)... | 匯入應付帳款明細時產生之傳票摘要的格式. 0: R/D no. 1. Supplier no. 2. Supplier name 3. Invoice no. (only from import) 4. Invoice date (only from import) 5. Customer no. (only from import) 6. Customer name (only from import) 7. Customs closing date (only from import) 8. Amount in original currency, if any 9. Note or Nature for import (purchase or VAT) A. Entry date (for settlement description) B. Due date (for settlement description) |
| GL-IMPORT-AR | 3 | Inv #0 (1 2)... | 匯入應收帳款明細時產生之傳票摘要的格式. 0: invoice no. 1: customer no. 2. customer name 3. amount in original currency, if any 4. Note or Nature for import (sales or VAT) 5. Entry date (for settlement description) 6. Due date (for settlement description) |
| GL-IMPORT-DRCRNOTE | 3 | 0 1 2: 3#4... (客戶 0001 xxxx: Debit Note# yyyy.) |
匯入 debit note/credit note 產生之傳票摘要的格式. |
| GL-NP | 2 | 2010 | 設定應付票據特別分錄之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-NR | 2 | 1030 | 設定應收票據特別分錄之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-PAYMENTFOROTHERS | 2 | 1060 | 設定代付特別分錄之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-PERIOD | 3 | 20080101-20081231 | 目前會計年度日期範圍. |
| GL-PREPAID | 2 | 1050 | 設定預付貨款 (PR) 明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-PREPAIDEXPENSE | 2 | 1055 | 設定預付費用 (PE) 明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-PREPAY | 2 | 2040 | 設定預收貨款 (PP) 明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-PURCHASE | 2 | 5000 | 設定進貨明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-REPLICA | 8 | q:\torus\gl41\data2 f:\torus\gl41\data3 ... |
預存複製傳票對象之資料夾. |
| GL-SALES | 2 | 4000 | 設定銷貨明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-SEQNO-REMINDER | 2 | 00000000 | 待辦事項流水號碼. |
| GL-SEQNOAEDET | 2 | 00000000 | 應付費用流水號碼. |
| GL-SEQNOAETRANS | 2 | 00000000 | 應付費用異動流水號碼. |
| GL-SEQNOPEDET | 2 | 00000000 | 預付費用流水號碼. |
| GL-SEQNOPETRANS | 2 | 00000000 | 預付費用異動流水號碼. |
| GL-TEMPCOLLECTIONS | 2 | 2050 | 設定暫付款明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-TEMPPAYMENTS | 2 | 1081 | 設定暫收款明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. |
| GL-VAT-CR | 2 | 設定營業加值稅貸方明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. | |
| GL-VAT-DR | 2 | 設定營業加值稅借方明細帳之會計科目, 以自動產生輸入對話方塊. | |
| GL10-CURR-SETTLEMENT | 2 | 01 | |
| GL10-DRCRNOTE-ACNOS | 3 8 |
xxxxxxxx,yyyyyyyy xxxxxxxx,yyyyyyyy |
設定匯入 debit note
時使用的通用借方 (前) 及貸方 (後) 科目號碼. 設定匯入 credit note 時使用的通用借方及貸方科目號碼. 未設時, 使用上面設定. |
| GL10-LABELS-0 | 8 | 0=continued 1=End 2=Date 3=Page 4=Page: %d 5=No. 6=Note 7= (a space) 8=Total 9=Subtotal 10=%m/%d/%y 11=Accountant 12=Approved 13=Checked 14=Prepared 15=Voucher No. 16=Voucher 17=Account 18=Account Name 19=Description 20=Code 21=Debit 22=Credit 23=Attachment 24=Original Amount |
Customizes voucher labels. English. |
| GL10-LABELS-1 | 8 | 0=接次頁 1=結束 2=日期 3=頁數 4=頁數: %d 5=號碼 6=附註 7= (空白) 8=合計 9=小計 10=%y-%m-%d 11=會計 12=核准 13=檢對 14=製單 15=傳票號碼 16=轉帳傳票 17=科目 18=科目名稱 19=摘要 20=編碼 21=借方 22=貸方 23=附件 24=原幣金額 |
設定中文傳票標籤文字. |
| GL10-OFFSETX | 3 | ||
| GL10-OFFSETY | 3 | ||
| LAYOUT-VOUCHER | 3 | 0.0,2.0,4.6,... | 列印傳票欄位位置. 標準值: 0.0,2.0,4.6,5.3,6.4,7.5,9.0 |
| PREFIX-CUST | 2 | C | Prefix ET6.1 customer no. with 1 letter, to avoid duplicated customer and supplier nos. |
| PREFIX-SUP | 2 | S | Prefix ET6.1 supplier no. with 1 letter, to avoid duplicated customer and supplier nos. |
| SYSTEM-GENRE | 3 | A string | 10. A/R import source: 0=Invoice 1=A/R in
ET6.1 11. A/P import source: 0=Receipt of Delivery 1=A/P in ET6.1 |
| VOUCHER-SECURITY | 3 5 |
Accounting 0 |
標準傳票權限使用群組或使用人. 標準權限等級. |
| VOUCHER-SIGNATURES | 8 | 0.0,董事長,0 1.0,執行長,0 2.0,會計,1 ... |
傳票列印時底下簽字列自訂. 每一行代表一個職稱及簽字. 最左邊數字為英吋位置; 中間文字為職稱; 右邊數字為相對之姓名, 0 表示空白, 1 為會計姓名, 2 為核准者姓名, 3 為核對者姓名, 4 為製單者姓名. 位置不應超過傳票寬度 (約 6-7 吋). 注意不要重疊. |
Last modified: September 2012